Материал помещен в архив

ВОПРОС: В каких документах организации можно проставлять факсимиле вместо личной подписи руководителя?

ОТВЕТ: Если в законодательстве предусмотрено требование о заверении (удостоверении) документа подписью или указано на обязательность проставления личной подписи, то в документе должна быть проставлена оригинальная подпись должностного лица.

Например, первичные учетные документы должны соответствовать требованиям, установленным в абзаце 4 части второй ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности содержать должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. вышеназванный Закон № 3321-XII утратил силу в связи с принятием Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Требования к первичным учетным документам определены ст.10 данного Закона.

При удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов использование факсимиле не допускается. Во всех удостоверяющих реквизитах соответствующих документов на бумажном носителе (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) допускается использование только собственноручной подписи (Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Не допускаются использование факсимиле подписей лиц, наличие подчисток, а также исправлений и (или) дополнений, не заверенных в установленном порядке в сертификате о происхождении товара формы СТ-1 (раздел 7 Правил определения страны происхождения товаров, принятых Соглашением от 20.11.2009).

Что касается заключения хозяйственных договоров, то согласно п.2 ст.161 Гражданского кодекса РБ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Действующее законодательство не оговаривает случаи и порядок применения факсимильной подписи при удостоверении документов, поэтому единственной возможностью ее использования служит соглашение сторон о признании такой подписи в качестве удостоверяющего реквизита документа. Пунктами 1 и 2 ст.159 вышеназванного кодекса определено, что сделки совершаются устно или в письменной форме. Сделка, которая может быть совершена устно, считается совершенной и в том случае, когда из поведения лица явствует его воля совершить сделку.

Следовательно, факсимиле может использоваться при удостоверении договорной документации, отражающей факт совершения сделки. Соответствующее соглашение с участием двух или более сторон может быть оформлено как письменно (в нем будет отражено, какие документы могут удостоверяться с помощью факсимиле), так и устно. Первый вариант более предпочтителен с точки зрения доказательной силы правомерности использования факсимиле при возникновении споров, в т.ч. в судебном порядке.

Например, в судебной практике оцениваются доказательства соблюдения сторонами формы сделки, судьи исходят из наличия соглашения сторон об использовании факсимильного воспроизведения подписи при ее совершении.

Так, в случаях, когда факсимильное воспроизведение подписи на договоре используется обеими сторонами договора, помимо основного договора следует оформить соглашение об использовании факсимиле подписи (отдельный документ), причем уполномоченным представителям сторон следует подписать данное соглашение собственноручно и скрепить его круглыми печатями сторон (в случае их наличия).

Если факсимильное воспроизведение подписи на договоре будет использовать только одна сторона, условие о возможности использования факсимильной подписи можно включить в текст договора. В этом случае первая сторона проставляет факсимиле, ответственное лицо, действующее от имени второй стороны, подписывает договор собственноручно.

Кроме того, представляется, что в случае использования факсимильного аналога подписи уполномоченного лица другим лицом необходимо документальное подтверждение правомочности действий последнего.

При несоблюдении указанных условий существует правовой риск признания заключенного хозяйственного договора недействительным.

10.10.2012 г.

Юлия Гребенева, юрист, член общественного объединения «Белорусский республиканский Союз юристов»