Вопрос-ответ от 09.06.2021
Автор: Варнашов Д.

В организации проверка налоговой инспекции была в 2012 году; в 2017 году - плановая проверка вышестоящей организации, которой подчиняется организация. Можно ли уничтожить бухгалтерские документы, которые образовались в деятельности организации до 2017 года включительно, то есть документы, которые попали в проверенные налоговой инспекцией и вышестоящей организацией периоды?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС

В организации проверка налоговой инспекции была в 2012 году; в 2017 году - плановая проверка вышестоящей организации, которой подчиняется организация.

Можно ли уничтожить бухгалтерские документы, которые образовались в деятельности организации до 2017 года включительно, то есть документы, которые попали в проверенные налоговой инспекцией и вышестоящей организацией периоды?

 

ОТВЕТ

Документы, которые попали в проверенный налоговой инспекцией период, уничтожить можно. Проверка вышестоящей организации не влияет на сроки хранения документов.

К определенным бухгалтерским документам, сроки хранения которых приведены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140), устанавливается дополнительное условие выделения к уничтожению: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет». Например, пп.177, 178, 179 Перечня № 140.

Это означает, что срок хранения таких документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения проверки. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - документы необходимо хранить в течение 10 лет.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 12 к Перечню № 140).

Проверка соблюдения налогового законодательства в организации прошла в 2012 году. Соответственно, документы, которые попали в проверяемый период, можно уничтожить через 3 года после проверки. Исчисляться сроки будут с 1 января 2013 г. Соответственно, документы можно было уничтожать после 1 января 2016 г.

Если же налоговая проверка не проводилось, срок хранения документов - 10 лет. Документы, (например, за 2013 год), которые не вошли в проверенный налоговым органом период, могут быть выделены к уничтожению с 1 января 2024 г. (сроки хранения в данном случае исчисляются с 1 января 2014 г.).

Проверка вышестоящей организацией в данном случае влиять на сроки хранения документов не будет, поскольку в пояснениях в Перечне № 140 речь идет только о налоговых органах.

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (ч.1 п.207, п.208 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

 

09.06.2021

 

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

 

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

задать вопрос

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.