Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации меняется руководитель (по приказу он был ответственным за делопроизводство и архив, так как организация небольшая), архив в организации не сформирован, документы не уничтожались.

Как правильно составить акт приема-передачи документов при увольнении руководителя организации?

Нужен ли акт, если архива нет?

ОТВЕТ: Да, нужен.

При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

В данном случае не имеет значения, был ли руководитель ответственным по приказу за делопроизводство и архив или нет.

Руководитель по закону несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность. В рассматриваемой ситуации руководитель организации не уделял должного внимания наведению порядка в работе с документами, поэтому и возникли сложности при передаче документов в связи с его увольнением.

Как правило, руководитель организации - лицо материально ответственное, он несет ответственность за все материальные ценности, числящиеся на балансе организации, включая и помещения. При смене руководителя обычно проводится инвентаризация, составляется акт приема-передачи материальных ценностей, к которому в качестве приложений прикладываются все инвентаризационные описи. Одним из таких приложений может быть акт проведения инвентаризации документов и дел, находящихся в делопроизводстве и архиве.

В приложении 6 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила), приведена форма акта приема-передачи дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив). Акт приема-передачи дел при смене руководителя организации можно составить по аналогии. Однако если в таком акте указываются общее число описей документов разного срока хранения и количество дел в них, то с учетом того, что в данной организации описи никогда не составлялись, вероятно, необходимо каждому работнику составить такие описи, которые и будут приложением к общему акту приема-передачи дел. В случае если в организации существовала номенклатура дел, тогда задача несколько упрощается, поскольку в акте можно указать, что дела передаются по номенклатуре дел, и общее количество дел по каждой позиции.

Допустим, что в организации нет ничего, кроме неучтенных документов. В таком случае, если соблюдаются основные реквизиты приведенного в Правилах акта приема-передачи дел, то в акте приема-передачи документов при увольнении руководителя организации необходимо перечислить основные виды документов, крайние их даты и количество, например, Устав, свидетельство о регистрации, приказы, протоколы заседаний учредителей, бухгалтерские балансы и т.д.

Акт приема-передачи документов имеет срок хранения 75 лет и должен храниться в архиве. В данном случае акт приема-передачи должен храниться в сейфе у нового руководителя организации. Если происходит смена главного бухгалтера, специалиста по кадрам, то при отсутствии архива аналогичные акты приема-передачи документов должны храниться у вновь назначенных работников, так как они прежде всего заинтересованы в сохранении этих актов и с момента подписания акта приема-передачи документов несут ответственность за их сохранность.

Однако сложившаяся в вопросе ситуация свидетельствует о том, что документы организации необходимо привести в порядок как минимум даже при отсутствии архива, провести научно-техническую обработку документов и на приведенные в порядок документы постоянного хранения и по личному составу составить соответствующие описи.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист