Уничтожаем документы и дела правильно

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

10.03.2025

Пользователи в сообществе «Бизнес-Инфо» часто спрашивают о том, как правильно уничтожать документы и дела. Поэтому мы рассмотрели, какие документы подлежат уничтожению, как это оформить и куда следует передать такие документы.

Разделы материала:

Государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ч.1 ст.4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

1. Какие документы подлежат уничтожению, а какие - нет

Уничтожать можно документы и дела временного хранения с истекшими сроками хранения.

Документы постоянного срока хранения не подлежат уничтожению и должны храниться в архиве.

В архив передают дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь запрещается (ч.3 п.194 Инструкции № 4).

Справочно Документ Национального архивного фонда - документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства (абз.14 ст.2 Закона № 323-З).

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений наказываются штрафом до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Дополнительно по теме • Передаем дела в архив организации: что надо знать.

2. Чем руководствоваться и какой порядок уничтожения документов и дел

При уничтожении документов и дел важно руководствоваться определенным порядком и правилами. Порядок установлен:

✓ гл.17 Инструкции № 4;

✓ гл.13 Правил архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;

✓ гл.10 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19;

✓ гл.9 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Обратите внимание! Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством (ч.2 п.194 Инструкции № 4).

Перечислим основные моменты, которые следует учитывать.

✓ Создание в организации ЭК (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования госархива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (п.53 Правил № 143).

Обратите внимание! Руководитель организации не может быть председателем экспертной комиссии, так как каждое заседание ЭК оформляется протоколом, который утверждает руководитель организации.

Дополнительно по теме • В организации утверждена постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Периодически у работников, входящих в ее состав, меняются должности, у некоторых несколько раз в течение полугода. Нужно ли вносить изменения в приказ о постоянно действующей ЭК при изменении должности одного из ее членов? И если да, то как правильно это сделать?

Формы документов • Приказ о создании экспертной комиссии (пример). • Положение об экспертной комиссии организации, являющейся источником комплектования государственного архива (пример).

✓ Определение сроков хранения документов. Сроки хранения документов см. здесь.

✓ Проведение экспертизы ценности документов в организации. Порядок экспертизы ценности документов в организации установлен в разд.III Правил № 143 и гл.13 Инструкции № 4.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации (ч.2 п.188 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов. • На основе чего ЭК определяет срок хранения дел, если он не указан в Перечне № 140?

✓ Составление сводных (годовых разделов) описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения. • Может ли организация, у которой нет номенклатуры дел, создать комиссию на уничтожение документов и своим решением уничтожать документы, у которых закончился срок хранения? • На предприятии наемный архивариус составил акт и опись на уничтожение кадровых документов. Как уничтожить документы? Кто является ответственным за эту работу (в штате имеется эколог)? • В организации издан приказ по основной деятельности с грифом ДСП (срок хранения - постоянно), создано его электронное отображение и отправлено по защищенным каналам связи (АС ГЗЭП) в другую организацию. Приказ подшит в дело. Допускается ли уничтожение отображения приказа сразу после его отправки по АС ГЗЭП и получения исполнителем? Что делать с такой копией: уничтожать через 3 года или сразу после получения отображения организацией-адресатом либо оставлять на постоянном хранении и передавать в архив?

Формы документов • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

3. Что делать, если места для хранения документов и дел в архиве нет

Вариант 1. Создание электронных копий документов.

Для высвобождения места в архиве организации для приема документов на хранение законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства предусмотрена возможность создания электронных копий документов на бумажном носителе (далее - электронные копии) с последующим уничтожением указанных оригиналов. Создание электронных копий регламентировано гл.7 «Удостоверение и применение электронных копий документов на бумажном носителе» Инструкции № 19.

Так, в делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии взамен документов на бумажном носителе, созданных в самой организации или полученных ею (п.53 Инструкции № 19).

Для создания и использования электронных копий необходимо выполнить нескольких условий:

✓ закрепить в ЛПА порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий (ч.2 п.54 Инструкции № 19);

✓ сохранить электронную копию в формате PDF/A1 или PDF/A2 (п.61 Инструкции № 19);

✓ удостоверить электронную копию путем подписания электронной цифровой подписью с применением личного ключа лица, изготовившего электронную копию (ч.1 п.62 Инструкции № 19);

✓ обеспечить надежное хранение электронных копий в соответствии с нормами, установленными Инструкцией № 19 в отношении электронных документов.

Возможность уничтожения оригиналов документов на бумажном носителе при наличии удостоверенных электронных копий предусмотрена п.67 Инструкции № 19.

Однако уничтожение оригиналов документов на бумажном носителе:

• возможно только для документов, не подлежащих передаче на хранение в архив организации, то есть срок хранения документов не должен превышать 10 лет;

• должно осуществляться согласно гл.17 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение. • В архиве организации отсутствует свободное место для хранения ТТН. Можно ли с оригиналов ТТН сделать сканы и хранить их в организации, а оригиналы ТТН утилизировать ввиду отсутствия свободного места в архиве?

Вариант 2. Передача документов на хранение в государственные архивы, на хранение сторонней организации

Государственные органы, иные организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч.5 ст.13 Закона № 323-З).

Справочно Органы архивного дела и делопроизводства и систему государственных архивных учреждений см. здесь.

Кроме того, иные организации также могут оказывать услуги по хранению документов.

При передаче документов постоянного хранения организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, требуется согласование государственного архива. Права владения, пользования и (или) распоряжения передаваемыми на основании договора хранения документами сохраняются за организациями, в процессе деятельности которых эти документы образовались (чч.6 и 7 ст.13 Закона № 323-З).

Документы на хранение сторонней организации передаются в рамках гражданского законодательства по договору хранения.

Дополнительно по теме • Компания действующая, неликвидированная. Где можно размещать свои архивы? Есть ли специализированные архивы, куда можно обратиться?

4. Как оформлять уничтожение документов и дел

Уничтожение документов и дел оформляют актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Форма акта должна соответствовать приложению 10 к Инструкции № 4.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п.189 Инструкции № 4).

Важно помнить, что документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после:

1) подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

2) утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению (ч.1 п.188 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • В форме акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4), указано, что отбираются к уничтожению документы и дела фонда в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов. Если про фонд ничего не известно, убирается ли полностью эта часть в акте? • В организации не было номенклатуры дел, и дела никогда не уничтожались. Сейчас планируется составить номенклатуру, чтобы было возможно оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Можно ли составить одну номенклатуру за разные годы: с момента существования организации по прошлый год?

Формы документов • Акт выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение к Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения).

5. Куда вносить отметки после уничтожения документов

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, является основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации (абз.3 ч.1 п.221 Правил № 143).

Изменения вносят в следующие документы:

1) учетные документы архива: на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел.

Перечень основных учетных документов архива приведен в п.212 Правил № 143;

2) сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения и в сводная опись дел по личному составу: в графе «Примечание» напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло» (п.119 Правил № 143);

3) итоговая запись к годовому разделу сводной описи: при каждом изменении объема дела в годовом разделе сводной описи, связанном с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел (ч.4 п.217 Правил № 143);

4) сводная номенклатура дел: в графе 5 «Примечание» проставляется отметка о выделении дела к уничтожению за соответствующий делопроизводственный год (подп.149.5 п.149 Инструкции № 4).

После внесения изменений в учетные документы в актах о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, делают отметку «Изменения в учетные документы внесены». Работник, внесший изменения, ставит подпись и указывает дату. Акты помещают в дело фонда (ч.2 п.221 Правил № 143).

Подробнее, как внести изменения, см. здесь.

6. Как утилизировать документы и дела

Документы, отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер ТТН (акта сдачи-приемки), а также вес документов указывают в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.194 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Есть ли НПА, регламентирующий возможность (невозможность) использования в делопроизводстве черновиков (испорченных документов с одной стороны) в организации? • Госархив проводил научно-техническую обработку документов. В обработке - подшивка документов, которые были напечатаны на черновиках (на одной странице - черновик, на обратной странице листа - нормальный документ). Так делали очень давно, так как не хватало бумаги из-за отсутствия финансирования. Правомерен ли отказ архива в обработке таких документов? • Какие НПА регламентируют в организации порядок утилизации бумаг (макулатуры), на которых напечатаны персональные данные? Например, был распечатан табель учета рабочего времени, но из-за ошибок был отправлен в черновики либо на макулатуру. Должна ли в таком случае организация обеспечивать сохранность этих данных? И если да, то каким образом?

После изучения темы пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.