Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации приказы о предоставлении трудовых и социальных отпусков хранятся в одной папке. В утвержденной номенклатуре дел на 2012 г. срок хранения этих документов составляет 3 года.

Какой срок хранения предусмотрен для приказов о предоставлении социальных отпусков за 2012 г. в связи с вступившими в силу 10 августа 2012 г. изменениями?

Каков порядок расформирования совместной папки приказов о предоставлении отпусков за 2012 г.?

ОТВЕТ: Приказы руководителя о предоставлении трудовых и социальных отпусков до 10 августа 2012 г. хранились в одной папке и срок их хранения составлял 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Однако со вступлением в силу перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков составил 75 лет. Таким образом, в номенклатуре дел на 2013 г. необходимо предусмотреть 2 заголовка дел:

1) приказы о предоставлении трудовых отпусков, срок хранения которых составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

2) приказы о предоставлении социальных отпусков со сроком хранения 75 лет.

Что же касается приказов о предоставлении отпусков за 2012 г., то они могут храниться в одном деле максимально 2 года, до тех пор, пока не начнете составлять сдаточную опись дел по личному составу за 2012 г. для их передачи на ведомственное хранение. В этом случае необходимо расформировать папку с приказами об отпусках, выделить приказы о предоставлении социальных отпусков, разложить их по хронологии, пронумеровать листы, оформить лист-заверитель дела, дело переплести, оформить обложку и включить дело в опись дел по личному составу.

Приказы о предоставлении трудовых отпусков за 2012 г. необходимо оставить в папке-скоросшивателе или папке-регистраторе «Корона» до того момента, когда можно будет выделить эти документы к уничтожению (3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства).

Аналогично нужно поступить с приказами и за более ранний период, т.е. созданными до 2012 г. Предположим, налоговая проверка в организации прошла в 2009 г., проверке были подвергнуты документы за 2005-2008 гг., после 1 января 2013 г. планируется провести экспертизу ценности документов и выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению. В этом случае также необходимо выделить приказы о предоставлении социальных отпусков за 2005-2008 гг., сформировать из них самостоятельные дела за каждый календарный год, оформить в установленном порядке и включить их в опись дел по личному составу под литерными номерами.

Если же в организации нет архива и не составляются описи дел по личному составу, что уже является нарушением архивного законодательства, но вопрос о правильности выделения документов к уничтожению актуален, тогда в процессе проведения экспертизы ценности все равно необходимо соблюдать принцип, описанный выше.

Иными словами, при необходимости выделения документов к уничтожению, независимо от года их создания, проводя экспертизу ценности после 10 августа 2012 г. (дата вступления в действие Перечня), нужно руководствоваться сроками хранения, предусмотренными новым Перечнем, даже если речь идет о документах, например, 1999 г.

24.01.2013

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь