УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В представленном материале рассмотрены вопросы учета документов библиотечного фонда работниками библиотек, а также порядок отражения операций с ними в бухгалтерском учете бюджетных организаций.

Определения терминов «библиотечный фонд», «библиотека», «документ» содержит Закон Республики Беларусь от 22.03.1995 № 3680-XII «О библиотечном деле в Республике Беларусь» (абзацы 3-5 ст.1):

• библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, предназначенных для сохранности и общественного использования;

• библиотека - юридическое лицо в организационно-правовой форме учреждения или подразделение юридического лица, в том числе обособленное, которые осуществляют сбор и обеспечивают сохранность документов в целях удовлетворения информационных потребностей пользователей библиотеки;

• документ - носитель информации, в том числе электронный, на котором информация размещается в виде текста, звукозаписи или изображения и который предназначен для передачи во времени и пространстве в целях сохранности и общественного использования.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 февраля 2017 г. Закон № 3680-XII на основании Кодекса Республики Беларусь о культуре от 20.07.2016 № 413-З утратил силу. Следует руководствоваться главой 18 данного Кодекса.

Как видим, на основании норм законодательства объектами учета библиотечного фонда являются документы.

Общие положения

Министерство культуры Республики Беларусь утверждает в установленном порядке:

• типовые правила пользования библиотеками;

• порядок учета и обеспечения сохранности библиотечных фондов;

• порядок организации и функционирования национальной системы межбиблиотечного абонемента (абзацы 8-10 подп.5.8¹ п.5 Положения о Министерстве культуры Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.10.2001 № 1558).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 февраля 2017 г. вступило в силу новое постановление Совета Министров Республики Беларусь от 17.01.2017 № 40 «Вопросы Министерства культуры».

Типовые правила пользования библиотеками в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Министерства культуры Республики Беларусь от 05.08.2008 № 28 (далее - Правила), устанавливают общие для всех юридических и физических лиц, которые обращаются за услугами библиотеки (далее - пользователи), правила пользования библиотеками.

В случае утери, повреждения документов из библиотечных фондов пользователи заменяют их идентичными, равноценными документами, в том числе в виде копий. В случае отсутствия возможности замены документов пользователи компенсируют их стоимость в соответствии с законодательством. Пользователям, нарушившим сроки возврата документов из библиотечных фондов, последующая выдача документов прекращается до полного взаиморасчета по задолженности (пп.9-10 Правил).

Убытки, подлежащие возмещению, определены п.2 ст.14 Гражданского кодекса Республики Беларусь.

Библиотечные фонды (независимо от стоимости отдельных их экземпляров) учитываются в бюджетных организациях на субсчете 018 «Библиотечный фонд» счета 01 «Основные средства» (часть десятая п.11 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 № 60 (далее - Инструкция № 60)).

При принятии к бухгалтерскому учету библиотечных фондов им не присваивается инвентарный номер основного средства. Для библиотечных фондов в бухгалтерии бюджетной организации открывается одна инвентарная карточка, аналитический учет в которой ведется только в стоимостном выражении общей суммой (части вторая и седьмая п.7 Инструкции № 60).

Порядок учета библиотечных фондов установлен Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Министерства культуры Республики Беларусь от 28.08.1998 № 300 (далее - Инструкция № 300) (часть одиннадцатая п.11 Инструкции № 60).

Инструкция № 300 обязательна для применения в библиотеках Республики Беларусь. Она устанавливает единые правила учета и сохранности документов, которые формируют библиотечный фонд независимо от статуса библиотеки, ее ведомственной принадлежности, структуры фонда, организационно-технологических особенностей.

Библиотечным фондам шифр классификации основных средств не присваивается, и они не являются объектами начисления амортизации (абзац 2 части первой п.13 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6).

Переоценка библиотечных фондов не производится (абзац 3 подп.1.5 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 20.10.2006 № 622 «О вопросах переоценки основных средств, доходных вложений в материальные активы, объектов незавершенного строительства и оборудования к установке»).

Пополнение библиотечного фонда

Пополнение библиотечного фонда (поступление в фонд определенного количества документов за отчетный период) осуществляется путем получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любым другим способом (подп.1.12 п.1 Инструкции № 300).

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1284 утверждено Положение об обязательном бесплатном экземпляре документов. Перечень государственных организаций и органов, которым рассылаются обязательные экземпляры, определен в приложении 1 к названному Положению (с указанием наименования государственных органов, организаций, вида документов, количества экземпляров).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2021 г. вышеназванное приложение 1 изложено в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2020 № 790.

Справочно Нарушение установленного порядка рассылки обязательных бесплатных экземпляров документов, не относящихся к периодическим печатным изданиям, влечет наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин (ст.22.14 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

На баланс библиотек, входящих в систему Министерства культуры Республики Беларусь, не берутся:

• документы, приобретенные для целей международного и внутриреспубликанского обмена;

• программы для изучения различных дисциплин, методические материалы, которые разработаны кафедрами учебных заведений;

• плакаты, буклеты;

• детские альбомы для раскрашивания и вырезания;

• календари на текущий год.

Другие министерства могут самостоятельно устанавливать для своих библиотек перечень документов, которые не подлежат бухгалтерскому учету (п.7 Инструкции № 300).

Документы, поступающие в библиотеку, принимаются по сопроводительному документу поставщика, за исключением документов, получаемых по подписке, а также в дар. Записи в сопроводительном документе (счет, накладная, акт и т. д.) сверяются с фамилиями авторов и заголовками, ценой и количеством экземпляров полученных библиотечных документов. На основании сопроводительных документов на всех экземплярах библиотечных документов должна быть проставлена цена.

Если при приемке библиотечных документов выявлены расхождения с данными сопроводительных документов, а также выявлены присланные без заказа ненужные библиотеке документы или дефектные экземпляры, в трехдневный срок составляется акт по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 300, который подписывается лицом, ответственным за приемку, и представителем фондовой комиссии.

На библиотечные документы, которые поступили без сопроводительного документа (обязательный бесплатный экземпляр, документы, полученные в дар и др.), после проверки их годности для использования составляется акт по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 300, а стоимость принятых документов на момент их получения определяется фондовой комиссией.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются с использованием штампов, книжных знаков, машиночитаемых штриховых кодов и т. д. (пп.26-29 Инструкции № 300).

После приемки полученной партии документов и их маркировки осуществляется индивидуальный и суммарный учет и оформляется расчетный документ для представления в бухгалтерию. При работе в автоматизированном режиме используется примерная форма расчетного документа согласно приложению 6 к Инструкции № 300. При ручной обработке информации расчетным может быть сопроводительный документ поставщика, на обороте которого делается следующая запись:

«Получено ____ экземпляров на сумму _____ рублей. Из них ____ экземпляров на сумму ____ рублей балансовому учету не подлежат. Запись в книге суммарного учета № ___ от ______ ».

Расчетный документ любой формы подписывается руководителем отдела комплектации (при отсутствии отдела - лицом, ответственным за комплектование) и передается в бухгалтерию (п.31 Инструкции № 300).

Исключение документов из библиотечного фонда

Исключение из библиотечного фонда (списание определенного количества учетных единиц (документов) с баланса библиотеки за отчетный период) может производиться по следующим причинам (п.51 Инструкции № 300):

• устарели по содержанию;

• непрофильные;

• изношенные;

• излишнее количество экземпляров для конкретной библиотеки;

• дефектные;

• утраченные;

• окончание срока хранения;

• переведены в фонд другого структурного подразделения.

Отбор и исключение документов из библиотечного фонда осуществляется работниками библиотек с участием членов фондовой комиссии (п.47 Инструкции № 300).

Фондовая комиссия формируется из наиболее квалифицированных работников библиотеки, бухгалтерии, специалистов различных отраслей науки, производства, книжной торговли и утверждается органами управления или руководителем организации, в распоряжении которой находится библиотека (п.72 Инструкции № 300). Функции фондовой комиссии определены п.73 Инструкции № 300.

Отобранные документы систематизируются фондовой комиссией по причинам выбытия (названы выше) и оформляются актом (в двух экземплярах) по форме согласно приложению 16 к Инструкции № 300. В один акт включаются документы, которые списываются только по одной причине. К каждому акту прилагается приложение, которым могут быть список документов (по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 300), титульные листы, книжные формуляры и т. д. (часть первая п.60 Инструкции № 300).

К акту об исключении изношенных документов, которые сданы в макулатуру, прилагается квитанция заготовительной организации (часть вторая п.66 Инструкции № 300).

Акт на исключение документов из библиотечного фонда после подписания его всеми членами комиссии утверждается руководителем библиотеки (в библиотеках организаций - руководителями организаций) (пп.48, 49 Инструкции № 300).

Первый экземпляр акта вместе с приложением должен храниться в отделе комплектации библиотеки, второй (без приложения) передается в бухгалтерию для списания документов с баланса библиотеки (часть первая п.66 Инструкции № 300).

Исключение документов, утраченных или поврежденных читателями, проводится ежегодно на основании записей в формулярах или других формах учета читателей, которые подтверждают утрату, а также сведений из журнала учета документов, принятых от читателей вместо утраченных документов (приложение 18 к Инструкции № 300). В этом случае акт на исключение документов из библиотечного фонда оформляется одновременно с актом на прием документов, которые поступили вместо утраченных документов. В приложениях к актам указывается цена, по которой документы были приобретены библиотекой, и цена, установленная фондовой комиссией на момент их замены (п.61 Инструкции № 300).

Исключение документов, которые не вернули читатели (в случае смерти читателя или отсутствии сведений о новом месте жительства, работы, учебы), проводится по акту на основании документов, которые подтверждают невозможность возврата задолженности. Такими документами могут быть справки загса, справочного бюро, сельсовета, а также зафиксированные в формуляре читателя напоминания о возврате документов, которые были направлены по адресу читателя в виде заказного письма или с уведомлением. Соответствующие документы прилагаются к акту (п.62 Инструкции № 300).

Исключение документов, которые повреждены в результате аварии или стихийного бедствия, проводится на основании документа, оформленного представителями соответствующих органов, прибывших на место происшествия (п.63 Инструкции № 300).

По результатам проверки (инвентаризации) библиотечного фонда, которая проводится в соответствии с главой 10 Инструкции № 300, разрешается исключение документов, утраченных по неизвестным причинам, на сумму, которая определяется из расчета не больше 0,01 % от общей книговыдачи, умноженной на среднюю стоимость книги за последний год. Общая книговыдача определяется путем суммирования всех годовых книговыдач за проверенный период. В случае превышения норматива (0,01 %) принимаются меры по покрытию недостач (п.64 Инструкции № 300).

При исключении из библиотеки аудиовизуальных и электронных документов учитываются сроки годности при нормальных условиях хранения, названные в п.65 Инструкции № 300. Отбор и исключение фото- и микропленок проводится по результатам визуального контроля.

Исключение (списание) документов из библиотечного фонда осуществляется по той цене, по которой документы были приобретены библиотекой (часть вторая п.60 Инструкции № 300).

Исключенные из библиотечного фонда в связи с излишним количеством экземпляров для конкретной библиотеки и непрофильные документы передаются в обменные фонды для перераспределения, а при отсутствии спроса на них со стороны библиотек - для реализации. Невостребованные документы реализуются как вторичное сырье (п.68 Инструкции № 300).

Индивидуальный и суммарный учет документов

Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа, который поступил в фонд библиотеки или выбыл из него (подп.1.9 п.1 Инструкции № 300).

Индивидуальный учет документов библиотечного фонда ведется работниками библиотеки в соответствии с главой 4 Инструкции № 300. Формами индивидуального учета являются (п.34 Инструкции № 300):

• инвентарная книга (приложение 8 к Инструкции № 300). При работе в автоматизированном режиме используется электронная инвентарная книга. Инвентарная книга любой формы ведется отдельно на каждый вид библиотечных документов (п.35 Инструкции № 300);

• карточки (регистрационная картотека) (приложение 9 к Инструкции № 300).

Инвентарная книга представляет собой опись всех документов, которые поступили в библиотеку. Записи в ней производятся в хронологическом порядке поступлений, аккуратно, разборчивым почерком. Подчистки не допускаются. При регистрации документов в инвентарной книге указываются дата регистрации, инвентарный номер документа, автор, название и стоимость каждого документа (подп.37.1 п.37 Инструкции № 300).

Каждому экземпляру, занесенному в инвентарную книгу, присваивается инвентарный номер, который проставляется в соответствии с порядком, определенным в п.30 Инструкции № 300. Номера документов, которые выбывают из фонда библиотеки, в дальнейшем не используются (подп.37.4 и часть вторая подп.37.5 п.37 Инструкции № 300). Инвентарные номера не присваиваются документам, которые не берутся на баланс библиотеки (подп.40.3 п.40 Инструкции № 300).

Суммарный (стоимостный) учет - регистрация в учетной форме партий всех видов документов с целью получения точных сведений о фонде библиотеки или централизованной библиотечной системы: объеме, составу и всех изменениях, которые в нем происходят (подп.1.16 п.1 Инструкции № 300).

Суммарный учет документов библиотечного фонда работниками библиотеки ведется в соответствии с главой 5 Инструкции № 300. Суммарному учету подлежат все документы, которые поступают в библиотечный фонд и исключаются из него (п.41 Инструкции № 300).

Суммарные сведения о фонде и его движении фиксируются в ведомости суммарного учета в условиях работы в автоматизированном режиме по примерной форме согласно приложению 13 к Инструкции № 300, а при работе в ручном режиме - в книге суммарного учета библиотечного фонда по форме согласно приложению 14.

В названных формах суммарные сведения о фонде фиксируются в трех частях:

1) поступление в фонд;

2) выбытие из фонда;

3) результаты движения фонда.

Ведомость суммарного учета в условиях работы в автоматизированном режиме может быть формой отчетности перед администрацией и бухгалтерией (пп.43-45 Инструкции № 300).

При работе в ручном режиме в соответствующей графе книги суммарного учета библиотечного фонда работник бухгалтерии расписывается в приеме первичного документа на поступившую или выбывшую партию библиотечных документов.

Документы, которые выбывают из библиотеки, исключаются из учетных форм после получения утвержденного акта об исключении (часть первая п.66 Инструкции № 300).

На основании данных индивидуального и суммарного учета составляется статистическая отчетность. Постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 30.09.2009 № 193 утверждена форма государственной статистической отчетности 1-библиотека (Минкультуры) «Отчет о деятельности публичной библиотеки» годовой периодичности.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 октября 2016 г. следует руководствоваться формой государственной статистической отчетности 1-библиотека (Минкультуры) «Справаздача аб дзейнасцi публiчнай бiблiятэкi», утвержденной постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 29.09.2016 № 129.

Бухгалтерский учет

В таблице ниже рассмотрена корреспонденция субсчетов по операциям с документами библиотечного фонда согласно Инструкции № 60 (с учетом письма Министерства финансов Республики Беларусь от 28.01.2014 № 15-1-19/75 (далее - письмо № 15-1-19/75), положений Инструкции № 300 и других документов).

10.11.2015

Анна Чернюк, доцент