Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организацию, являющуюся источником комплектования государственного архива, часть документов поступает по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) не в формате PDF (PDF/A1 или PDF/A2), как того требуют нормативные правовые акты.

Что делать с такими документами, если срок их хранения составляет свыше 10 лет и постоянно и, соответственно, они подлежат передаче в архив организации? Можно ли на основании несоответствия формата электронного документа отказать в его приеме и регистрации и вернуть отправителю для конвертации в нужный формат?

ОТВЕТ

Необходимо сформировать уведомление об отказе в регистрации и выслать его в адрес организации или лица, приславших электронный документ.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта электронного документа, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», преобразуют общую часть электронного документа (включая приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, выполняют действия, указанные выше, при подготовке к подписанию электронных документов, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации (п.37 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.37 и ниженазванный п.28 Инструкции № 19 исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Прием и регистрация входящих электронных документов производятся посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления службой документационного обеспечения управления в день поступления. В процессе регистрации осуществляется проверка действительности ЭЦП с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части электронного документа.

В случаях недействительности ЭЦП или несоответствия сведений о лице, подписавшем электронный документ, содержащихся в общей и особенной частях электронного документа, несоответствия форматов файлов установленным требованиям формируется уведомление об отказе в регистрации, которое высылается в адрес организации или лица, приславших электронный документ (п.45 Инструкции № 19).

Справочно Предпочтительными форматами для проектов электронных документов являются: Office Open XML (DOCX) и Open Document Format (ODT) (часть вторая п.28 Инструкции № 19).

Таким образом, если в организацию, являющуюся источником комплектования государственного архива, поступают документы со сроком хранения свыше 10 лет и постоянно не в формате PDF (PDF/A1 или PDF/A2), то необходимо сформировать уведомление об отказе в регистрации и выслать его в адрес организации или лица, приславших такой электронный документ. Например, если организация работает в системе электронного документооборота FlexEDoc, в ней предусмотрена возможность отказа в приеме электронного документа, поступившего по СМДО. В этом случае отправителю направляется уведомление с указанием причины отказа в регистрации электронного документа.

Отказ в регистрации электронного документа (в случае несоответствия форматов файлов установленным требованиям) может быть сформулирован следующим образом.

Пример Формат электронного документа не соответствует требованиям, установленным в п.37 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

25.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела