Материал помещен в архив

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫДАЧА КОПИИ (ДУБЛИКАТА)

Нормативные документы

При подготовке и оформлении копии трудовой книжки необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере кадрового делопроизводства. В частности, это:

• постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее - постановление № 1256);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18;

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания по применению СТБ 6.38-2004), и др.

Оформление и заверение копии документов

Организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением № 1256 (часть десятая п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. действует часть двенадцатая  п.64 Инструкции по делопроизводству в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Постановлением № 1256, принятым в целях совершенствования порядка выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, в части первой подп.1.3 п.1 определено, что юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.

При этом в части второй подп.1.3 п.1 постановления № 1256 закреплено, что в запросе юридического лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося к нему лица.

В этой связи нужно знать, что в некоторых случаях представление копии трудовой книжки определено в законодательстве: в случаях подозрения на хроническое профессиональное заболевание при направлении на амбулаторное или стационарное обследование в соответствующую организацию здравоохранения (подп.60.4 п.60 Правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 апреля 2018 г. следует руководствоваться п.60 Правил № 30 в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 13.04.2018 № 286.

Пример Областной эндокринологический диспансер обратился в открытое акционерное общество «Химзавод» с просьбой о представлении копии трудовой книжки работника данного общества в связи с тем, что работника необходимо направить на стационарное обследование в соответствующую организацию здравоохранения в связи с подозрением на хроническое профессиональное заболевание.

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Уточним, что примерный перечень таких лиц установлен в абзаце 7 части первой ст.1 Трудового кодекса Республики Беларусь. Например, это может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право оформлять и заверять копии документов.

Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись» от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (часть четвертая п.64, абзац 8 части первой п.83 Инструкции по делопроизводству).

Методические указания по применению СТБ 6.38-2004 в п.53 содержат аналогичные нормы: заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов 24.10.2014

Обратите внимание! При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации (часть шестая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Свидетельствовать верность копии трудовой книжки необходимо также с соблюдением правовых предписаний части пятой п.53 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004, которая содержит аналогичную норму. При этом уточняется, что заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).

Обратите внимание! Выдача выписки (копии) из трудовой книжки является административной процедурой, которая осуществляется организацией по месту работы, службы бесплатно не позднее чем в пятидневный срок со дня обращения (п.2.3 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2016 г. п.2.3 перечня № 200 на основании Указа Президента Республики Беларусь от 27.04.2016 № 157 изложен в новой редакции.

Следовательно, если работнику понадобится копия трудовой книжки для решения вопросов, касающихся его прав и (или) законных интересов, то наниматель, соблюдая установленные правила, обязан ее заверить (часть вторая п.76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

27.10.2014

Анна Чичина, юрист, главный специалист экспертно-правового управления Конституционного Суда Республики Беларусь (в отставке)