Материал помещен в архив

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Предъявляемые к форме и содержанию документов требования, как правило, распространяются и на электронные документы.

Справочно Электронный документ представляет собой документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 ст.1 Закона в редакции Закона Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З (далее - Закон № 143-З)).

Структура электронного документа, электронная цифровая подпись

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки ЭЦП (п.9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Справочно Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности (ст.1 Закона).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных настоящим Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь (абзац 15 ст.1 Закона в редакции Закона № 143-З).

Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи и может применяться как аналог оттиска печати или штампа. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дату, регистрационный индекс, резолюцию, отметку о поступлении и др. Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП. Указанная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Для электронных документов функцию оттиска печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.

Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе.

Требования к оформлению бланков

Бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции по делопроизводству.

Такие документы должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов.

При выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения, а также на бумажный носитель должны отображаться поля со следующими характеристиками: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм (п.20 Инструкции по делопроизводству).

Оформление реквизитов

При оформлении реквизитов документов введена необходимость указывать официальный адрес электронной почты (наряду с другими коммуникационными данными: телеграфным адресом, номерами телефона, телефакса, кодом автоматической междугородней (международной) телефонной связи), который ранее указывался по усмотрению организации.

При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

При оформлении электронного документа в особенную часть вносятся ЭЦП лица, утвердившего документ, дата его утверждения; значения реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» вносятся после подписания документа ЭЦП; значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в РКК.

В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

Оформление резолюций

Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.

Резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. Вместе с тем при оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он должен сканироваться и помещаться в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ. Текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть (части девятая-одиннадцатая п.53 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о контроле

Отметка о контроле осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и, при необходимости, помещается в особенную часть (часть третья п.55 Инструкции по делопроизводству).

Подписание и согласование документа

Значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

Электронная цифровая подпись лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.

В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части (часть четырнадцатая п.60 Инструкции по делопроизводству).

Значения ЭЦП лиц, визирующих документ, даты визирования помещаются в особенную часть.

Данные об исполнителе

В настоящее время отметка об исполнителе может быть дополнена лишь индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, а при необходимости - датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации (п.63 Инструкции по делопроизводству).

Заверение документов

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, подлежат заверению (часть четырнадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

Следует иметь в виду, что оригинал электронного документа и его копия, заверенная в соответствии с требованиями Закона, имеют одинаковую юридическую силу.

Копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе в порядке, установленном Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

• нотариусом посредством совершения нотариальных действий (часть вторая п.1 ст.18 Закона Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»);

• организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими специальное разрешение (лицензию) на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (подп.13.8 п.13 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется: • организацией или индивидуальным предпринимателем, создавшими такой электронный документ; • организацией, получившей электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем; • нотариусом; • регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним; • организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании; • другими организациями или физическими лицами в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь (часть третья ст.20 Закона в редакции Закона № 143-З). С 1 октября 2019 г. следует руководствоваться подп.13.8 п.13 приложения 1 к Положению № 450 в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 02.09.2019 № 326. С 3 января 2021 г. оформление документов в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронной форме (часть вторая п.1 ст.18 Закона № 305-З в редакции Закона Республики Беларусь от 29.06.2020 № 33-З).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в дело осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным (часть седьмая п.65 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа проставляется в особенной части и осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.

09.03.2017

Николай Лимож, юрист