Материал помещен в архив

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы оформления организационно-распорядительных документов и организации работы с ними

В работе с организационно-распорядительной документацией (далее - ОРД) следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь:

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004);

Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД);

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Белкомархива от 24.07.2003 № 27;

Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38;

перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.

Требования к оформлению реквизитов, применяемых в документах Унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Согласно п.35 Инструкции по делопроизводству при оформлении ОРД используется комплекс реквизитов, состав и порядок расположения которых установлены СТБ 6.38-2004.

Как правило, ОРД оформляется на бланках. Из документов по личному составу, включенных в УСОРД, на бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления.

Заявления, докладные и объяснительные записки, представления оформляются на чистых листах бумаги стандартного формата А4 или А5. При этом документы должны воспроизводить все необходимые реквизиты бланков с соблюдением установленного места их расположения (например, реквизиты «Наименование структурного подразделения», «Название вида документа», «Дата», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания»).

Такие виды документов, как график, отпусков и акт могут оформляться как с использованием бланка, так и чистых листов бумаги установленного стандартного формата.

В соответствии с п.19 Инструкции по делопроизводству при оформлении справочно-информационных документов (писем, уведомлений и др.) допускается использовать угловой штамп организации.

Наименование вышестоящей организации

Этот реквизит обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа.

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

Оформляется в приказах, распоряжениях, уведомлениях, письмах и др. Не оформляется во внутренних документах (заявлениях, докладных и объяснительных записках, представлениях), подаваемых работниками на имя руководителя организации.

Наименование организации

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации - автора документа записывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Оформляется в приказах, распоряжениях, уведомлениях, письмах и др. В заявлениях, докладных и объяснительных записках, представлениях включается в состав реквизита «Адресат».

Наименование структурного подразделения

Наименование структурного подразделения указывается в документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Оформляется в заявлениях, докладных и объяснительных записках, представлениях, подаваемых работниками на имя руководителя организации. В приказах, распоряжениях, уведомлениях, письмах указывается в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписания соответствующих документов.

Название вида документа

Реквизит «Название вида документа» должен содержать каждый документ, кроме письма.

Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» и пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

При использовании бланка на 2 языках название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - РАСПАРАДЖЭННЕ.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, уведомление, письмо, заявление и др.). Дату в документе проставляет лицо, его подписавшее.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год - 4 арабскими цифрами. Например: 08.07.2011.

Регистрационный индекс

Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.

Например, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, как правило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают): № 1, № 2 и т.д.

Регистрационный индекс приказа о приеме на работу, кроме регистрационного номера, содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: № 1-к, № 2-к и т.д.

Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ после исполнения: № 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.

Заголовок

Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4 (210х297). Без заголовка допускается составлять заявления, текст которых не превышает 5-7 строк.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. В документах по личному составу, включенных в УСОРД, заголовок формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О приеме на работу», «О продлении трудового договора», «О согласии на увольнение работника» и т.д. Исключение составляет график трудовых отпусков, в заголовке которого указывается год, на который он составлен.

Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Адресат

Адресат - это получатель документа.

Адресат оформляется в заявлениях, уведомлениях, письмах, докладных и объяснительных записках, представлениях. Располагается адресат в правом верхнем углу документа.

В состав реквизита «Адресат» могут включаться: наименование учреждения; наименование структурного подразделения; должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ (в адресате фамилия всегда предшествует инициалам); почтовый адрес.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат будет оформлен по-разному.

Если документ адресуется организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу, сектору и т.п.). В этом случае в адресате в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения.

Документ может адресоваться конкретному должностному лицу. Наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия получателя пишутся в дательном падеже, а перед ними в именительном - наименование организации.

Если должностное лицо, которому адресуется документ, - руководитель организации, то наименование организации в этом случае включается в наименование должности, которая пишется в дательном падеже.

Таким же образом оформляется адресование документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.).

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения его работниками, наименование организации не указывается. При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Резолюция

Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей); задание (содержание действий); срок исполнения задания; подпись руководителя; дата резолюции.

В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей 2 и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции (рефератку).

Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана. На листе резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. Например, если лист резолюции прикрепляется ко входящему документу, на нем может быть оформлена запись следующего содержания: «К вх. № 234 от 12.11.2008».

На самом документе оформляется отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается», подпись лица, сделавшего запись, и дату.

Визы

Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза включает в себя следующие элементы: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату визирования. Слова «согласовано», «визы» при этом не указываются.

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), представителем юридической службы (юрисконсультом) организации. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например, главным бухгалтером, начальником отдела организации труда и заработной платы.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагают одну под другой в порядке визирования. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, его подписывающее (утверждающее).

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов (например, уведомлений) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации («отпуски»).

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, об этом делается отметка.

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.

Гриф согласования

Реквизит «Гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа (профессиональными комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.).

Гриф согласования состоит из следующих элементов: слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек); наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения); личной подписи должностного лица и ее расшифровки; даты согласования.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи указывается название согласовывающего документа, его дата и регистрационный индекс. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии 2 грифов согласования их располагают на одном уровне. Более 2 грифов согласования размещают на документе 2 вертикальными рядами. Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе отсутствует достаточно места, грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования

Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят следующие элементы: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи лица, подписавшего документ (инициалы и фамилия, пробел между инициалами и фамилией не ставится).

Наименование должности в реквизите «Подпись» пишется строчными буквами. Заглавные буквы используются только в случаях, предусмотренных правилами грамматики.

Если наименование должности в реквизите «Подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки. При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ. В документе, составленном комиссией (акте), в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.

Гриф утверждения

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.), а также график трудовых отпусков.

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия.

Утверждение документа может осуществляться 2 способами:

- посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица;

- путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу и находят отражение в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе. Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т.п.).

При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.

При утверждении документа, который составлен не на бланке, наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полностью указывается наименование организации и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже (с указанием должности лица, его издавшего), даты и индекса документа.

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения указывается название вида документа, которым утвержден документ (постановление, решение, протокол), и наименование коллегиального органа, принявшего решение об утверждении.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа перед текстом на уровне реквизита «Адресат».

Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения помещается под текстом основного документа или сопроводительного письма перед реквизитом «Подпись» и включает в себя слово «Приложение» (пишется в единственном числе независимо от количества приложений) и сведения о прилагаемом документе или документах, в т.ч. количестве листов и экземпляров.

Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно («л.» и «экз.»). В том случае, если прилагается лишь 1 экземпляр, количество экземпляров допускается не указывать. Слово «Приложение» остается открытым, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров. Если название приложения упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Если приложений несколько и они не упоминаются в тексте, то их нумеруют арабскими цифрами с точкой, затем приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Отметка о наличии приложения проставляется по описанной форме в письмах, уведомлениях, докладных и объяснительных записках, актах, представлениях и других справочно-информационных документах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) и протоколах оформление отметки о наличии приложения имеет свои особенности. Отдельным реквизитом после текста она не выделяется, а указание на наличие приложений дается в тексте с помощью слов и выражений: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и т.п.

Отметка об ознакомлении с документом

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления - это отметка, проставляемая работником на документе и свидетельствующая о том, что работник ознакомлен с его содержанием. Ее отличие от реквизита «Визы» состоит в том, что она оформляется не на проекте, а на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Поэтому при разработке локальных правовых актов организации (инструкции по делопроизводству, регламента и др.) этот элемент документа следует называть «отметка об ознакомлении с документом».

Оформление визы ознакомления в приказах и иных распорядительных документах по личному составу имеет свои особенности.

С приказами по личному составу после подписания и регистрации необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются. Виза ознакомления состоит из: слов «С приказом ознакомлен(а, ы)» (если с приказом знакомится 2 и более работника, то после этих слов ставится двоеточие); личной подписи работника (в одну строку); даты ознакомления (ниже).

При подготовке приказов рекомендуется печатать составляющие этой визы в проекте документа, а работник после ознакомления с документом лишь расписывается в приказе и проставляет дату.

Особенностью оформления визы ознакомления в приказах по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности работника, так как оно указывается в тексте приказа. Виза ознакомления в приказе по личному составу помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

15.08.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 21 февраля 2012 г. постановление Белкомархива от 24.07.2003 № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 27.01.2012 № 18 утратило силу.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.