Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

13.07.2021

ВОПРОС

В каком виде вести учет и хранение договоров, подписанных на электронной торговой площадке?

ОТВЕТ

Порядок регистрации таких договоров определяется организацией самостоятельно, хранение осуществляется согласно ст.28 Закона № 419-З.

Регистрация договоров.

В реестр договоров государственных закупок включаются сведения о договорах государственных закупок, заключенных по результатам проведения процедур государственных закупок, за исключением сведений, составляющих государственные секреты (ч.1 п.4 Инструкции о порядке формирования и ведения реестра договоров государственных закупок, утв. постановлением МАРТ от 11.12.2019 № 95).

В реестр договоров включаются среди прочего следующие сведения:

• регистрационный номер договора, присваиваемый государственной информационно-аналитической системой при размещении в реестре договоров сведений о договоре;

• дата заключения договора и его номер (при наличии) (абз.2, 9 п.5 Инструкции № 95).

Инструкция № 95 содержит диспозитивную норму, согласно которой регистрационный номер у договора может как присутствовать, так и отсутствовать.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Регистрация документов может осуществляться несколькими способами:

• путем заполнения РКК на бумажном или электронном носителе (подп.139.7 п.139 Инструкции по делопроизводству);

• в соответствующих журналах регистрации (подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Журнал регистрации договоров, контрактов, подписанных на электронной торговой площадке, может вестись и храниться в электронном виде (п.14 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, организовать регистрацию таких договоров можно в специальном журнале (на бумажном носителе или в электронном виде) или в РКК в электронном виде (при наличии в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления или системы электронного документооборота (АС ДОУ / СЭД)).

Хранение договоров.

Заказчик (организатор) формирует в виде электронных и (или) иных документов дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры государственной закупки несостоявшейся или ее отмены.

В дело по процедурам государственных закупок должны быть включены документы, предоставляемые для подготовки предложения, протоколы заседаний комиссии, протоколы оператора электронной торговой площадки, предложения участников, договор, справка о проведении процедуры закупки из одного источника и результаты изучения конъюнктуры рынка в случае его проведения (п.1 ст.28 Закона от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)»).

Оператор электронной торговой площадки обеспечивает хранение документов, размещенных по проводимым на ней процедурам государственных закупок, в течение 7 лет, открытый доступ - в течение 3 лет, если иное не установлено Законом № 419-З (п.2 ст.28 Закона № 419-З).

Срок хранения дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) - 5 лет (выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет) (п.1019 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140)).

Поскольку для дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) установлены дополнительные условия выделения к уничтожению, хранение их в электронном виде не допускается (ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству).

Хранение таких документов в электронном виде возможно в случае, если в организации созданы условия для архивного хранения электронных документов (при наличии АС ДОУ / СЭД и архивной информационной системы).

Справочно И журнал регистрации договоров государственных закупок, подписываемых на электронной торговой площадке, и дела по процедурам государственных закупок включаются в номенклатуру дел.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.