Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации имеется отдельная категория работников, которым законодательством предоставлено право от своего имени осуществлять письменные запросы о представлении информации в различные организации.

Каким образом необходимо оформлять письма-запросы в таком случае, так как размещение их на бланках для письма невозможно? Кроме того, простое письмо, только с подписью сотрудника, может вызвать сомнения в подлинности адресанта.

ОТВЕТ: Письмо-запрос должно быть оформлено на бланке для письма, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Действительно, в ряде случаев право издания (подписания) документов должностными лицами закрепляется в актах законодательства Республики Беларусь. Например, ст.6 Закона Республики Беларусь от 23.07.2008 № 424-З «О Совете Министров Республики Беларусь» установлено, что Премьер-министр Республики Беларусь подписывает постановления Совета Министров Республики Беларусь, международные договоры.

Однако большинство организаций при решении данного вопроса руководствуется нормами п.15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), согласно которому право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, иных локальных правовых актах.

К числу локальных правовых актов, в которых закрепляются соответствующие права, относятся:

• организационные документы - устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция по делопроизводству в организации и др.;

• распорядительные документы - приказ руководителя организации, постановление, решение коллегиального органа управления;

• договорные документы - трудовой и коллективный договоры, контракт.

Соответствующие права могут отражаться и в иных локальных правовых актах, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.).

При оформлении письма независимо от того, каким уполномоченным должностным лицом оно подписано, следует руководствоваться требованиями пп.133-137 Инструкции. При этом необходимо учитывать, что исходящее от организации письмо должно быть оформлено на бланке для письма, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (часть первая п.19 Инструкции). Утверждение о том, что письмо за подписью работника организации, не являющегося ее руководителем, не допускается оформлять на бланке для письма организации, безосновательно.

Реквизит «Подпись» в письме должен быть оформлен в соответствии с требованиями п.57 Инструкции. Следует отметить, что в реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Справочно Для более детального изучения см.: • подборку «Оформление документов в организации».

30.05.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела