Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

16.07.2021

ВОПРОС

В каком НПА установлены сроки хранения документации по ветеринарной деятельности?

ОТВЕТ

В перечне Минсельхозпрода.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании:

• Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140;

• ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения;

• нормативных (локальных) правовых актов;

• протоколов заседаний центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) организаций (далее - ЦЭК (ЭК)) (подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Документация по ветеринарной деятельности является специальной, и сроки ее хранения не нашли отражения в Перечне типовых документов, потому что этот перечень определяет сроки хранения типовых документов, образующихся при выполнении общих для всех организаций функций, независимо от вида их деятельности и формы собственности.

Постановлением Минсельхозпрода от 07.08.2014 № 41 установлен Перечень документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения. Он содержит главу 45 «Ветеринарная деятельность» (пп.984-1041 перечня Минсельхозпрода).

Таким образом, наиболее полно сроки хранения документации по ветеринарной деятельности отражены в перечне Минсельхозпрода.

Перечень Минсельхозпрода является ведомственным, то есть его действие распространяется на документы, образующиеся в процессе деятельности Минсельхозпрода, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию облисполкомов и организаций, входящих в систему Минсельхозпрода (примечание 1 к перечню Минсельхозпрода).

Таким образом, действие перечня Минсельхозпрода имеет четко определенный круг организаций, которые обязаны его использовать.

Так как ведомственные перечни документов распространяются на государственный орган, иную государственную организацию (их территориальные органы), подчиненные им (входящие в состав, систему) организации, то организации, на которые они не распространяются, при составлении номенклатур дел, отборе документов на хранение и выделении их к уничтожению могут применять только Перечень типовых документов (п.126 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 10.04.2020 № 9).

Соответственно, если организация не входит в систему Минсельхозпрода, то в номенклатуре дел такой организации давать ссылку на перечень Минсельхозпрода неправомерно.

Правовым основанием для установления сроков хранения в номенклатуре дел может быть решение, принятое ЦЭК (ЭК) организации, закрепленное в соответствующем протоколе. Иными словами, если действие ведомственного перечня не распространяется на организацию, ее ЦЭК (ЭК) может установить сроки хранения, которые будут идентичными установленным перечнем Минсельхозпрода для конкретных документов (дел).

Справочно Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.