Материал помещен в архив

ВОПРОС: В электронное дело включены документы, подписанные ЭЦП. На момент передачи электронного дела в архив организации истек срок действия сертификата открытого ключа ЭЦП, которой подписывались электронные документы указанного дела.

Как в такой ситуации подтвердить целостность электронных документов при передаче в архив организации?

ОТВЕТ: Целостность электронных документов будет подтверждаться контрольной характеристикой (хеш-значением).

Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления внутреннюю опись электронного дела по форме.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись (п.87 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.87 Инструкции № 19 слова «внутреннюю опись электронного дела» заменены словами «внутреннюю опись электронного дела (далее - внутренняя опись)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик (часть вторая п.17 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

Целостность метаданных на уровне документа в электронном виде подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи (часть вторая п.18 Правил № 20).

Справочно Контрольная характеристика - значение хеш-функции для заданного информационного объекта (абзац 11 п.7 Правил № 20).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в абз.11 п.7 Правил № 20 слова «значение хэш-функции» заменены словом «хэш-значение» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Контрольная характеристика представляет собой значение, полученное при помощи применения определенного алгоритма, состоящее из чисел, букв и знаков и позволяющее удостовериться в целостности электронного документа. При любом изменении электронного документа контрольная характеристика полностью поменяется. Если известна исходная контрольная характеристика, то при помощи специальной программы можно легко проверить целостность электронного документа (путем сравнения исходной и «проверочной» контрольных характеристик).

При приеме электронных дел в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки) ЭЦП на:

• описи электронных дел структурного подразделения организации с применением открытого ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации;

• внутренней описи с применением открытого ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись.

При приеме электронных дел в архив организации проверяется соответствие контрольных характеристик документов в электронном виде и файлов документов в электронном виде контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи и в метаданных (п.24 Правил № 20).

При приеме электронных дел, содержащих электронные документы, подлинность и целостность включенных в электронное дело электронных документов подтверждаются путем проверки их контрольных характеристик, указанных во внутренней описи (часть первая п.27 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.24 и 27 Правил № 20 в ред. постановления № 116.

Таким образом, даже после истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП целостность подписанных данной ЭЦП электронных документов можно подтвердить путем проверки контрольной характеристики (хеш-значения), которая включается в состав внутренней описи электронного дела. В свою очередь, подлинность и целостность внутренней описи электронного дела подтверждаются путем действительности (на момент проверки) ЭЦП.

Справочно Подробно см.: «Можно ли на персональном компьютере вычислить контрольную характеристику (хеш-значение) электронного документа?».

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела