Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.02.2022

ВОПРОС

В каком отделе целесообразно хранить должностные инструкции работникам: в отделе кадров либо в отделе, в котором работает работник?

ОТВЕТ

На усмотрение организации.

Организация имеет право самостоятельно определять место хранения должностных инструкций работникам. Целесообразно согласованные и утвержденные должностные инструкции хранить в отделе кадров. Для текущей работы копии должностных инструкций, заверенные в установленном порядке, могут выдаваться структурным подразделениям (соответствующим работникам).

Кроме того, должностные инструкции могут храниться в личных делах работников (ч.2 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Срок хранения должностной инструкции - 50 лет после замены должностной инструкции на новую (п.30 Перечня № 140). Соответственно, после замены должностные инструкции подлежат передаче в архив.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.31 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Срок хранения копий должностных (рабочих) инструкций - 3 года (п.57 гл.6 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

Так, в структурных подразделениях организации могут формироваться дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, подлинники (первые экземпляры) которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Например, подлинники приказов по основной деятельности могут формироваться в дело, ведущееся в канцелярии, а в бухгалтерии, отделе кадров и иных структурных подразделениях могут формироваться дела, содержащие их копии.

Срок хранения таких дел с копиями перечнями документов с указанием сроков хранения не установлен. С учетом требований подготовки и передачи дел на хранение в архив организации дела с копиями документов хранятся с соблюдением следующих правил:

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции.