Материал помещен в архив

ВОПРОС: В архиве организации на хранении находятся документы финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерские и кассовые документы со сроком хранения 3 года за 2002-2008 гг.). Основная часть документов подлежит уничтожению, так как сроки их хранения истекли.

Однако перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), предусмотрено уничтожение указанных документов только после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. В организации налоговая проверка не проводилась и документы просто физически негде хранить.

Каким образом можно списать документы, не нарушив законодательство?

ОТВЕТ: Согласно подп.1.11 п.1 ст.22 Налогового кодекса РБ плательщики налогов обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Основным актом законодательства РБ, устанавливающим сроки хранения указанных документов, является Перечень.

Перечнем определены сроки хранения управленческих документов, в т.ч. документов бухгалтерского учета и отчетности. Для большинства указанных документов установлены временные (до 10 лет) сроки хранения (например, 3 года, 5 лет).

При этом следует обратить внимание, что исчисление сроков хранения таких документов начинается не до, а после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Например, если документы со сроком хранения 3 года образовались в деятельности организации в 2008 г., а проверка соблюдения налогового законодательства налоговыми органами была проведена в 2011 г., то указанные документы могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2015 г. Соответствующая норма закреплена в графе 5 «Пояснение» Перечня.

Вторым условием выделения таких документов к уничтожению является наличие оформленных и утвержденных в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий год. Данное требование закреплено в пп.207 и 211 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Например, документы со сроком хранения 3 года, образовавшиеся в деятельности организации в 2008 г., при условии проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства в 2011 г. могут быть уничтожены не ранее 1 января 2015 г. только в том случае, если в организации подготовлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу, в которые включены документы постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации в 2008 г.

Следует помнить, что условие выделения документов временного хранения к уничтожению после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства установлено не только для документов бухгалтерского учета и отчетности, но и для ряда документов, относящихся к другим подсистемам управленческой документации (например, приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах РБ и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)).

Таким образом, организация обязана обеспечивать сохранность образовавшихся в ее деятельности документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения в течение установленных сроков после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, даже в тех случаях, когда указанные документы утратили для организации практическое значение и не имеют научно-исторической ценности. Если проверка соблюдения налогового законодательства налоговыми органами не проводится в течение длительного срока, а объем документов достаточно велик, то организация вправе обратиться в налоговые органы с просьбой провести такую проверку.

При отсутствии в организации площадей для хранения таких документов можно также обратиться в государственный архив либо организацию, оказывающую услуги по временному (так называемому депозитарному) хранению документов. В таких случаях услуги по временному хранению документов оказываются на договорной основе за плату.

В заключение отметим, что документы временного (до 10 лет) хранения, в т.ч. документы бухгалтерского учета и отчетности, архивными документами по сути не являются, так как передаче в архив организации подлежат только дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации (пп.204 и 205 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. п.205 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

03.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела