Материал помещен в архив

ВОПРОС: В каких нормативных актах закреплены определения терминов: «делопроизводство», «управление документами», «документ»?

ОТВЕТ: В настоящее время определения понятий в сфере делопроизводства закреплены в следующих нормативных документах:

• Закон РБ от 25.11.2013 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее - Закон об архивном деле);

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18 (далее - СТБ 2059-2013).

Рассмотрим отдельно каждое определение.

1. Делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (абзац 8 части первой ст.2 Закона об архивном деле).

В СТБ 2059-2013 содержится аналогичное определение понятия «делопроизводство», однако в стандарте оно рассматривается в качестве синонима терминов «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и «управление документами».

Справочно Предполагалось, что термин «ДОУ» заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами, с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы.

2. Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь и странах СНГ, но в последнее время получает все более широкое распространение.

Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности (государственный стандарт Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденный постановлением Госстандарта от 12.03.2012 № 14).

Из этого определения можно выделить следующие особенности управления документами:

• управление документами является частью управления (менеджмента) организацией в целом;

• целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.

Таким образом, понятия «делопроизводство» и «ДОУ» традиционно применяются для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации. Различие между ними и понятием «управление документами» состоит лишь в том, что в определении «управления документами» подчеркивается цель: доказательство осуществления деловой деятельности организации. При этом управление документами важно не только для обеспечения доказательств как таковых, но и для обоснования деловых операций, в т.ч. поддержки принятия управленческих решений.

В целом, понятие «управление документами» применяется для обозначения одной из функций управления (менеджмента) организации. Знак равенства, поставленный между указанными тремя терминами на текущем этапе формирования национальной системы управления документами в Беларуси, позволяет уравнять традиционно употребляемое понятие «законодательство в сфере делопроизводства» с понятием «законодательство по управлению документами». Такой подход, в свою очередь, позволяет рассматривать законодательство в сфере делопроизводства (например, Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4) как составную часть нормативной среды по управлению документами.

3. Что касается термина «документ», то в общереспубликанских актах законодательства его определение не закреплено.

Формулировка понятия «документ» нашла отражение в СТБ 2059-2013, согласно которому под документом понимается «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности».

Документированная информация - записанная информация (или объект), которая может восприниматься и обрабатываться как единое целое (СТБ 2059-2013).

17.12.2013

Андрей Сукач, специалист в области документоведения