Материал помещен в архив

ВОПРОС: В номенклатуре дел какого структурного подразделения организации должны находиться книга замечаний и предложений и документы по обращениям граждан?

ОТВЕТ: Порядок и место хранения книги замечаний и предложений, а также документов по обращениям граждан определяется организацией самостоятельно с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу.

Порядок ведения и хранения книги замечаний и предложений, а также делопроизводства по обращениям граждан регламентирован следующими нормативными правовыми актами:

• Законом РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

• Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 (далее - Положение № 285);

• Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786.

Делопроизводство по обращениям граждан, в т.ч. внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется централизованно. При этом делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан, поданным в письменной, устной или электронной форме (например, по почте) (п.4 названного Положения № 1786).

Как правило, заголовки дел с документами по обращениям граждан включаются в раздел службы документационного обеспечения управления или иного подразделения, на работников которого возложена ответственность за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются руководитель организации или уполномоченное им лицо (п.18 Положения № 285).

Таким образом, по умолчанию ответственный за хранение книги - руководитель. Однако он может своим приказом (распоряжением) назначить иное должностное лицо, которое будет отвечать за хранение книги. При этом в качестве такого лица может выступать работник, отличный от того, который отвечает за делопроизводство по «традиционным» обращениям граждан (поступающим по почте, электронной почте и др.).

С учетом изложенного в сводной номенклатуре дел организации книга замечаний и предложений может быть отражена под отдельным индексом в разделе, содержащем заголовки дел, за ведение (хранение) которых отвечает руководитель организации, или же в разделе, содержащем заголовки дел подразделения, в котором работает ответственный за ее хранение работник. Вместе с тем исходя из функционального назначения книги замечаний и предложений более целесообразно включать ее в раздел сводной номенклатуры, содержащий заголовки дел с документами по обращениям граждан. При этом как в первом, так и во втором случае в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел следует указать сведения об ответственном должностном лице, например: «Ответственный за ведение и хранение книги - заведующий магазином Д.К.Иванов». Это соответствует норме подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

При необходимости можно выделить в сводной номенклатуре дел организации отдельный функциональный раздел «Работа с обращениями граждан», в котором следует отразить заголовки всех дел, содержащих документы по обращениям граждан, а также соответствующие регистрационно-контрольные формы и книгу замечаний и предложений, даже если они ведутся в разных структурных подразделениях. При таком варианте в графе «Примечание» напротив каждого дела в этом разделе номенклатуры дел целесообразно указать сведения о подразделении, в котором ведется соответствующее дело (книга, журнал), и должностных лицах, ответственных за его ведение.

Следует помнить, что после утверждения сводной номенклатуры дел в каждое подразделение должна быть передана выписка из нее, на основании которой в соответствующем подразделении будут заводиться дела в новом делопроизводственном году (п.157 Инструкции по делопроизводству). В выписку, направляемую в подразделение, в котором ведется книга замечаний и предложений, следует включить эту книгу (под индексом, присвоенным ей в сводной номенклатуре дел), даже если в сводной номенклатуре она отражена в отдельном разделе.

17.02.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года