Материал помещен в архив

ВОПРОС: В какой последовательности в дело подшиваются исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению: первым (сверху) - обращение, потом - документы, связанные с рассмотрением обращения, последним (снизу) - копия ответа гражданину или наоборот?

ОТВЕТ: Первым (сверху) - обращение, потом - документы, связанные с рассмотрением обращения, последним (снизу) - копия ответа гражданину.

Требования к ведению делопроизводства по обращениям граждан установлены Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение).

Письменные и (или) электронные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, в государственном органе, иной организации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (п.26 Положения). При этом дела с обращениями формируются в течение календарного года, а каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу (п.29 Положения). К этой же группе присоединяются (при наличии) повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением.

Таким образом, Положением установлено лишь требование централизованного формирования дел с обращениями граждан, при котором каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, а также (при наличии) повторные обращения должны составлять в деле самостоятельную группу. Положение не дает ответа на вопрос, в каком порядке располагать в деле само обращение и документы по его рассмотрению, в том числе копию ответа на обращение.

Для решения данного вопроса необходимо обратиться к общим нормам формирования дел в организациях, которые закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Так, согласно п.172 Инструкции документы в деле могут систематизироваться по следующим принципам: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др. В отношении обращений граждан могут применяться хронологический или алфавитный принципы. Это означает, что в пределах соответствующего дела каждая самостоятельная группа документов, состоящая из самого обращения, документов по его рассмотрению и ответа заявителю, будет расположена относительно других аналогичных групп либо согласно хронологии (по датам поступления обращений), либо согласно алфавиту (по фамилиям авторов обращений).

В свою очередь, в пределах каждой группы документы (обращение, документы по его рассмотрению, ответ заявителю) будут располагаться с учетом вопросно-логического принципа. Это вытекает из требований части девятой п.172 Инструкции, которой определено, что дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым подшивается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - ответ.

Таким образом, исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению, в том числе ответ гражданину, должны быть подшиты в деле в такой последовательности: первым (сверху) - обращение, потом - документы, связанные с рассмотрением обращения, последним (снизу) - копия ответа гражданину.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

23.05.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела