УЧЕТ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРОГРАММ И ЭЛЕКТРОННЫХ БАЗ ДАННЫХ

На практике при приобретении компьютерных программ и (или) электронных баз данных (далее - КП и (или) ЭБД) у пользователей нередко возникает вопрос о том, как следует учитывать эти активы в бухгалтерском учете: как нематериальные активы или как расходы? Ответим на данный вопрос.

Условия признания объектов в качестве нематериальных активов

Условия признания, при выполнении которых активы, не имеющие материально-вещественной формы, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве нематериальных активов, обозначены в п.4 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25; далее - Инструкция № 25, постановление № 25):

• активы идентифицируемы, то есть отделимы от других активов организации;

• активы предназначены для использования в деятельности организации, в том числе в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, а также для предоставления в пользование;

• организация предполагает получение экономических выгод от использования активов и может ограничить доступ других лиц к данным выгодам;

• активы предназначены для использования в течение периода продолжительностью более 12 месяцев;

• организацией не предполагается отчуждение активов в течение 12 месяцев с даты приобретения;

• первоначальная стоимость активов может быть достоверно определена.

При невыполнении любого из указанных условий признания произведенные организацией затраты признаются расходами (п.6 Инструкции № 25) и отражаются в учете как текущие расходы отчетного периода.

Справочно Объекты, числившиеся в составе нематериальных активов до 1 января 2013 г. (до даты вступления в силу постановления № 25), организации вправе продолжать учитывать в качестве нематериальных активов после 1 января 2013 г., даже если эти КП и (или) ЭБД не отвечают всем условиям признания, перечисленным в п.4 Инструкции № 25 (п.2 постановления № 25).

Исключительная и неисключительная лицензии

К нематериальным активам относятся имущественные права на компьютерные программы, базы данных или их экземпляры, приобретенные по лицензионным (авторским) договорам или иным основаниям, предусмотренным законодательством (абзац 2 подп.7.1 п.7 Инструкции № 25).

По лицензионному договору сторона, обладающая исключительным правом на использование результата интеллектуальной деятельности или на средства индивидуализации (лицензиар), предоставляет другой стороне (лицензиату) разрешение использовать соответствующий объект интеллектуальной собственности.

Лицензионный договор предполагается возмездным, если иное не предусмотрено этим договором (п.1 ст.985 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 июля 2016 г. п.1 ст.985 Гражданского кодекса Республики Беларусь изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 05.01.2016 № 352-З.

Лицензионный договор может предусматривать предоставление лицензиату:

1) права использования объекта интеллектуальной собственности с сохранением за лицензиаром права его использования и права выдачи лицензии другим лицам (простая, неисключительная лицензия);

2) права использования объекта интеллектуальной собственности с сохранением за лицензиаром права его использования в части, не передаваемой лицензиату, но без права выдачи лицензии другим лицам (исключительная лицензия);

3) других видов лицензий, допускаемых законодательными актами.

Если в лицензионном договоре не предусмотрено иное, лицензия предполагается простой (неисключительной) (п.2 ст.985 вышеназванного Кодекса).

Как правило, субъекты предпринимательской деятельности приобретают КП и (или) ЭБД, содержащие нормативные правовые акты, аналитические материалы, справочную информацию и т. п., например аналитическую правовую систему «Бизнес-Инфо» (далее - АПС «Бизнес-Инфо»), на условиях неисключительной лицензии или договора поставки.

Перечисленные в п.4 Инструкции № 25 условия признания объектов, не имеющих материально-вещественной формы, в качестве нематериальных активов позволяют сделать вывод, что в настоящее время вид лицензии (исключительная или неисключительная) и вид договора (лицензионный или поставки) не влияют на порядок отражения в бухгалтерском учете затрат, понесенных при приобретении КП и (или) ЭБД. Определяющее значение имеет срок использования приобретенного актива.

Соблюдение условия об использовании актива в течение периода продолжительностью более 12 месяцев

Применительно к КП и (или) ЭБД, подобным АПС «Бизнес-Инфо», все перечисленные в п.4 Инструкции № 25 условия признания объекта в качестве нематериального актива соблюдаются, если субъект предпринимательской деятельности намерен использовать (использует) эту КП и (или) ЭБД более 12 месяцев.

Нормативный срок службы объектов нематериальных активов и принимаемый равный ему срок полезного использования используемых в предпринимательской деятельности объектов нематериальных активов определяются исходя из времени их использования (срока службы), устанавливаемого патентами, свидетельствами, лицензиями, соответствующими договорами и другими документами, подтверждающими права правообладателя. При отсутствии в этих документах указания на время использования (срок службы) нематериального актива этот срок устанавливается по решению комиссии по проведению амортизационной политики. При этом по КП и (или) ЭБД срок их полезного использования не должен превышать 10 лет и одновременно не должен быть более срока деятельности организации (п.20 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6).

Ситуация Организация в январе 2015 г. приобрела АПС «Бизнес-Инфо» и оплатила ее обновление по 31 декабря 2015 г. Поскольку оплаченный срок использования АПС «Бизнес-Инфо» согласно заключенному договору не превышает 12 месяцев, организация вправе отразить приобретенный актив и ежемесячные его обновления как текущие расходы отчетного периода (2015 года). Вместе с тем такой порядок учета оправдан в случае, если организация не намерена использовать АПС «Бизнес-Инфо» в дальнейшем (в 2016 году). Если же организация планирует использовать АПС «Бизнес-Инфо» и в 2016 году, то приобретенный ею объект должен быть отражен в учете как нематериальный актив, причем с момента приобретения (с января 2015 г.). Таким образом, во избежание возможных корректировок в учете организации необходимо определиться со сроком использования данного объекта в момент его приобретения.

Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением, вводом в эксплуатацию и обновлением компьютерных программ и (или) электронных баз данных

Стоимость приобретенного объекта отражается как нематериальный актив

Нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче нематериальных активов, составленного по форме, приведенной в приложении 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23 (далее - постановление № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 мая 2018 г. следует руководствоваться актом о приеме-передаче нематериальных активов по форме согласно приложению 2 к постановлению № 23 в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 28.04.2018 № 26.

Акт о приеме-передаче нематериальных активов заполняется организацией, передающей числящиеся в бухгалтерском учете объекты нематериальных активов (далее - организация-сдатчик), и (или) организацией, принимающей к бухгалтерскому учету указанные объекты (далее - организация-получатель) (п.2 Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов, утвержденной постановлением № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 октября 2017 г. акт о приеме-передаче нематериальных активов может заполняться организацией-сдатчиком и (или) организацией-получателем при приеме-передаче группы одинаковых по стоимости и характеристикам нематериальных активов с включением при необходимости в форму этого акта дополнительных строк и (или) граф (часть третья п.2 Инструкции № 23 в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 23.08.2017 № 26).

Если КП и (или) ЭБД передается организации-получателю по договору поставки (а также в иных случаях, когда акт о приеме-передаче нематериальных активов организацией-сдатчиком не оформляется), организация-получатель принимает к бухгалтерскому учету указанный объект на основании акта о приеме-передаче нематериальных активов, составленного созданной в организации комиссией по проведению амортизационной политики.

Первоначальная стоимость приобретенных нематериальных активов определяется в сумме фактических затрат на их приобретение, включая:

• стоимость приобретения нематериальных активов;

• таможенные сборы и пошлины;

• проценты по кредитам и займам;

• затраты на услуги других лиц, связанные с приведением нематериальных активов в состояние, пригодное для использования;

• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением нематериальных активов и приведением их в состояние, пригодное для использования (часть первая п.13 Инструкции № 25).

В бухгалтерском учете операции, связанные с приобретением КП и (или) ЭБД, их установкой и использованием в предпринимательской деятельности, отражаются следующим образом:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма товарной накладной (ТН-2).

Стоимость приобретенного объекта списывается на расходы

Если не выполняется хотя бы одно из перечисленных в п.4 Инструкции № 25 условий признания, то стоимость приобретенной КП и (или) ЭБД следует отражать в учете как текущие расходы отчетного периода.

В этом случае понесенные расходы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Отражение операций по обслуживанию, сопровождению компьютерных программ и (или) обновлению электронных баз данных

Расходы, понесенные при обслуживании, сопровождении приобретенных ранее КП и (или) обновлении ЭБД, отражаются в учете следующей корреспонденцией (независимо от того, как эти КП и (или) ЭБД отражены в бухгалтерском учете: как нематериальный актив или как текущие расходы отчетного периода).

Справочно С корреспонденцией счетов, применяемой при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с использованием КП и (или) ЭБД, размещенных на флеш-накопителях, можно ознакомиться здесь.

Примечание. Ведение книги покупок устанавливается учетной политикой организации.

Организация вправе в течение налогового периода предусмотреть в учетной политике ведение книги покупок. В этом случае ведение книги покупок осуществляется до окончания соответствующего налогового периода.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2019 г. действует новая форма книги покупок, утвержденная постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 № 2.

Организации, включенные в соответствии со ст.64¹ Налогового кодекса Республики Беларусь в перечень крупных плательщиков, утверждаемый Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь, обязаны вести книгу покупок с 1 января года, следующего за годом утверждения перечня крупных плательщиков (части вторая-четвертая п.6 ст.107 вышеупомянутого Кодекса).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться ст.82 и п.7 ст.121 НК, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

18.09.2015

Сергей Шкирман, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»