Материал помещен в архив

ВОПРОС: В чем особенности хранения документов в электронном виде?

ОТВЕТ: Необходимо соблюдать определенные требования.

Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.1 п.236 Инструкции № 4 слова «после их подписания» исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Соответственно, документы в электронном виде формируются в электронные дела, порядок хранения которых зависит от сроков.

Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Порядок их хранения изложен в главах 4 и 9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19. Данная Инструкция распространяется только на электронные документы. Однако вышеуказанное требование может применяться и к электронным делам, содержащим документы в электронном виде без электронной цифровой подписи.

Электронные дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях.

Для хранения документов в электронном виде в архиве организации необходимо создать определенные условия в соответствии с главой 6 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

11.04.2019

Вячеслав Носевич, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации