Материал помещен в архив

ВОПРОС: Управляющая компания и филиалы находятся на значительном удалении друг от друга. Кадровое делопроизводство ведется в управляющей компании.

Допускается ли при оформлении документов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы управляющей компании и филиалу обмениваться по электронной почте отсканированными экземплярами соответствующих документов (заявлений, трудовых договоров, контрактов) с целью их последующего подписания?

ОТВЕТ: Указанные документы должны содержать собственноручные подписи авторов документов; организация самостоятельно определяет технологические аспекты обмена документами между головным подразделением и филиалами.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь устанавливают жесткие требования к оформлению и подписанию документов.

В частности, согласно ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор должен быть заключен в письменной форме, составлен в двух экземплярах и подписан сторонами. Реквизит «Подпись» должен включать в себя наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) (часть третья п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). При этом управленческая ситуация, на которую распространяются нормы Инструкции, возникает после приема на работу, в связи с чем в заявлении о приеме на работу и в трудовом договоре (контракте) наименование должности будущего работника в реквизите «Подпись» отсутствуют.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.18 вышеназванного Кодекса изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Таким образом, указанные в вопросе документы (заявления о приеме на работу, переводе, увольнении, а также трудовой договор и его разновидность - контракт) должны содержать собственноручные подписи авторов документов.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь жестко не регламентируют технологические аспекты передачи документов из головного подразделения юридического лица в его обособленные подразделения (филиалы) и наоборот. Согласно нормам главы 18 Инструкции по делопроизводству в этих целях допускается в том числе использование документов в электронном виде (отсканированных копий), пересылка которых может осуществляться посредством технологии электронной почты. Однако это не отменяет необходимости оформления подлинников (оригиналов) указанных документов в соответствии с установленными правилами.

Таким образом, организации необходимо самостоятельно определить технологические аспекты обмена документами между ее головным подразделением и филиалами, закрепив соответствующие положения в локальном нормативном правовом акте. При этом должны быть соблюдены требования законодательства в сфере трудовых отношений, архивного дела и делопроизводства в части, касающейся оформления документов, а также организации работы с документами, в том числе с документами в электронном виде.

Обратите внимание! Законодательство Республики Беларусь не запрещает ведение самостоятельного (отдельного) делопроизводства в обособленных подразделениях юридического лица, в том числе кадрового делопроизводства. Соответствующие вопросы должны решаться организацией в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь, Трудовым кодексом Республики Беларусь, Инструкцией по делопроизводству и иными актами законодательства.

10.02.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела