Материал помещен в архив

УТРАТА И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА

Положения законодательства о хранении документов

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон № 3277-XII). Такая запись содержится в ст.16 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности». Однако в Законе № 3277-XII не указаны конкретные сроки хранения отдельных видов документов (например, в ст.19 Закона № 3277-XII обозначены лишь общие предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 декабря 2011 г. взамен Закона № 3277-XII принят Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». С 1 января 2014 г. Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

В настоящее время субъекты предпринимательской деятельности при составлении номенклатуры дел и отборе документов, подлежащих хранению или уничтожению, должны руководствоваться нормами:

- Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень № 38), - если составляется номенклатура дел, касающихся, например, документов по ценообразованию, выплате заработной платы, расчетов с работниками;

- перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - перечень № 82), - если составляется номенклатура дел, касающихся трудовых отношений, социальной защиты, работы с кадрами.

В Перечне № 38 и перечне № 82 для каждого вида документа установлены свои сроки хранения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. взамен постановлений № 38 и № 82 принято постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, которым утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Также плательщики обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп.1.11 п.1 ст.22 Общей части Налогового кодекса РБ (далее - НК)).

Действия в случае утраты документов бухгалтерского и (или) налогового учета

В случае пропажи или гибели учетных (отчетных) документов (в т.ч. бухгалтерских, а также регистров налогового учета) в первую очередь необходимо документально подтвердить отсутствие вины налогоплательщика и (или) его должностных лиц в произошедшем. Наличие таких подтверждений позволит если не избежать, то хотя бы смягчить предусмотренные законодательством меры ответственности, так как:

- на основании ст.3.5 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что этим юридическим лицом не соблюдены нормы (правила), за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, и данным лицом не были приняты все меры по их соблюдению;

- на основании ст.3.1 КоАП виновным в совершении административного правонарушения может быть признано лишь вменяемое физическое лицо, совершившее противоправное деяние умышленно или по неосторожности.

При отсутствии вины плательщика (должностного лица плательщика) налоговые органы не вправе применять к нему штрафные санкции за утерю документов.

Для того чтобы доказать, что документы утрачены не умышленно и что имели место события непреодолимой силы (форс-мажорные обстоятельства), следует в зависимости от причин утраты (гибели) документов обратиться за справкой в тот или иной орган.

Так, если уничтожение документов произошло в результате стихийного бедствия (например, пожара, наводнения, техногенной аварии), необходимо получить справку о произошедшем случае в территориальном управлении Министерстве по чрезвычайным ситуациям РБ.

Если документы утрачены в связи с бытовым затоплением (в т.ч. из-за протечки в местной водопроводной сети), за справкой, фиксирующей данный случай, следует обращаться в жилищно-эксплуатационную службу по месту жительства.

Если документы пропали в связи с кражей, ограблением, справка об их пропаже оформляется в ближайшем отделении милиции на основании поданного налогоплательщиком заявления.

По факту пропажи, гибели документов руководитель организации создает приказом комиссию по расследованию причин произошедшего. При необходимости для участия в работе данной комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором указываются место и время происшествия, установленные причины гибели документов. К акту прилагаются:

- письменные объяснения лиц, ответственных за сохранность пропавших документов;

- справки, полученные от уполномоченных государственных органов;

- опись утраченных и поврежденных документов.

Составленный акт утверждает руководитель организации. Подведомственные организации копию акта направляют своей вышестоящей организации.

О факте утраты учетных (отчетных) документов необходимо в письменной форме известить инспекцию Министерства по налогам и сборам РБ (далее - МНС) по месту постановки на налоговый учет, представив своему налоговому инспектору акт и копии справок, подтверждающих форс-мажорные обстоятельства. Одновременно в случае пропажи налоговых деклараций (расчетов) и иной отчетности, представляемой в инспекцию МНС, целесообразно подать запрос с просьбой о предоставлении копий утраченных экземпляров отчетной документации.

Почему следует восстанавливать документы бухгалтерского и налогового учета?

После выявления факта утраты (повреждения) бухгалтерских документов и налоговых регистров субъект предпринимательской деятельности должен без промедления приступить к их восстановлению, поскольку согласно п.2 ст.53 НК руководитель (его заместитель) налогового или таможенного органа вправе принять решение о приостановлении операций плательщика (иного обязанного лица) по его счетам в банке в случае непредставления им в налоговые органы (или должностным лицам налоговых органов) документов бухгалтерского и (или) налогового учета, специальных разрешений (лицензий), иных документов и сведений для проведения проверки, а также в случае непредставления плательщиком (иным обязанным лицом) в налоговые или таможенные органы налоговых либо таможенных деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам).

Кроме того, при отсутствии у проверяемого субъекта хозяйствования документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, контролирующий (надзорный) орган в пределах своей компетенции вправе определять в порядке, установленном Советом Министров РБ, размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин):

- на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц;

- расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

Эти способы определения сумм налогов, сборов (пошлин) контролирующими (надзорными) органами закреплены в п.17 Указа Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» и в п.2 ст.81 НК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 октября 2012 г. п.17 Указа № 510 на основании Указа Президента РБ от 26.07.2012 № 332 утратил силу. С 1 января 2015 г. следует руководствоваться п.2 ст.81 НК в редакции Закона РБ от 30.12.2014 № 224-З.

Определенные таким образом суммы налогов, сборов (пошлин) пересматриваются налоговым органом при условии восстановления плательщиком (иным обязанным лицом) бухгалтерского, налогового учета и представления документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, но не позднее 3 месяцев со дня вручения (направления) плательщику (иному обязанному лицу) или его представителю акта проверки (п.2 ст.81 НК).

Восстанавливать утраченные документы бухгалтерского и налогового учета стоит еще и потому, что законодательством за утерю (уничтожение) документов предусмотрены меры административной и уголовной ответственности.

Административная ответственность за утрату учетных документов

Меры административной ответственности за необеспечение сохранности документов бухгалтерского и налогового учета (их утрату, уничтожение) установлены КоАП.

Так, уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин (п.2 ст.12.1 КоАП).

Нарушение же должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин (п.3 ст.12.1 КоАП).

Утрата или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 КоАП).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 августа 2013 г. следует руководствоваться ст.23.37 КоАП в редакции Закона РБ от 12.07.2013 № 64-З.

Уголовная ответственность за утрату учетных документов

Если в ходе следствия будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов, то руководитель и главный бухгалтер организации могут быть привлечены к уголовной ответственности на основании ст.243 Уголовного кодекса РБ (далее - УК).

Например, если будет установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей бухгалтерских документов и уклонением от уплаты налогов, что повлекло причинение ущерба в крупном размере (примечание), то руководитель и (или) главный бухгалтер организации может быть наказан штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок (п.1 ст.243 УК).

То же деяние, повлекшее причинение ущерба в особо крупном размере, наказывается ограничением свободы на срок до 5 лет или лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с конфискацией имущества или без конфискации и с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью или без лишения (п.2 ст.243 УК).

Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок (п.1 ст.377 УК).

Те же действия, совершенные в отношении документов государственной части Национального архивного фонда РБ, или иных документов названного фонда, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности либо повлекшие тяжкие последствия, а равно хищение штампов, печатей или бланков особой важности, а также полуфабрикатов или материалов, используемых для изготовления таких бланков и содержащих элементы защиты от подделки, наказываются штрафом, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 5 лет, или лишением свободы на тот же срок (п.2 ст.377 УК).

Особенности восстановления различных видов утраченных документов

Восстановление утраченных документов бухгалтерского и налогового учета осуществляется путем получения плательщиком (иным обязанным лицом) надлежащим образом заверенных копий первичных учетных документов у лиц, с которыми совершались хозяйственные операции, у обслуживающего банка и других субъектов предпринимательской деятельности с последующей систематизацией этих копий и при необходимости отражением зафиксированных в них операций в регистрах учета.

Если бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерской программы, то большим подспорьем в системном восстановлении пропавших документов станет сохранившаяся в электронном виде книга учета хозяйственных операций, в которой зафиксирована информация по всем операциям за отчетный период, документы за который оказались утеряны.

Начать восстановление документов рекомендуется с банковских документов. Во многих случаях современные системы электронных платежей позволяют плательщику самостоятельно восстановить многие банковские документы. Если же электронные копии утерянных документов не сохранились, следует обратиться в банк с запросом о предоставлении копий утраченных выписок и платежных инструкций.

На основании данных о движении денежных средств на банковском счете и информации из книги учета хозяйственных операций можно воспроизвести хронологию событий хозяйственной деятельности и заняться последовательным восстановлением утраченных документов.

Проще всего восстановить документы, которые сохранились у организации в электронном виде и которые не нужно оформлять на бланках строгой отчетности. Их достаточно распечатать и подписать у лиц, ответственных за совершение соответствующих хозяйственных операций.

Следующим шагом может стать восстановление документов, оформленных при непосредственном участии контрагентов по имевшим место сделкам, в связи с чем у этих контрагентов остался экземпляр составленного документа. Речь идет о товарно-транспортных (товарных) накладных, актах приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг, договорах, счетах-фактурах по НДС (которые являлись основанием для принятия к вычету предъявленных продавцом покупателю сумм НДС по выполненным работам (оказанным услугам) на территории Республики Беларусь до 1 января 2010 г.). Информацию о контрагенте (его почтовый адрес, телефоны, электронный адрес) с целью установления контакта и получения от него копий утраченных документов можно получить из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГР), обратившись в Министерство юстиции РБ. Выписка из ЕГР предоставляется по форме, приведенной в приложении 3 к Инструкции о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Минюста РБ от 10.03.2009 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 сентября 2017 г. приложение 3 исключено на основании постановления Минюста РБ от 08.08.2017 № 159.

Восстановлению бухгалтерских документов может помочь наличие хорошо организованного параллельного учета в иных подразделениях субъекта предпринимательской деятельности, в которых утраты документов не произошло. Например, если на складе учет товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) организован таким образом, что позволяет точно установить даты и количество поступивших и выбывших ТМЦ, а также наименования поставщиков и получателей этих ТМЦ, то шансы на восстановление необходимых документов реальны. Восстановить утраченные документы возможно и в случае, если учет, налаженный в отделе сбыта, позволяет уточнить суммы, ассортимент и даты продажи продукции, товаров в восстанавливаемом периоде, а также наименования покупателей этих товаров, продукции.

Особое внимание следует уделить восстановлению кассовых документов. Если у организации отсутствует электронная копия этих документов, не сохранилась кассовая книга, книга кассира-операциониста, контрольно-кассовые ленты, то восстановить кассовые документы практически невозможно, тем более что по кредитовому обороту кассы понадобится собрать подписи на расходных кассовых ордерах, в расчетных и платежных (расчетно-платежных) ведомостях у лиц, получавших денежные средства.

Еще тяжелее (практически невозможно) восстановить утраченные первичные учетные документы, на основании которых подотчетные лица составляли авансовые отчеты (билеты на проезд (перелет) в служебную командировку и обратно, чеки на приобретение топлива за наличный расчет, квитанции на оплату услуг гостиниц, счета на оплату расходов на представительские цели, чеки и копии чеков на приобретение канцелярских и иных товаров для нужд организации и т.д.).

Восстановить утраченные документы возможно!

Резюмируя вышеизложенное, можно констатировать, что шансы на восстановление утраченных документов значительно повышаются:

- если организация ведет учет с применением компьютерной техники и бухгалтерских программ, и при этом создаваемые электронные документы не уничтожаются, не «затираются» новыми документами (когда на их основе создаются другие документы), а хранятся отдельно;

- в организации практикуется регулярное сохранение резервной копии всех документов, созданных за определенный интервал времени (рабочий день, неделю, месяц). Причем хранить резервную копию целесообразно отдельно от основной базы данных, чтобы не допустить их одновременную пропажу или уничтожение;

- в других подразделениях организации налажен параллельный учет движения активов и обязательств, позволяющий при необходимости в деталях восстановить содержание имевших место хозяйственных операций.

Соблюдение этих нехитрых рекомендаций в случае пропажи каких-либо документов существенно облегчит процесс их восстановления.

Примечание. Крупным размером ущерба признается уклонение от уплаты сумм налогов, сборов на сумму, в 1 000 и более раз превышающую размер базовой величины, установленный на день совершения преступления. Особо крупным размером признается уклонение от уплаты сумм налогов, сборов на сумму, в 2 500 и более раз превышающую размер базовой величины.

15.03.2011 г.

Сергей Шкирман, экономист