Материал помещен в архив

ТЕРМИНОЛОГИЯ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА: ПОНЯТИЯ «РЕКВИЗИТ», «МЕТАДАННЫЕ»

Одним из ключевых терминов, определение которого закреплено в новом государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 29.03.2013 № 18 (далее - СТБ 2059-2013), является термин «документ». При этом СТБ 2059-2013 содержит определения ряда терминов, раскрывающих содержание понятия «документ», среди которых одним из важнейших является термин «реквизит».

Реквизит

Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы - реквизиты и показатели. Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Так, показатели содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

В управленческой деятельности и его документационном обеспечении в основном используются официальные документы. Поэтому СТБ 2059-2013 дает определение реквизиту именно официального документа.

Справочно Реквизит официального документа - это элемент оформления официального документа (СТБ 2059-2013).

Реквизиты характеризуют управленческий документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Регистрационный индекс» - дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевом назначении, юридическом значении и характере изложения информации.

Справочно Вид документа - это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия (СТБ 2059-2013).

Например, протоколы - это один вид, приказы - другой вид, акты - третий. Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Положение документа во времени определяется его датой.

Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Формуляр

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляют формуляр документа.

Справочно Формуляр официального документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности (СТБ 2059-2013).

Фактически формуляр документа представляет собой схему его построения. Формуляры различных документов неодинаковы. На состав, содержание, оформление реквизитов влияет принадлежность конкретного документа к той или иной исторической эпохе, системе документации, способ документирования, форма представления документа, а также сфера его использования.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр.

Типовой формуляр - это формуляр, характерный для документов конкретного вида. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности и применяемых при оформлении неопределенного множества документов данного вида. Например, в формуляр заявления входят такие реквизиты, как адресат, автор, название вида документа, текст, подпись, дата. Схема построения (формуляр) документов одного вида имеет определенную устойчивость, конкретность.

Индивидуальный формуляр - это формуляр конкретного, отдельно взятого документа. Индивидуальный формуляр может соответствовать типовому формуляру документов данного вида по составу и расположению реквизитов, однако может иметь и отличия. Содержание реквизитов в формуляре каждого конкретного документа будет индивидуальным (в нем будут указаны конкретный автор документа, дата создания документа и т.п.).

В настоящее время состав реквизитов большинства официальных документов и последовательность их расположения закрепляются в нормативных правовых актах, устанавливающих типовые формы документов.

С понятием типового формуляра тесно связано понятие унифицированной формы документа.

Справочно Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки РБ от 16.03.1995 № 2 (далее - СТБ 6.10.1-95); СТБ 2059-2013).

Унифицированные формы документов разрабатываются в процессе унификации документов. Под унификацией обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. При унификации документов целенаправленно отбираются только те информационные элементы, которые соответствуют назначению документа и методам его обработки. Каждому отобранному в процессе унификации реквизиту отводится на документе свое место, которое, как правило, закрепляется в формуляре-образце.

Формуляр-образец

Справочно Формуляр-образец документа - это модель построения формы документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (СТБ 6.10.1-95; СТБ 2059-2013).

Формуляр-образец представляет собой своеобразную единую матрицу, включающую концентрацию свойств и качеств определенного множества документов.

Формуляр-образец строится для одного или нескольких документов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр-образец должен устанавливать формат бумаги. Для создания управленческих документов используются листы бумаги в соответствии с государственным стандартом СССР ГОСТ 9327-60* «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Этот стандарт разработан на основании международного стандарта ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Система форматов бумаги построена таким образом, что каждый последующий формат получается делением предыдущего на две равные части (параллельно меньшей стороне листа).

Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на 4 части. Основным является ряд форматов А, вспомогательным (промежуточным) - ряд В.

При создании управленческой документации используется бумага форматов А3, А4, А5 и А6. Основным форматом официальных документов является А4. Для небольших по объему документов используется формат А5, для больших таблиц, карт или диаграмм - А3, для почтовых открыток и почтовых карточек - А6.

Формуляр-образец должен устанавливать размеры служебных полей. Для документов, относящихся к различным системам документации, размеры служебных полей могут быть различны.

Формуляр-образец должен устанавливать требования к построению конструкционной сетки. Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств. Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера.

Конструкционными элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной сетки, разделенных точкой.

Формуляр-образец должен устанавливать основные реквизиты документа. Для документов, относящихся к различным системам документации, состав реквизитов может быть различен. Отличаться могут также требования, предъявляемые к оформлению реквизитов документов, относящихся к различным системам документации.

Общее представление о формуляре-образце дает приложение А к государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание! Приложение А к СТБ 6.38-2004 не является формуляром-образцом.

В приложении А к СТБ 6.38-2004 закреплен основной формат бумаги, используемой при создании ОРД (А4 - 210х297, хотя стандарт допускает и использование бумаги формата А5), установлены размеры полей (левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм) (примечание), определен состав реквизитов (всего 32 реквизита) и место их расположения на документе. В то же время в отличие от первых государственных стандартов по оформлению документов системы ОРД приложение А к СТБ 6.38-2004 не содержит требований к построению конструкционной сетки.

Реквизиты формуляра-образца

Для некоторых реквизитов формуляром-образцом (в отношении ОРД - схемой и размерами реквизитов) может быть предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном и том же документе. Например, из каждой пары реквизитов - «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» - при оформлении конкретных документов следует использовать только один. Так, в письмах всегда указывается реквизит «Адресат» и никогда «Гриф утверждения»; в должностной инструкции, наоборот, - обязательно наличие реквизита «Гриф утверждения» при отсутствии реквизита «Адресат».

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Постоянный реквизит - это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП», «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Обратите внимание! Устанавливается перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» - только частично (На № _____ от _________).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа.

Справочно Перечень обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, установлен п.18 Инструкции по делопроизводству.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 26.07.2018 № 154.

К группе реквизитов, придающих документам юридическую силу, относятся:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации;

• регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер;

• дата документа;

• подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц).

Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии».

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное количество необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целью его создания (назначением), требованием к его содержанию и форме, способом документирования.

Например, согласно Закону РБ от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах указывается реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», а на других он отсутствует. Практически во всех письмах используется такой реквизит, как «Заголовок к тексту документа», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает пять-семь строк, его наличие необязательно.

Информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах, в т.ч. автоматизированных.

Так, Инструкцией по делопроизводству установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе (п.220). В то же время Инструкция по делопроизводству определяет, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы (п.229).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.229 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

Метаданные

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется относительно новый термин - «метаданные».

Справочно Метаданные - это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени (СТБ 2059-2013).

В качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе. Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования.

Очевидно, что формуляр документа в электронном виде, в т.ч. электронного документа, имеет специфические особенности по сравнению с формуляром традиционного управленческого документа на бумажном носителе. Свои особенности имеют также формуляры документов, относящихся к системам специальной документации (кино-, фото-, фонодокументы, технические документы и др.).

Примечание. Аналогичные размеры полей для документов, относящихся к системе ОРД, закреплены в п.20 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

13.02.2014

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела