Материал помещен в архив

ВОПРОС: В чем разница между инструкцией по делопроизводству и Стандартом по управлению документами организации? Какой из документов должен быть обязательно разработан в организации?

ОТВЕТ: Наличие в организации Стандарта по управлению документами не отменяет необходимости разработки и утверждения инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее - организации) (п.1 Инструкции по делопроизводству).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (п.4 Инструкции по делопроизводству).

Соответственно, в каждой организации независимо от формы собственности должна быть разработана и утверждена инструкция по делопроизводству в качестве локального правового акта.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на:

• организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий;

• организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (части первая, шестая п.3 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.7 п.3 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

На практике в организациях, внедривших международные стандарты серии ISO 9000 «Системы менеджмента качества», разрабатываются Стандарты по управлению документами. При этом в таких организациях часто отсутствует инструкция по делопроизводству.

Обратите внимание! Наличие в организации Стандарта по управлению документами не отменяет необходимости разработки и утверждения инструкции по делопроизводству.

При этом в организации одновременно могут действовать и Стандарт (стандарты) по управлению документами, и инструкция по делопроизводству.

В Стандарте по управлению документами целесообразно закрепить общие цели, а также конкретизировать содержание политики в области управления документами, принципы и рамочные нормы по работе с документами. Такой стандарт может устанавливать общие подходы к управлению всей документацией организации (управленческой, научно-технической и т. д.). Нормы Стандарта по управлению документами могут быть детализированы и конкретизированы в инструкции по делопроизводству организации, а также в иных локальных правовых актах, определяющих порядок работы с отдельными категориями и разновидностями документов (научно-технической документацией, электронными документами и т. д.) (п.44 Методических рекомендаций по работе с документами в организациях, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000).

При разработке Стандарта по управлению документами организации целесообразно соблюдать требования СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27.

18.07.2019

Дмитрий Варнашов, документовед