Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Учет поступления и списания конвертов в бюджетной организации

Наталья Клясова
экономист

14.06.2024

На почте организации приобретают почтовые конверты, марки, карточки и другие ценности, а также оплачивают услуги по приему почтовых отправлений, денежных переводов, подписке и др. Рассмотрели, как приобрести конверты, какие есть способы их оплаты и списания.

Маркированные и немаркированные конверты

Для упаковки писем используются только почтовые конверты, изготовленные согласно СТБ 1199-2011 «Конверты и карточки почтовые. Технические условия», утв. постановлением Госстандарта от 28.06.2011 № 40 (п.67 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования, утв. постановлением Совмина от 07.09.2004 № 1111).

Маркированный конверт - почтовый конверт с типографским нанесением почтовой марки (абз.16 ст.1 Закона от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи»).

Справочно Почтовая марка - государственный знак почтовой оплаты, отпечатанный на бумаге и имеющий художественное изображение либо наносимый типографским способом на конверты и почтовые карточки, имеющий также надписи «БЕЛАРУСЬ», «BELARUS», год выпуска (арабскими цифрами) и номинальную стоимость (арабскими цифрами). Допускается литерное обозначение номинальной стоимости почтовой марки (абз.30 ст.1 Закона № 258-З).

Проданные почтовые марки, маркированные конверты и маркированные почтовые карточки возврату и обмену не подлежат (ч.3 п.36 Правил № 1111).

Учет конвертов

Маркированные конверты, как и марки, следует учитывать на субсчете 132 «Денежные документы».

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются кассовыми ордерами, на которых ставится штамп «фондовый» или делается такая надпись от руки красным карандашом.

Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах.

Аналитический учет маркированных конвертов ведется по их видам на карточках ф.292-а (в книге ф.292) (п.28 Методических указаний о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утв. приказом Минфина от 17.12.1999 № 364).

Немаркированные конверты следует учитывать как канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждений, на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности».

В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, ручки, карандаши, стержни и т. п.), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут списываться на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 063. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должна быть расписка лица, получившего эти материалы (чч.12 и 13 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утв. постановлением Минфина от 11.12.1997 № 59).

Аналитический учет материалов по субсчету 063 в учреждениях ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в книге ф.296 (на карточках ф.296-а) (ч.19 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний № 59).

Учет операций по расходу материалов, кроме продуктов питания, ведется в накопительной ведомости по расходу материалов ф.396 (мемориальный ордер 13) (ч.28 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний № 59).

Приобретение конвертов

Бюджетные организации при приобретении конвертов могут оплатить их одним из способов:

1) путем безналичных расчетов;

2) через подотчетное лицо наличными деньгами, корпоративной картой или личной картой сотрудника;

3) через авансовую книжку или электронную авансовую систему.

Исключительное право на организацию изготовления и распространения почтовых марок, маркированных конвертов и маркированных почтовых карточек имеет РУП почтовой связи «Белпочта» - национальный оператор почтовой связи (абз.2 ст.17 Закона № 258-З, п.1 постановления Минсвязи от 16.01.2021 № 1 «Об обязательном оказании универсальных услуг почтовой связи»).

Как приобрести конверты, можно узнать здесь.

…по безналу

Один из способов оплатить конверты - безналичный расчет.

Бюджетная организация перечисляет поставщику с расчетного счета сумму предоплаты за почтовые конверты согласно выписанному счету-фактуре.

Справочно Предварительная оплата расходов (перечисление аванса) на закупку товаров (работ, услуг) бюджетными средствами допускается в случаях, указанных в п.15 Инструкции о порядке оплаты бюджетных обязательств, принятых получателями бюджетных средств и получателями средств бюджетов государственных внебюджетных фондов, утв. постановлением Минфина от 29.06.2000 № 66.

Расчеты с данным контрагентом организация ведет с применением субсчета 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

На субсчете 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» учитываются расчеты с поставщиками в порядке плановых платежей, по которым расчеты осуществляются не по каждой отдельной сделке (отгрузке, отпуску товара или оказанию услуг), а путем периодического перечисления средств в сроки и размерах, заранее согласованных сторонами.

Оплаченные конверты получает представитель организации с доверенностью по товарной накладной.

В бухгалтерском учете составляются записи:

…через подотчетное лицо

В данном случае нужно руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472.

Порядок выдачи денежных средств под отчет заключается в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы (ч.1 п.67 Инструкции № 472).

Расходовать денежные средства на цели, определенные руководителем юридического лица, работник организации может за счет денежных средств, полученных под отчет, а также за счет личных денежных средств.

Наличные белорусские рубли под отчет для совершения текущих операций выдаются на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (ч.2 п.67 Инструкции № 472).

Работник, получивший под отчет и израсходовавший денежные средства в белорусских рублях для покупки конвертов, обязан не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (перечислены), представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов и возвратить неизрасходованные денежные средства (ч.1 п.82 Инструкции № 472).

Использование личных денежных средств работника в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юрлица, подразделения установлено гл.7 Инструкции № 472 (п.68 Инструкции № 472).

На субсчете 160 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов (пп.22, 23 Корреспонденции субсчетов по основным бухгалтерским операциям Методических указаний № 364).

В бухгалтерском учете составляются записи:

Покупатели, приобретающие товары через подотчетных лиц у продавцов, указавших в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, в документах, применяемых при реализации товаров, ставку и сумму НДС, вправе заявить в произвольной форме требование о выставлении в их адрес продавцами этих товаров ЭСЧФ, если с даты выписки (выдачи) документов не истекло 30 календарных дней (ч.2 п.6 ст.131 НК).

При использовании личной дебетовой карты составляются записи (п.1 письма Минфина от 13.04.2007 № 15-11/235 «О порядке отражения организациями, финансируемыми из бюджета, операций с пластиковыми банковскими карточками»):

Также работник может воспользоваться для расчетов корпоративной картой.

К субсчетам 100 «Текущий счет по бюджету», 111 «Текущий счет по внебюджетным средствам» открывают отдельные субсчета, и в учете составляются записи:

Работник, израсходовавший белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (ч.2 п.82 Инструкции № 472).

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерию на бумажном носителе работником лично, посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления), с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения либо по электронной почте. Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерию лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (п.85 Инструкции № 472).

Отчет - первичный учетный документ. Его форму организация разрабатывает и утверждает самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к ПУД (ч.4 п.3 ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Разработанная и используемая форма отчета закрепляется в учетной политике организации (абз.4 п.4 ст.9 Закона № 57-З).

Конверты, приобретенные за наличный расчет, приходуются на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру), которые прилагаются к авансовому отчету.

Документами, подтверждающими расходы на приобретение конвертов, являются:

• платежный документ, содержащий наименование продавца, УНП, порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции по продаже товара, оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара, сумму. В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров, являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров, содержащий наименование продавца, УНП, дату продажи товара, наименование, количество и цену товара, сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров, с указанием должности, фамилии и инициалов;

• платежный документ и карт-чек (чек, иной документ, подтверждающий оплату приобретенного товара, выполненной работы, оказанной услуги) в случае инициирования платежа по текущим операциям в безналичной форме с использованием кассового оборудования и банковских платежных карточек либо иных платежных инструментов (абз.2, 4 ч.1 п.84 Инструкции № 472, п.31 Правил продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания, утв. постановлением Совмина от 22.07.2014 № 703).

Необходимость заверения банком выписки по счету клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, определяется самостоятельно в письменной форме руководителями юрлица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия (ч.3 п.84 Инструкции № 472).

…через авансовую книжку и электронную авансовую систему

Авансовая книжка приобретается в отделении почтовой связи РУП «Белпочта».

На официальном сайте РУП «Белпочта» в разделе «Бизнес клиентам / Справочная информация / Порядок получения авансовой книжки» размещен счет-фактура, по которому можно оплатить пополнение авансовой книжки, и заявление по ф.МС-1.

Для получения авансовой книжки необходимо представить заявление по ф.МС-1 и копию платежного поручения, подтверждающего факт ее пополнения.

Организации в рамках своей деятельности могут относить авансовую книжку к бланкам строгой отчетности. В таком случае приказом руководителя авансовая книжка включается в перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, определяются место и порядок ее хранения и использования (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196).

Если в организации принято решение отнести авансовую книжку в перечень БСО, дополнительно необходимо отразить ее наличие и движение на забалансовом счете 04 «Бланки строгой отчетности» (абз.3 п.24 Инструкции № 196).

После перечисления аванса и получения книжки ее можно применять для приобретения товаров, оплаты услуг в отделении РУП «Белпочта».

В учете составляются записи:

Обратите внимание! Корешок расчетной квитанции авансовой книжки не служит основанием для отражения расхода денежных средств, в том числе за полученные от РУП «Белпочта» ценности. Для этого используются документы, подтверждающие их покупку (например, товарная накладная).

В случае полного использования ранее перечисленных денежных средств авансовую книжку можно пополнить путем безналичного перечисления на расчетный счет РУП «Белпочта». В книжку вносится соответствующая запись о пополнении.

Оплатить конверты можно также с помощью электронной авансовой системы.

Справочно Электронная авансовая система - способ оплаты услуг для юрлиц и ИП, который заменяет бумажную авансовую книжку и позволяет отслеживать движение денежных средств в режиме онлайн. Система позволяет создавать несколько электронных лицевых счетов для распределения денежных средств между сотрудниками юридического лица (секретарь, бухгалтер и т. д.).

На официальном сайте РУП «Белпочта» можно найти общую информацию о системе, как зарегистрироваться и пополнить лицевой счет.

В учете составляются записи:

Списание конвертов

Маркированные конверты хранят в кассе организации (ч.2 п.28 Методических указаний № 364).

Стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Выдача маркированных конвертов из кассы оформляется расходным кассовым ордером с отметкой «фондовый» (ч.2 п.28 Методических указаний № 364). Причем в кассовой книге данная операция не отражается.

Аналитический учет маркированных конвертов ведется по их видам на карточках ф.292-а (в книге ф.292) (ч.4 п.28 Методических указаний № 364).

Стоимость израсходованных конвертов списывается в сумме фактических затрат на их покупку на основании ПУД, подтверждающего факт рассылки корреспонденции. Документа установленной формы для таких целей нет. Его организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике. Это могут быть акт об использовании денежных документов, ведомость выдачи ценностей, акт на списание, реестр рассылки и т. д.

С примерной формой акта об использовании почтовых конвертов можно ознакомиться здесь.

В бухгалтерском учете организации составляются записи:

Какой субсчет использовать в случае передачи маркированных конвертов подотчетному лицу кассиром - 132 или 160 - следует закрепить в учетной политике (п.5 ст.9 Закона № 57-З).

В небольших учреждениях немаркированные конверты, приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут списываться на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 063 (ч.13 раздела «Счет 06 "Материалы и продукты питания"» Методических указаний № 59).

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие документы:

• накладная (требование) ф.434 применяется при выдаче материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах, если иной порядок не установлен министерствами и другими органами государственного управления;

• ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.410 применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. При этом записи в ведомости ведутся в хронологическом порядке и отдельно по каждому наименованию.

В конце месяца ведомости закрываются, подбиваются итоги и сдаются в бухгалтерию;

• заборная карта ф.431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению. Заборная карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске материалов карта выписывается на 15 дней, а при периодическом отпуске - на месяц.

Материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита по предъявлению своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф.434 (подп.а), г), д) п.7 Методических указаний № 59).

Списание материалов производится по ценам их приобретения или по средним ценам, если они приобретались по разным ценам (ч.1 п.8 Методических указаний № 59).

В бухгалтерском учете организации составляются записи (пп.5 и 18 приложения к Инструкции о порядке бухгалтерского учета расходов в бюджетных организациях, утв. постановлением Минфина от 31.12.2009 № 157):

Справочно Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов - по элементу 1 10 10 08 «Прочие текущие расходы» (абз.11 подп.44.6, абз.29 подп.44.10.8 п.44 Инструкции о порядке применения бюджетной классификации Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 31.12.2008 № 208).

Расходы на списание конвертов учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат на производство и реализацию продукции (п.1 ст.169 НК).

Примечание. Бюджетные организации НДС по приобретенным за счет бюджетных средств товарам (работам, услугам) относят на увеличение стоимости (подп.1.1 п.1 постановления Минфина от 30.04.2019 № 24 «О бухгалтерском учете налога на добавленную стоимость в бюджетных организациях»).