Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются в системе электронного документооборота. На каждый документ заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

Нужно ли включать в номенклатуру дел организации совокупность создаваемых регистрационно-контрольных карточек? Каким образом это сделать?

ОТВЕТ

Совокупность создаваемых в системе электронного документооборота регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК) нужно включать в номенклатуру дел.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе (подп.139.7 п.139 Инструкции № 4).

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения (п.152 Инструкции № 4).

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), и др. (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4).

Таким образом, совокупность создаваемых в системе электронного документооборота (СЭД) РКК необходимо включать в номенклатуру дел.

В качестве заголовка дела с РКК, которые создаются в системе электронного документооборота, можно использовать п.103 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, - «Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня № 140 в ред. постановления от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В графе 5 «Примечание» необходимо будет проставить отметку «ЭД», так как РКК ведутся в электронном виде. Дополнительно в данной графе можно указать наименование системы электронного документооборота, в которой ведутся РКК.

11.11.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела