Материал помещен в архив

УЧЕТ РАСХОДОВ НА МОБИЛЬНУЮ СВЯЗЬ

В настоящее время во многих организациях ее работники используют корпоративную мобильную связь, так как зачастую решение служебных вопросов при помощи звонков на мобильные телефоны оказывается быстрее и удобнее.

Вместе с тем при проверках таких организаций контролирующими органами нередки случаи снятия с затрат при исчислении налога на прибыль определенных сумм расходов на мобильную связь.

В данном материале речь пойдет о том, что необходимо знать о расходах на мобильную связь (с точки зрения учета этих расходов при налогообложении) и как внутри организации следует оформлять документацию, чтобы подобные недоразумения не происходили.

Что является критерием включения расходов на мобильную связь в состав затрат, учитываемых при налогообложении?

Это важнейший вопрос, которому должны быть подчинены все иные вопросы, связанные с организацией и использованием в организации корпоративной мобильной связи.

Нередко проверяющие снимают с затрат, учитываемых при налогообложении, стоимость звонков, совершенных по мобильной корпоративной связи во внерабочее время или в выходные дни. Однако такой подход не всегда верен, поскольку и во внерабочее время могут вестись переговоры, связанные с деятельностью организации.

В иных случаях основное внимание уделяется установленному в организации локальным нормативным правовым актом лимиту разговоров на мобильную связь. При этом разговоры в пределах установленного лимита учитывают при налогообложении, а сверх лимита относят за счет прибыли организации или средств самих работников. Такой подход тоже нельзя считать правильным с точки зрения налогового учета, так как в пределах установленного лимита работниками могут совершаться звонки по мобильной корпоративной связи в личных целях, а сверх лимита - для решения служебных вопросов.

Единственным критерием, опираясь на который можно четко отделить расходы на мобильную связь, подлежащие учету при налогообложении, от расходов, не учитываемых при исчислении налога на прибыль, является использование работниками корпоративной связи в предпринимательских целях, т.е. при производстве и реализации продукции, товаров (работ, услуг). Именно такой критерий обозначен в п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ (далее - НК): «Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении… представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете».

Как организовать пользование корпоративной мобильной связью в организации?

Правила пользования корпоративной мобильной связью рекомендуется подчинить целям правильного учета расходов на такую связь при налогообложении. При этом стоит обратить внимание на следующие аспекты.

Во-первых, перед заключением договора с оператором мобильной связи следует определиться с перечнем лиц, которым корпоративная мобильная связь позволит более производительно исполнять свои служебные обязанности. Внимательное составление такого списка будет способствовать тому, что большая часть разговоров по корпоративной связи будет иметь служебный характер, а значит, их стоимость будет включаться в затраты, учитываемые при исчислении налога на прибыль.

В списке работников, которым предоставляется право пользования корпоративной мобильной связью, могут указываться только должность и структурное подразделение, поскольку конкретные лица со временем могут поменяться. Список без указания фамилий может быть оформлен по следующей форме:

Во-вторых, увеличению доли телефонных разговоров по корпоративной мобильной связи, стоимость которых учитывается при налогообложении, будет способствовать составление и утверждение правил пользования корпоративной мобильной связью работниками организации (далее - Правила).

В Правилах следует четко определить обязанности работника по регулярному составлению отчета о совершенных телефонных звонках за истекший отчетный период, порядок утверждения данного отчета руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и возмещения стоимости телефонных разговоров, совершенных по корпоративной мобильной связи в личных целях.

Возмещение работниками стоимости личных разговоров может производиться 2 способами:

1) путем внесения работником соответствующей суммы в кассу организации;

2) путем удержания этой суммы из его заработной платы.

Более предпочтительным для организации является 2-й способ. Для правового обеспечения такого способа удержания достаточно перед вручением работнику SIM-карты истребовать от него заявление с просьбой об удержании стоимости телефонных разговоров, совершенных им по корпоративной мобильной связи в личных целях, из его заработной платы.

Ниже приведен примерный текст Правил.

ПРАВИЛА
пользования корпоративной мобильной связью

1. Право пользования корпоративной мобильной связью предоставляется работникам, служебные обязанности которых предполагают совершение телефонных переговоров в течение рабочего дня (а также во внерабочее время для решения служебных вопросов) вне места работы, где имеется стационарная телефонная связь.

2. Список лиц, которым с целью более производительного исполнения своих служебных обязанностей предоставляется право пользования корпоративной мобильной связью, утверждается приказом руководителя организации.

3. Обязанности по учету, хранению и выдаче работникам организации полученных у оператора мобильной связи SIM-карт с телефонными номерами, а также приобретенных организацией мобильных телефонов возлагаются на сотрудника склада, уполномоченного вести такой учет.

4. SIM-карта с соответствующим телефонным номером и мобильный телефон являются собственностью организации и выдаются работнику по акту передачи. В определенных случаях (например, когда у работника имеется мобильный телефон с возможностью использования нескольких SIM-карт) может выдаваться только SIM-карта (т.е. без выдачи мобильного телефона).

5. Не позднее 7-го числа каждого месяца работник, пользующийся корпоративной мобильной связью, обязан составить отчет о служебной направленности телефонных звонков, совершенных им в предыдущем месяце. Отчет составляется на основе детальной расшифровки звонков (совершенных по данному телефонному номеру), полученной бухгалтерией организации от оператора мобильной связи.

6. Корпоративная мобильная связь предназначена для ее использования в служебных целях. В случае использования работником корпоративной мобильной связи для личных разговоров их стоимость удерживается из заработной платы этого работника. Удержание соответствующих сумм осуществляется на основании заявления, поданного работником в бухгалтерию организации до получения SIM-карты с телефонным номером по акту передачи.

7. Работникам запрещается передавать SIM-карты корпоративной мобильной связи и мобильные телефоны другим работникам организации и третьим лицам.

8. В случае расторжения трудового договора с работником, а также при переводе его на должность, отсутствующую в списке лиц, которым предоставлено право пользования корпоративной мобильной связью, данный работник обязан не позднее дня увольнения или перевода на другую должность вернуть SIM-карту и мобильный телефон сотруднику склада, уполномоченному вести учет названного имущества.

Применение 1-го способа возмещения стоимости личных разговоров по корпоративной мобильной связи (путем внесения работником соответствующей суммы в кассу организации) требует высокого уровня сознательности работников, а также дополнительной проработки и закрепления в Правилах порядка внесения денежных средств в кассу с указанием четких и по возможности более коротких сроков внесения работниками денежных средств, чтобы не возникли основания для налогообложения своевременно не возмещенной стоимости личных разговоров, которая в таком случае будет расцениваться контролирующими органами как доход работника в натуральной форме, носящий характер социальной льготы.

В-третьих, перед вручением работникам SIM-карт в обязательном порядке они должны быть ознакомлены (под роспись) с Правилами. Кроме того, целесообразно дополнительно устно акцентировать внимание этих работников на всех важнейших положениях Правил. Это будет способствовать формированию у них ответственного отношения к пользованию корпоративной мобильной связью как в рабочее, так и в нерабочее время.

Выдача работникам SIM-карт может оформляться ведомостью (если осуществляется групповая выдача SIM-карт) или актом передачи (если SIM-карта выдается одному лицу или такая выдача оформляется индивидуально) произвольной формы, но с обязательным указанием сведений, перечисленных в подп.1.4 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Акт передачи SIM-карты и мобильного телефона отдельному лицу может иметь следующий вид:

Если работнику передается только SIM-карта без мобильного телефона (например, в ситуации, когда у работника имеется личный телефон, конструкция которого позволяет использовать 2 SIM-карты), в акте передачи указывается только телефонный номер переданной SIM-карты.

Как обеспечить разделение расходов на мобильную связь, учитываемых и не учитываемых при налогообложении?

Выяснить, какие звонки в течение отчетного периода совершались в предпринимательских целях, а какие - для ведения личных разговоров, можно по детальной расшифровке счета за мобильную связь. Поэтому при заключении договора с оператором мобильной связи следует обращать внимание на предоставление в рамках выбранного тарифного плана услуг по детальной расшифровке счета и определению номера абонента, с которым установлена связь. Желательно, чтобы в выбранном тарифном плане эти 2 услуги входили в пакет услуг, бесплатно предоставляемых оператором мобильной связи.

Получив расшифровку звонков, совершенных в течение месяца по корпоративной мобильной связи, работник, за которым закреплен определенный абонентский номер (SIM-карта), готовит отчет о совершенных в этот период звонках, обосновывая служебный характер переговоров по имевшим место контактам. Стоимость звонков, по которым их служебный характер признан обоснованным, включается в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Пример 1

По итогам месяца оператор мобильной связи выставил организации счет за оказанные услуги на сумму 120 000 руб., в т.ч. НДС - 20 000 руб.

При этом согласно отчету работника, составленному на основании детальной расшифровки счета за оказанные услуги связи, стоимость звонков, совершенных в течение месяца в служебных целях, составила 96 000 руб., в т.ч. НДС - 16 000 руб. Служебный характер остальных звонков (общей стоимостью 24 000 руб., в т.ч. НДС на сумму 4 000 руб.) не подтвержден (т.е. эти звонки совершались в личных целях).

В данной ситуации оказанные мобильным оператором услуги связи отражаются в бухгалтерском учете следующими записями (в соответствии с применяемым с 1 января 2012 г. типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50).

Как видно из приведенной таблицы, стоимость личных разговоров подлежит:

а) либо возмещению работником (путем внесения им денежных средств в кассу организации или удержания соответствующей суммы из его заработной платы).

Пример 2

За истекший месяц стоимость телефонных звонков, при которых работником совершались личные разговоры, составила 24 000 руб., в т.ч. НДС - 4 000 руб. Возмещение работником данной суммы отражается в бухгалтерском учете следующими записями.

б) либо отнесению на финансовые результаты (т.е. за счет прибыли организации) без учета этой суммы при исчислении налога на прибыль. В этом случае такие суммы расцениваются как социальная льгота работнику с соответствующим их налогообложением.

Налогообложение стоимости звонков, отнесенной за счет прибыли организации

Оплаченная организацией и не возмещаемая работником стоимость телефонных звонков по корпоративной мобильной связи, совершенных работником в личных целях, рассматривается как его доход в натуральной форме, носящий характер социальной льготы, дополнительно предоставляемой по решению нанимателя сверх льгот, предусмотренных законодательством. Такие доходы являются объектом начисления страховых взносов в Фонд социальной защиты населения (далее - ФСЗН) и страховых взносов в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) (далее - страховые взносы в «Белгосстрах»), а также подоходного налога.

Пример 3

За истекший месяц стоимость телефонных звонков, совершенных в личных целях, составила 24 000 руб., в т.ч. НДС - 4 000 руб. Данная сумма отнесена организацией на финансовые результаты, не учитываемые при исчислении налога на прибыль. Налогообложение дохода работника отражается в бухгалтерском учете следующим образом.

Что касается подоходного налога, то (на основании подп.1.19 п.1 ст.163 НК) стоимость телефонных звонков в личных целях может быть освобождена от его уплаты в пределах:

- 8 000 000 руб. от каждого источника в течение налогового периода - при получении дохода по месту основной работы (службы, учебы);

- 530 000 руб. от каждого источника в течение налогового периода - при получении дохода от иных организаций и индивидуальных предпринимателей, за исключением указанных в подп.1.26 п.1 ст.163 НК.

Кроме того, следует иметь в виду, что не подлежит вычету сумма налога на добавленную стоимость, приходящаяся на стоимость телефонных звонков, оплаченных организацией для своих работников (см. подп.2.16 п.2 ст.93 и подп.19.9 п.19 ст.107 НК).

16.01.2012 г.

Сергей Шкирман, экономист

От редакции «Бизнес-Инфо» В Особенную часть Налогового кодекса РБ от 29.12.2009 № 71-З на основании законов РБ от 26.10.2012 № 431-З (с 1 января 2013 г.) и от 31.12.2013 № 96-З (с 1 января 2014 г.) внесены изменения и дополнения.