Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

14.03.2025

Рассмотрели на примерах, как удостоверять копию электронного документа.

Справочно Копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными актами законодательства (абз.3 ч.1 ст.1 Закона № 113-З).

Копия электронного документа удостоверяется в порядке, установленном законодательством для заверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Удостоверительная надпись может совершаться:

✓ вручную;

✓ путем проставления штампа;

✓ средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ);

✓ иным способом -

и размещается ниже реквизита «Подпись».

При отсутствии свободного места удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (ч.2 п.9 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086).

Пример Общество с ограниченной ответственностью «Витязь Бел». Я, Борисов Иван Николаевич, юрисконсульт, удостоверяю, что настоящий документ является копией электронного документа Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь «О проведении экспериментальной эксплуатации» от 25.02.20ХХ № 12-3/614.   или с использованием штампа:

Оформление удостоверительной надписи средствами АС ДОУ осуществляется при наличии в ней соответствующих функциональных возможностей.

Если форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформлена более чем на одном листе, то все листы должны быть прошиты, либо каждый лист должен быть заверен путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение, если иное не установлено законодательством.

Копии иных документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются путем оформления отметки о заверении копии.

Так, отметка о заверении копии включает в себя слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, оформляемую цифровым способом (ч.4 п.59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Пример Верно Старший инспектор Подпись А.Е.Гришина 18.03.20ХХ

Удостоверение электронной копии документа на бумажном носителе осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа работника организации, изготовившего электронные отображения документов на бумажном носителе, соответствующие оригиналу, и проверившего их качество.

По решению руководителя организации электронная копия документа на бумажном носителе дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Обратите внимание! Перечень работников, уполномоченных удостоверять электронную копию документа на бумажном носителе, определяется ЛПА организации или распорядительным документом руководителя организации.

Дополнительно по теме • Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение.