ВОПРОС

В негосударственной организации выделено помещение под новый архив, который объединит документы филиалов (по личному составу и с постоянным сроком хранения).

Как правильно принять документы? Необходимо ли им присваивать номера фондов?

ОТВЕТ

Отнесение филиалов к категории фондообразователей осуществляется по решению архива организации.

Необходимо отличать архивные фонды, выделяемые в архиве организации, и архивный фонд организации в государственном архиве, если организация является источником комплектования такого архива.

Справочно Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой (подп.3.3.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Приведенный термин не определяет критерий выделения самостоятельного архивного фонда. Данная ситуация может привести на практике к трудностям при выделении фондов в архиве организации.

Вместе с тем в п.3.3.11 СТБ 2059-2013 закреплено, что документальный фонд - это совокупность документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица. То есть документальный фонд образует отдельное юридическое лицо. Так как филиалы не наделяются правами юридического лица, документы, образующиеся в их деятельности, составляют единый документальный фонд организации. Архивный фонд составляют документы документального фонда, подлежащие архивному хранению, соответственно архивный фонд аналогично составляют документы одного юридического лица.

Если рассматривать архивный фонд через определение фондообразователя, под которым подразумевается юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный (архивный) фонд (п.3.3.12 СТБ 2059-2013), то архивный фонд также представляет собой документы одного юридического лица.

В названии фонда указываются:

• официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, в период, за который документы включены в законченную опись;

• период (начальная и конечная даты) деятельности организации, за который документы включены в законченную опись и др. (п.138 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Из этого следует, что фонды в архиве образуют организации. Это может возникнуть при реорганизации и ликвидации организации, когда документы реорганизованной организации будут составлять самостоятельный фонд в организации-правопреемнике. Например, при ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации. В таком случае они будут составлять самостоятельный фонд в архиве.

Таким образом, филиалы организации, как правило, образуют единый фонд с остальными структурными подразделениями организации. Могут составлять отдельный раздел в сводной описи дел (годовом разделе сводной описи дел).

В то же время запрета на выделение филиалов в отдельные фонды архива организации в нормативных правовых актах не содержится. Принимать соответствующее решение имеет право архив организации (часть вторая п.181 Правил).

Одним из ориентиров при принятии решения может быть включение документов филиалов в единую номенклатуру дел организации или в самостоятельную номенклатуру дел.

07.08.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела