Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: 1. В каких организациях подлежит проверке соблюдение норм законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства?

2. Какие вопросы проверяются?

ОТВЕТ: 1. В организациях, включенных в координационные планы, а также подлежащих внеплановой проверке.

Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (п.21 перечня контролирующих (надзорных) органов, уполномоченных проводить проверки, и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510, далее - Указ № 510).

В составе Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (п.4 Положения о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 986).

Выборочная проверка назначается с учетом критериев оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов. Перечень критериев оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов установлен приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.02.2018 № 25. Для оценки степени риска используются результаты:

• анализа отчетности и сведений, представляемых проверяемым субъектом;

• предыдущих проверок;

• осуществления мер профилактического и предупредительного характера;

• анализа сведений, представляемых иными органами и организациями.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 декабря 2022 г. установлен перечень критериев оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочной проверки согласно приложению к приказу Минюста от 01.12.2022 № 486.

Внеплановая проверка может проводиться при наличии у контролирующего (надзорного) органа информации, в том числе полученной от правоохранительного, иного государственного органа, иностранного государства, другой организации или физического лица, свидетельствующей о совершаемом (совершенном) нарушении законодательства или о фактах возникновения угрозы причинения либо причинения вреда жизни, здоровью граждан, животному и растительному миру, окружающей среде, безопасности государства, историко-культурным ценностям, имуществу юридических и физических лиц.

Необходимо отметить, что проведение проверок по фактам, изложенным в обращениях граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, с каждым годом увеличивается.

О назначении выборочной проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Уведомление, направленное по последнему известному контролирующему (надзорному) органу месту нахождения (жительства) проверяемого субъекта, считается полученным им по истечении 3 дней со дня его направления (п.22 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом № 510).

В уведомлении указывается месяц начала проверки, прилагается исчерпывающий перечень вопросов, подлежащих проверке (п.23 указанного Положения).

2. В перечень вопросов, подлежащих проверке, входят:

- организация документов в делопроизводстве (наличие экспертной комиссии, положения об экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, оформление документов и т. д.);

- организация работы с документами (количество дел, наличие графика приема дел в архив организации, проведение экспертизы ценности документов, физическое состояние дел и т. д.);

- учет документов (наличие описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, соблюдение установленного порядка приема-передачи дел при смене руководителя (ответственного за архив) и т. д.);

- условия хранения документов (наличие архива, положения об архиве, характеристика помещения (система отопления, вентиляции, защита документов от прямых солнечных лучей, наличие противопожарной и охранной сигнализации), его площадь, оборудование (наличие противопожарного оборудования, термометров, психрометров), загруженность и т. д.).

19.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела