Материал помещен в архив

ВОПРОС: В каких случаях документы передают в другие архивы?

ОТВЕТ: Случаи передачи документов в другие архивы:

1) реорганизация организации - документы архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций;

2) преобразование государственных организаций в организации иной формы собственности - их архивные документы постоянного хранения передают в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника));

3) ликвидация организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива, - их архивные документы постоянного хранения передают в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя их документы архивного фонда, в том числе по личному составу, передают в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений см. на сайте http://archives.gov.by/index.php?id=6.

При передаче архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных частями третьей и четвертой ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения. Такие сведения представляются по форме, установленной республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства;

4) прекращение деятельности представительств иностранных организаций - документы по личному составу работников этих представительств передают в территориальный (городской или районный) архив.

Передавать документы из одного архива в другой нужно по акту приема-передачи.

Справочно Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение приведена в приложении 31 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным Министерством юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться вышеназванной формой с учетом изменений внесенных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214. Комментарий см. здесь.

26.12.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года