УЧЕТ КАССОВЫХ РАСХОДОВ В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В бюджетных организациях одними из основных объектов бухгалтерского учета являются:

• расходы, производимые за счет средств республиканского и местных бюджетов (бюджетного финансирования) в соответствии с утвержденными бюджетными сметами;

• расходы, производимые за счет внебюджетных источников в соответствии с утвержденными сметами доходов и расходов по каждому виду приносящей доходы (предпринимательской) деятельности.

В настоящем материале рассмотрены сущность кассовых расходов, производимых за счет бюджетного финансирования, а также порядок их формирования и учета.

Двойственный характер расходов

Расходы бюджетных организаций, производимые за счет бюджетного финансирования, подразделяются на кассовые и фактические расходы исходя из двойственного их характера.

Расходование бюджетных средств осуществляется со счетов территориальных органов государственного казначейства (далее - территориальное казначейство), что является расходом соответствующего бюджета.

Реальные (фактические) расходы, которые, как правило, по времени не совпадают с расходами соответствующего бюджета, осуществляются бюджетными организациями.

В бухгалтерии бюджетной организации находят отражение как расходы соответствующего бюджета, так и реальные (фактические) расходы организации.

Пример 1 Перечисление денежных средств со счета территориального казначейства поставщикам бюджетной организации за материалы и продукты питания является расходом соответствующего бюджета. При получении материалов и продуктов питания от поставщиков изменяется состав активов бюджетной организации (денежные средства - материалы и продукты питания на складе) без реального расходования бюджетных средств. Реальные (фактические) расходы за счет бюджетных средств в организации осуществляются при использовании приобретенных материалов и продуктов питания.

Пример 2 Перечисление со счета территориального казначейства суммы заработной платы, причитающейся работникам организации, в банк для зачисления на текущие банковские счета работников (включая текущие банковские счета, доступ к которым может быть обеспечен при использовании дебетовой банковской платежной карточки) является расходом соответствующего бюджета. К расходам соответствующего бюджета на заработную плату относятся также удержанные из заработной платы суммы подоходного налога, обязательных страховых взносов (в размере 1 %) в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (далее - бюджет фонда), перечисленные со счета территориального казначейства соответственно в местный бюджет и бюджет фонда. Реальные (фактические) расходы на заработную плату за счет бюджетных средств осуществляются при начислении заработной платы.

Пример 3 Перечисление денежных средств со счета территориального казначейства на текущий бюджетный счет организации в банке на командировочные расходы и получение их со счета в банке в кассу организации для выплаты подотчетным лицам является расходом соответствующего бюджета. Реальные (фактические) расходы на командировочные расходы за счет бюджетных средств осуществляются при представлении в бухгалтерию утвержденных руководителем организации отчетов подотчетных лиц об израсходованных суммах.

Формирование кассовых расходов

При формировании кассовых расходов бюджетных организаций необходимо руководствоваться следующими нормативными правовыми документами:

• Бюджетный кодекс Республики Беларусь (далее - БК);

• Инструкция о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности по средствам бюджетов и средствам от приносящей доходы деятельности бюджетных организаций, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.03.2010 № 22 (далее - Инструкция № 22);

• Методические указания о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 17.12.1999 № 364;

• Инструкция о порядке организации и осуществления исполнения республиканского бюджета, местных бюджетов, бюджетов государственных внебюджетных фондов по расходам, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 27.07.2011 № 63 (далее - Инструкция № 63).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. в Инструкцию № 63 внесены изменения постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.10.2018 № 66 (далее - постановление № 66), в частности, изменено название: «Инструкция о порядке организации и осуществления казначейского исполнения бюджетов по расходам и учета внебюджетных средств на едином казначейском счете».

Кассовыми расходами бюджета считаются все суммы, выданные с банковских счетов как путем безналичных расчетов, так и наличными деньгами, а также суммы по произведенным в соответствии с законодательством зачетам (взаимозачетам) без перевода денежных средств через счета в банках (часть вторая п.2 ст.101 БК).

Денежные средства, перечисленные со счета территориального казначейства на текущий бюджетный счет получателя бюджетных средств, учитываются в составе кассовых расходов при списании их с текущего бюджетного счета получателя бюджетных средств (например, при получении наличных денежных средств на выплату заработной платы, стипендий, авансов на командировки). Такой порядок учета кассовых расходов касается денежных средств, перечисляемых территориальным казначейством на счета получателей бюджетных средств в соответствии с п.27 Инструкции № 63. Согласно названному пункту суммы удержаний из заработной платы работников, иных приравненных к ней платежей, стипендий, пособий на основании письменных заявлений работников (студентов, учащихся, безработных), а также на основании исполнительных листов в пользу физических либо юридических лиц перечисляются по назначению со счетов получателей бюджетных средств.

Возврат денежных средств на счет территориального казначейства восстанавливает кассовые расходы (уменьшает выборку средств из бюджета).

Денежные средства, поступившие на текущий бюджетный счет получателя бюджетных средств в банке на восстановление кассовых расходов по бюджетным ассигнованиям текущего финансового года (включая суммы поступившей дебиторской задолженности поставщиков, подрядчиков, исполнителей), подлежат перечислению на счет территориального казначейства. Срок перечисления - в течение 3 рабочих дней и в последний рабочий день месяца (часть первая подп.40.1 п.40 Инструкции № 63).

Денежные средства, перечисленные на счет территориального казначейства на восстановление кассовых расходов, отражаются по лицевым счетам получателей бюджетных средств по тем же кодам бюджетной классификации расходов бюджета, по которым произведены кассовые расходы. Предусмотрен срок, в течение которого территориальное казначейство отражает восстановление кассовых расходов по лицевым счетам - не позднее 5 рабочих дней со дня поступления указанных сумм и в последний рабочий день месяца (часть первая п.43 Инструкции № 63).

Денежные средства, поступившие на текущий бюджетный счет получателя бюджетных средств в банке в текущем финансовом году на восстановление расходов по бюджетным ассигнованиям прошлых лет (включая суммы поступившей дебиторской задолженности поставщиков, подрядчиков, исполнителей), подлежат перечислению в соответствующий бюджет и не учитываются при формировании кассовых расходов (часть вторая подп.40.1 п.40 Инструкции № 63).

На счет территориального казначейства могут поступать денежные средства на восстановление кассовых расходов получателя бюджетных средств от иных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, а не только от получателя бюджетных средств. В этом случае территориальное казначейство отражает восстановление кассовых расходов по лицевым счетам получателей бюджетных средств не позднее 5 рабочих дней со дня поступления указанных сумм и в последний рабочий день месяца. В случаях, когда требуется дополнительная информация для выяснения принадлежности поступивших сумм, восстановление кассовых расходов производится территориальным казначейством после получения необходимых сведений по указанным суммам. При поступлении на счет территориального казначейства денежных средств, подлежащих зачислению в бюджет, территориальное казначейство вправе самостоятельно принимать решение о направлении этих средств в бюджет соответствующего уровня с последующим письменным уведомлением получателя бюджетных средств о проведении данной операции и (или) представлением ему копии расчетного документа (пп.42-44 Инструкции № 63).

В составе кассовых расходов учитываются суммы открытых аккредитивов. Возврат неиспользованных аккредитивов отражается в учете как восстановление кассовых расходов.

Обратите внимание! Расчеты с использованием аккредитивов за счет бюджетных средств разрешены лишь по договорам с нерезидентами Республики Беларусь (п.32 Инструкции о порядке оплаты бюджетных обязательств, принятых получателями бюджетных средств, и обязательств, принятых получателями средств бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2000 № 66).

При формировании кассовых расходов не учитываются:

1) курсовые разницы, определяемые при переоценке денежных средств в иностранной валюте на счете в банке в связи с изменением курсов Национального банка Республики Беларусь (далее - Нацбанк) на дату совершения операции, а также на дату составления бухгалтерской отчетности;

2) расходование со счета в банке иностранной валюты, приобретенной организацией за счет бюджетного финансирования. В составе кассовых расходов в этом случае отражаются средства в белорусских рублях, направляемые банку со счета территориального казначейства на покупку иностранной валюты. Возврат банком неиспользованных белорусских рублей на счет территориального казначейства уменьшает кассовые расходы.

Если организация получила бюджетное финансирование в иностранной валюте, то в этом случае списание (расходование) средств с бюджетного валютного счета и возврат неиспользованных валютных средств на счет в банке учитываются при формировании кассовых расходов по курсу Нацбанка на дату совершения операции.

В 2015 году не имеют отношения к формированию кассовых расходов средства, получаемые бюджетными организациями согласно перечню, приведенному в двух приложениях к Закону Республики Беларусь от 30.12.2014 № 225-З «О республиканском бюджете на 2015 год» (далее - Закон на 2015 год):

• приложение 11 «Средства, зачисляемые в доходы республиканского бюджета в счет компенсации его расходов»;

• приложение 13 «Средства, зачисляемые в доходы местных бюджетов в счет компенсации их расходов».

Денежные средства, полученные бюджетными организациями согласно перечню, приведенному в двух названных выше приложениях к Закону на 2015 год, вносятся в счет компенсации расходов республиканского и соответствующих местных бюджетов (часть первая п.2 ст.16 и часть первая п.6 ст.23 Закона на 2015 год).

Установлен порядок использования зачисленных на текущий счет по учету бюджетных средств получателя бюджетных средств процентов, начисленных банками за пользование денежными средствами, иных денежных средств, зачисленных на счет получателя бюджетных средств в соответствии с законодательством, а также ошибочно либо излишне поступивших денежных средств (подп.40.2 и 40.3 п.40 Инструкции № 63):

• проценты банка перечисляются до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, в доход соответствующего бюджета;

• иные денежные средства, а также ошибочно либо излишне поступившие, перечисляются по назначению, минуя счет территориального казначейства.

Указанное выше позволяет сделать вывод о том, что названные денежные средства, списанные с текущего счета по учету бюджетных средств получателя бюджетных средств, не учитываются при формировании кассовых расходов.

Наличие остатков денежных средств на текущем бюджетном счете бюджетной организации на 1-е число месяца допускается в случае зачисления средств для осуществления расчетов, связанных с выплатой заработной платы и приравненных к ней платежей, стипендий, пособий, командировочных расходов, иных денежных средств в последний рабочий день месяца (п.41 Инструкции № 63).

Таким образом, не все денежные средства, поступающие на текущий бюджетный счет в банке, а также списанные со счета, имеют отношение к формированию кассовых расходов.

Кроме того, в составе кассовых расходов учитываются лишь те расходы, которые произведены за счет бюджетного финансирования текущего финансового года.

Бухгалтерский учет кассовых расходов

Субсчета по учету кассовых расходов

Синтетический учет кассовых расходов ведется на субсчетах активного счета 10 «Текущие счета по бюджету», которые предназначены для учета движения денежных средств на текущих бюджетных счетах в банке и лицевых счетах в территориальном казначействе.

На субсчете 100 «Текущий счет по бюджету» учитывается движение средств у получателей (распорядителей) бюджетных средств на содержание организации, а также движение средств, предназначенных для перечисления подведомственным организациям в порядке бюджетного финансирования, у главных и нижестоящих распорядителей бюджетных средств.

На субсчете 101 «Текущий валютный счет по бюджету» учитывается движение денежных средств в иностранной валюте, поступивших в порядке бюджетного финансирования, а также приобретенных в соответствии с действующим законодательством за счет бюджетного финансирования и зачисленных на специальный валютный счет.

На субсчете 102 «Текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета» учитывается движение средств на финансирование капитальных вложений.

Субсчета 103 «Текущий счет по взысканным платежам в бюджет», 104 «Текущий валютный счет по взысканным платежам в бюджет» используются органами, уполномоченными взыскивать платежи в бюджет. На них учитывается движение денежных средств (соответственно в белорусских рублях и в иностранной валюте), изъятых и конфискованных в соответствии с действующим законодательством и подлежащих зачислению в доход бюджета.

На субсчете 103 учитывается также движение денежных средств, поступающих в соответствии с законодательством на текущий счет организации по учету бюджетных средств (балансовый счет 3642 «Прочие средства распорядителей (получателей) бюджетных средств до востребования» Плана счетов бухгалтерского учета в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, установленного постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.08.2013 № 506 (далее - План счетов бухгалтерского учета в банках)). Со счета 3642 они перечисляются в счет компенсации расходов республиканского бюджета и (или) соответствующего местного бюджета (не позднее 3 рабочих дней с даты их поступления на счет и не позднее последнего рабочего дня месяца). Как указывалось выше, движение этих средств не имеет отношения к формированию кассовых расходов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2019 г. постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2019 № 137 внесены изменения в План счетов, в частности, изменено название: «План счетов бухгалтерского учета в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях, открытом акционерном обществе "Банк развития Республики Беларусь"».

На субсчете 105 «Текущий счет на выплату пенсий и пособий за счет фонда социальной защиты» учитываются в органах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь средства, предназначенные для выплаты пенсий и пособий.

По дебету субсчетов счета 10, используемых для учета движения денежных средств на текущих бюджетных счетах в банке, записывается поступление денежных средств на счета в банке, а по кредиту - списание (перечисление) денежных средств. Сальдо является дебетовым. Записи по дебету и кредиту субсчетов в бухгалтерии бюджетной организации производятся на основании выписок банка. Выписки банка составляются на основании первичных документов, которыми оформляется движение средств на счетах в банке.

В выписке банка отражаются остаток средств на счете на начало дня, поступление средств и списание средств в течение дня по каждому документу в отдельности с указанием номеров документа, расчетного (текущего) счета, на который (или с которого) перечислена сумма, кода банка, а также остаток денежных средств на конец дня.

Справочно Договором между банком и клиентом может предусматриваться представление в выписке из лицевого счета информации, содержащейся в приложениях, без их выдачи клиенту (часть вторая п.27 Инструкции об организации ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в Национальном банке Республики Беларусь, банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 12.12.2013 № 728).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 апреля 2016 г. указанная норма перенесена из части второй п.27 Инструкции № 728 в часть первую п.27 Инструкции № 728 на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 04.11.2015 № 654.

В банках счета по операциям клиентов Плана счетов бухгалтерского учета в банках являются пассивными. Следовательно, в бухгалтерии банка суммы поступивших средств на счета организаций отражаются по кредиту, а списание (использование) средств - по дебету. Суммы в выписках банка приводятся в том значении, которое они имеют для банка. Об этом следует помнить бухгалтеру бюджетной организации, когда он обрабатывает выписки банка и составляет соответствующие регистры бухгалтерского учета.

При использовании субсчетов счета 10 для учета движения денежных средств на лицевых счетах в территориальном казначействе по дебету и кредиту субсчетов (одновременно) отражается оплата расходов бюджетных организаций со счета территориального казначейства. Записи производятся на основании выписок из лицевого счета бюджетной организации (по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 63), формируемых территориальным казначейством по мере совершения операций. В этом случае, как и на основании выписки банка, по дебету субсчетов счета 10 отражаются суммы, зачисленные на счет (получено бюджетное финансирование), а по кредиту - перечисление средств со счета соответствующим получателям. Денежные средства на текущий счет бюджетной организации в банке не поступают, но отражаются так, как если бы они были зачислены на счет и списаны со счета.

Операции по перечислению денежных средств на текущий бюджетный счет организации в банке, а также возврату неиспользованных бюджетных средств с текущего бюджетного счета на счет территориального казначейства согласно выписке из лицевого счета должны быть подтверждены в выписке банка.

Выписки банка и выписки из лицевого счета в бухгалтерии бюджетной организации следует обобщать в отдельных накопительных ведомостях - мемориальных ордерах.

Кроме выписки из лицевого счета территориальным казначейством ежемесячно формируется отчет о финансировании и остатках бюджетных средств (по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 63).

Кассовые расходы, отраженные в информации территориального казначейства, сверяются получателем бюджетных средств с данными бухгалтерского учета. Если в течение 5 рабочих дней после истечения отчетного периода в территориальное казначейство не представлены возражения в письменной форме, кассовые расходы считаются сверенными (п.53 Инструкции № 63).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. п.53 Инструкции № 63 исключен постановлением № 66.

Учет произведенных кассовых расходов

Произведенные кассовые расходы отражаются по кредиту субсчетов счета 10 в корреспонденции с дебетом различных субсчетов в зависимости от направления расходов.

Учет восстановления кассовых расходов

Восстановление (уменьшение) кассовых расходов, что соответствует увеличению денежных средств на текущем счете в банке, отражается по дебету субсчетов счета 10, а кредитуются различные субсчета в зависимости от направления расходов.

Аналитический учет кассовых расходов

Аналитический учет кассовых расходов ведется по показателям бюджетной сметы в разрезе:

• функциональной классификации расходов бюджета: по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов;

• программной классификации расходов бюджета: по программам, подпрограммам;

• экономической классификации расходов бюджета: по категориям, статьям, подстатьям, элементам;

• ведомственной классификации расходов бюджета: по главам.

В централизованных бухгалтериях аналитический учет кассовых расходов ведется в разрезе обслуживаемых организаций.

Формы регистров для ведения аналитического учета кассовых расходов утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15 и приведены в приложениях к нему:

• карточка аналитического учета кассовых расходов формы 294Б (приложение 29);

• книга учета ассигнований, кассовых и фактических расходов формы 294 (приложение 20).

Записи в регистры аналитического учета производятся на основании первичных документов, прилагаемых к выпискам банка с текущих счетов и выпискам из лицевых счетов, формируемым территориальным казначейством.

Итоги в регистрах аналитического учета кассовых расходов подсчитываются ежемесячно и с начала года. Итог кассовых расходов с начала года определяется за минусом восстановленных кассовых расходов.

Данные аналитического учета кассовых расходов используются для составления:

• отчета об исполнении бюджетной сметы формы 2 (приложение 3 к Инструкции № 22);

• отчета об исполнении бюджетной сметы на капитальное строительство формы 3 (приложение 4 к Инструкции № 22).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 мая 2018 г. вышеназванная форма 2 изложена в новой редакции постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 02.05.2018 № 31. Комментарий см. здесь.

03.06.2015

Анна Чернюк, доцент