Материал помещен в архив

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

Общие сведения

Декабрь - это месяц, в котором организации строят планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который, как правило, они принимают в этот период, является график отпусков (далее - график). Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления продолжает вызывать множество вопросов.

График является локальным нормативным правовым актом (п.5 части первой ст.194 Трудового кодекса РБ, далее - ТК), которым устанавливается очередность предоставляемых работникам трудовых отпусков (ст.168 ТК, п.28 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46), и выполняет 3 функции: планирует трудовые отпуска, организует порядок их предоставления и отражает ситуацию задолженности по отпускам.

Ошибки, допускаемые при составлении графика

Ошибка 1. График не составляется (отсутствует у нанимателя).

Возможное ошибочное объяснение этого: штат организации очень маленький (например, менее 10 человек), специфика деятельности организации позволяет работникам уходить в отпуск одновременно и т.п.

Составлять график необходимо в любом случае, так как никаких исключений ТК не предусматривает.

Риски для нанимателя при несоставлении (отсутствии) графика:

• лишается возможности заблаговременно оформить необходимые документы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно ст.176 ТК отпускные должны быть выплачены не менее чем за 2 дня до начала отпуска.

От редакции «Бизнес-Инфо» В соответствии с частью четвертой п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» средний заработок за все время отпуска работающим на условиях заключенного контракта следует выплачивать не позднее чем за 1 день до начала отпуска;

• лишается возможности найти замену уходящему в отпуск сотруднику (если это необходимо);

• лишается возможности регулировать последовательность и равномерность отдыха работников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать неиспользованные отпуска;

• может быть оштрафован трудовой инспекцией.

Ошибка 2. График не утверждается в срок.

Здесь речь идет именно об утверждении уже готового графика, а не о его разработке, которая должна быть начата раньше.

Правильно составлять график отпусков - не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

Риск в данном случае состоит в том, что работники могут предъявить претензию как самому нанимателю, так и обратиться в Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты РБ.

Ошибка 3. В график включены не все работники (например, не включены совместители).

В график отпусков включаются все работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту), в т.ч. сотрудники, занятые на условиях совместительства.

Ошибка 4. В график включены лица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.

Данные лица не включаются в график, так как они не являются работниками, и соответственно на них не распространяется трудовое законодательство (ст.6 ТК).

Ошибка 5. При составлении графика не соблюдено общее правило предоставления отпусков за 1-й рабочий год - не ранее 6 месяцев.

Нарушается требование части первой ст.166 ТК. Также может иметь место обратная ситуация, когда отпуск не предоставляется ранее указанного срока лицам, в отношении которых законодательством установлены исключения (части вторая и третья ст.166 ТК).

Ошибка 6. При составлении графика не учитывается порядок исчисления рабочего года.

Работнику предоставляется отпуск за рабочий год, исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК). При этом рабочий год может в случаях, предусмотренных законодательством, сдвигаться (ст.165 ТК), например, на срок, превышающий 14 календарных дней в течение рабочего года, на который приходятся отпуска без сохранения заработной платы (п.2 части второй ст.164 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. ст.164 ТК изложена в новой редакции Законом РБ от 08.01.2014 № 131-З.

Самой распространенной ошибкой является предоставление отпуска ранее, чем начало рабочего года, за который он предоставляется (из-за неверного исчисления рабочего года). Как правило, это имеет место при предоставлении трудового отпуска женщинам после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Справочно Для того чтобы не допустить подобной ошибки, воспользуйтесь Калькулятором рабочего года, который предназначен для автоматического расчета продолжительности рабочего года с учетом требований ст.163-165 ТК. С помощью данного калькулятора (на основании соответствующего шаблона) возможно рассчитать рабочий год для любого количества работников организации. Алгоритм, примененный в калькуляторе, позволяет учесть (исключить) при расчете рабочего года: • отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет; • предусмотренные законодательством или коллективным договором отпуска без сохранения заработной платы, если они превышают 14 календарных дней в течение рабочего года; • прогулы (невынужденные).

Ошибка 7. При составлении графика учитывается стаж работы не у данного нанимателя.

Как правило, данная ошибка имеет место при приеме на работу работника в порядке перевода от другого нанимателя (в порядке, установленном п.4 ст.35 ТК).

Ошибка 8. График не согласован.

График согласуется с профсоюзом, а при его отсутствии - с работником (часть первая ст.168 ТК). Многие на практике путают понятие «согласование» (которое имеет место до утверждения документа согласно части первой ст.168 ТК) с понятием «ознакомление» (которое происходит уже после утверждения согласно части второй ст.168 ТК).

Ошибка 9. График ненадлежащим образом оформлен.

Несмотря на то что нет законодательно утвержденной формы, при оформлении графика, необходимо придерживаться следующих требований:

1) в нем должны быть реквизиты, придающие документу юридическую силу (п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4);

2) проставлены грифы согласования и утверждения (часть первая ст.168 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 вышеназванной Инструкции на основании постановления Минюста РБ от 26.07.2018 № 154.

Ошибка 10. График не соблюдается.

График одинаково значим как для нанимателей, так и для работников.

Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той, и другой стороне трудового договора.

Работник не вправе уйти в отпуск не по графику без согласия нанимателя.

Трудовой кодекс не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика.

Для нанимателя, не предоставившего отпуск по графику, предусмотрена административная ответственность (ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях). В то же время наниматель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (часть вторая ст.170 ТК). Но если работник возражает против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

В отдельных случаях, предусмотренных ТК, отпуск должен быть перенесен на другое время (ст.171 ТК). Это происходит, в частности, когда непосредственно перед отпуском работник заболел.

Ошибка 11. В графике не отражаются переносы отпусков.

График может и корректируется, как правило, в течение года. Все переносы обязательно необходимо отражать в графике.

Ошибка 12. Наниматель отказывается переносить отпуск в случаях, когда он обязан это сделать.

Некоторые работники имеют право на предоставление трудового отпуска в удобное для них время (часть четвертая ст.168 ТК). Отказать в переносе отпуска такому работнику наниматель не вправе, даже если пожелание работника пойти в отпуск в определенный период было учтено при подготовке графика.

Ошибка 13. Работнику не предоставляется отпуск, так как он не был включен в график (например, принят на работу после утверждения графика).

Если работник по каким-то причинам не был включен в график, лишить его права на заслуженный отдых нельзя. Отпуск в таком случае предоставляется по соглашению между работником и нанимателем в течение рабочего года на основании личного заявления сотрудника.

03.01.2013

Владимир Самосейко, юрист