Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации утерян путевой лист.

Какие действия должны быть предприняты в связи с этим и как произвести списание горюче-смазочных материалов по утерянному путевому листу?

ОТВЕТ: Прежде всего надо отметить, что путевые листы являются бланками строгой отчетности, при работе с которыми следует руководствоваться:

Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196);

Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ, Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее - Инструкция № 61/47/7).

В частности, согласно п.58 Инструкции № 61/47/7 при обнаружении утраты, хищения бланков материально ответственное лицо немедленно сообщает об этом руководителю организации или индивидуальному предпринимателю для создания комиссии по проведению проверки обнаруженного факта.

Комиссия, создаваемая не позднее 3 календарных дней со дня обнаружения утраты, проверяет факт утраты путевого листа. По результатам проверки комиссия или индивидуальный предприниматель составляют акт списания бланков по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 61/47/7 с указанием обстоятельств утраты, хищения и количества недостающих бланков, а также их серий и номеров. Акт подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Похожие нормы содержатся также в п.13 Инструкции № 196.

Утвержденный акт списания бланков не позднее следующего рабочего дня со дня утверждения представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам, которая передает сведения об утраченных, похищенных путевых листах в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение 5 календарных дней со дня утверждения акта.

Списание утерянных путевых листов отражается в соответствующей графе приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности (см. приложение 2 к Инструкции № 196).

Инструкциями по заполнению различных форм путевых листов установлено, что этот первичный учетный документ выдается водителю под расписку при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку. Таким образом, в случае утери путевого листа водителем следующий путевой лист ему не может быть выдан, пока не будет найден или восстановлен предыдущий путевой лист.

Для восстановления утерянного путевого листа задействуется новый бланк, на котором в верхней части на видном месте делается запись: «Дубликат». Все данные, отражаемые в дубликате путевого листа, восстанавливаются с максимальной точностью. При восстановлении информации, отраженной в утерянном путевом листе могут быть использованы данные сохранившегося отрывного талона (если применяемая форма путевого листа содержит отрывной талон, который был передан заказчику до утери путевого листа).

Списание горюче-смазочных материалов производится на основании восстановленных данных, отраженных в дубликате путевого листа. Кроме того, эти данные используются при расчете налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источников выбросов.

15.10.2009 г.

Сергей Шкирман, экономист

От редакции: С 19 ноября 2009 г. постановление Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7 «Об утверждении Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности» на основании постановления Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи и информатизации РБ от 04.11.2009 № 134/78/52 утратило силу.