Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В организации после модернизации помещения остались неформатные документы (чертежи, планы), сброшюрованный строительный проект, которые выделены для постоянного хранения в папках с завязками.

Каким образом оформлять документы в папке с завязками, если все листы в ней будут лежать отдельно? Нужно ли внутреннюю опись пришить (приклеить) к папке? Следует ли нумеровать сброшюрованный строительный проект, состоящий из прозрачной обложки, листов проекта, пустого листа снизу из более плотной бумаги? Нумеровать чертежи (планы), сложенные в несколько раз, в правом верхнем углу в разобранном или собранном виде?

ОТВЕТ: Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и т. п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках) (часть вторая п.75 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Нормативными правовыми актами не указано, каким образом внутренняя опись помещается в папку с завязками. В части четвертой п.78 Правил работы архивов отмечено, что если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Однако, если опись занимает более чем один лист, подклеивать его будет нецелесообразно, можно просто вложить в начало дела. Гарантией сохранности внутренней описи дела будет указание количества ее листов в листе-заверителе.

Строительный проект подлежит нумерации. Однако, если он составляет отдельное дело и имеет собственную машинописную или чертежную нумерацию листов, дублировать нумерацию не нужно.

Чертежи (планы), сложенные в несколько раз, нумеруются в зависимости от того, как они подшиты:

• сложенный и подшитый за один край лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист;

• лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

То есть чертеж (план), вложенный в папку с завязками, нумеруется в разобранном виде как один лист.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Текстовые документы нумеруются в правом верхнем углу.

Все листы, кроме чистого, нумеруются в валовом порядке, начиная с титульного листа, простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа (п.152 Правил работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38).

Соответственно, пустой лист снизу из более плотной бумаги не нумеруется.

13.04.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела