Материал помещен в архив

УТЕРЯНЫ БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Каждая организация использует в своей деятельности первичные учетные документы, многие их которых - это бланки строгой отчетности. Нередки случаи утери таких бланков и документов.

Какие бланки следует относить к бланкам строгой отчетности?

К бланкам строгой отчетности (далее - БСО) относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов РБ (далее - Минфин РБ) по согласованию с Министерством внутренних дел РБ и Министерством юстиции РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к БСО принимают Президент РБ, государственные органы, в т.ч. Правительство РБ, республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, областные, Минский городской исполнительные комитеты в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности (подп.3.2 п.3 постановления Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 октября 2012 г. следует руководствоваться подп.3.2 п.3 постановления № 1846 в редакции постановления Совета Министров РБ от 12.10.2012 № 926.

Этим же постановлением ведение Государственного реестра бланков строгой отчетности возложено на Минфин РБ.

Справочно Хранение, учет, использование и уничтожение бланков осуществляются организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196), с учетом особенностей, установленных главой 4 «Хранение, учет, использование и уничтожение бланков» Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС РБ, Минфина РБ и Минсвязи РБ от 12.08.2011 № 33/77/17 (п.14) (далее - Инструкция № 33/77/17).

При утере БСО следует различать 2 случая:

1. Утеряны незаполненные БСО.

2. Утеряны заполненные БСО.

1. Утеряны незаполненные бланки строгой отчетности

Бухгалтерский учет БСО ведется бухгалтерией коммерческих организаций в стоимостном и количественном выражении с отражением на счете 10 «Материалы» (п.19 Инструкции № 196).

Аналитический учет БСО ведется коммерческими организациями на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (п.20 Инструкции № 196).

Материально ответственными лицами учет движения (приход, расход, остаток) БСО ведется в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток» (п.10 Инструкции № 196).

Выдача БСО ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на БСО по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 196 с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков (п.11 Инструкции № 196).

В целях контроля за использованием БСО бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным БСО по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 196 (п.12 Инструкции № 196).

Выданные ответственным исполнителям БСО материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных БСО по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 196 (п.14 Инструкции № 196).

В случаях утраты или хищения БСО материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих БСО с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения (п.13 Инструкции № 196).

В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность БСО в местах хранения, стоимость испорченных и (или) аннулированных БСО коммерческими организациями отражается следующими бухгалтерскими записями (п.25 Инструкции № 196).

Поэтому при утере незаполненных БСО следует говорить об утере, утрате, порче материалов.

При обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков не позднее 3 рабочих дней со дня их обнаружения руководителем организации создается комиссия по проверке обнаруженных фактов (п.20 Инструкции № 33/77/17).

По результатам проверки составляется акт списания БСО (далее - акт) по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции № 33/77/17. Акт подписывается председателем и членами комиссии и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации. Подпись руководителя организации, утвердившего акт, заверяется печатью организации.

Утвержденный акт не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам РБ. Инспекция Министерства по налогам и сборам РБ передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно» (п.21 Инструкции № 33/77/17).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 9 марта 2018 г. соответствующие изменения внесены в Инструкцию № 33/77/17 на основании постановления МНС РБ, Минфина РБ и Минсвязи РБ от 07.02.2018 № 3/12/3.

2. Утеряны заполненные бланки строгой отчетности

При утере заполненных БСО речь следует вести об утере первичных учетных документов.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (подп.1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов», далее - Указ № 114).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. В соответствии с п.1 ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Отсутствие первичного учетного документа может привести к серьезным последствиям при проверке организации контролирующими органами.

Что делать, если утрачены первичные учетные документы? Вправе ли организация восстановить их? Разрешено ли это законом?

Установлено, что налоговые органы и их должностные лица в пределах своей компетенции имеют, в частности, право получать от плательщика (иного обязанного лица) необходимые для исчисления, уплаты и взыскания налогов, сборов (пошлин) документы (их копии), иную информацию, касающуюся деятельности и имущества плательщика (иного обязанного лица) (подп.1.1 п.1 ст.81 Налогового кодекса РБ (далее - НК)).

В случаях, установленных Президентом РБ, налоговый орган вправе определять в порядке, установленном Советом Министров РБ, размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о плательщике (ином обязанном лице), полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности (часть первая п.2 ст.81 НК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2016 г. следует руководствоваться п.2 ст.81 НК в редакции Закона РБ от 30.12.2015 № 343-З.

Случаи, когда такой расчет причитающихся к уплате налогов и сборов (пошлин) может применяться, приведены в п.17 Указа Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее - Указ № 510).

Справочно Положение о порядке определения размера причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам проверяемого субъекта в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности, утверждено постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2010 № 426.

Суммы налогов, сборов (пошлин), определенные в порядке, установленном вышеназванным Положением, пересматриваются налоговым органом при условии восстановления плательщиком (иным обязанным лицом) бухгалтерского, налогового учета и представления документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, но не позднее 3 месяцев со дня вручения (направления) плательщику (иному обязанному лицу) или его представителю акта проверки (часть вторая п.2 ст.81 НК). То есть ст.81 НК предусматривает возможность восстановления плательщиком первичных учетных документов.

Указом № 510 также предусмотрены случаи назначения внеплановой проверки руководителем контролирующего (надзорного) органа (в т.ч. территориального органа, структурного подразделения, подчиненной организации) или его уполномоченным заместителем в пределах компетенции контролирующего (надзорного) органа. В частности, внеплановая проверка назначается при необходимости проверки восстановленных проверяемым субъектом документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, представленных в налоговый орган в течение сроков, определенных налоговым законодательством (абзац 8 подп.9.2 п.9 Указа № 510). Следовательно, и Указ № 510 допускает возможность восстановления первичных учетных документов.

Законодательством не установлены способы восстановления первичных учетных документов. Поэтому организация самостоятельно должна определиться со способом восстановления того или иного первичного учетного документа.

Чаще всего, из заполненных БСО организации теряют товарно-транспортные накладные.

Товарно-транспортная и товарная накладные включены в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 06.07.2011 № 912.

Перечень первичных учетных документов, обязательных к применению в соответствии с Указом № 114 всеми субъектами хозяйствования, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360. В числе таких документов поименованы также товарно-транспортная и товарная накладные. Типовые формы первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» утверждены постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2, а также утверждена Инструкция о порядке их заполнения.

В случае утери товарно-транспортной накладной можно сделать ее копию и заверить в организации, которая выступает второй стороной по договору (т.е. у поставщика или получателя товара).

Ответственность виновных за утерю бланков строгой отчетности

При утере БСО или при их отсутствии по другим причинам по приказу руководителя должно быть проведено служебное расследование. В первую очередь с виновного лица должно быть взято объяснение. По результатам проведенного расследования следует составить соответствующий документ с указанием обстоятельств утраты документов, их количества с указанием серий (если есть) и номеров. К виновному лицу руководитель организации принимает соответствующие меры дисциплинарного и (или) материального воздействия.

Нарушение должностным лицом установленного порядка изготовления (в т.ч. учета, хранения и перевозки) БСО влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин, те же деяния, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такие же нарушения, - от 20 до 50 базовых величин (части 2 и 3 ст.23.21 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

30.03.2012 г.

Валентина Прохожая, экономист