Материал помещен в архив

ВОПРОС: В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее - Перечень типовых документов) были внесены изменения сроков хранения документов согласно постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь» (далее - постановление № 56).

Необходимо ли в связи с этим вносить изменения в номенклатуру дел организации?

ОТВЕТ: Да, необходимо с учетом некоторых условий.

Решение о внесении изменений в номенклатуру дел организации, обусловленных изменением сроков хранения документов, принимает служба документационного обеспечении управления (далее - ДОУ) либо лицо, ответственное за ДОУ организации.

Порядок и сроки приведения номенклатур дел организации в соответствие с постановлением № 56 нормативными правовыми актами не установлены.

Однако, если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписок из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии (ЭК)) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Необходимость внесения изменений обусловлена тем, что номенклатура дел должна отражать установленные актуальные сроки хранения документов. Также изменение определенных сроков хранения влияет на порядок формирования дел. Например, срок хранения личных дел слушателей (п.932 Перечня типовых документов) был 5 лет, а стал 75 лет. Соответственно, такие дела подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями главы 10 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.979 Перечня типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Срок хранения - 55 лет. Комментарий см. здесь. С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

В зависимости от объема вносимых изменений возможны два способа их внесения в номенклатуру дел.

1. При незначительных изменениях номенклатуры дел:

- экспертная комиссия организации рассматривает предлагаемые службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), изменения на своем заседании и согласовывает их, выносит решение об их внесении в номенклатуру дел;

- служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) вносит в номенклатуру дел изменения в соответствии с решением заседания экспертной комиссии;

- служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) оформляет выписки из номенклатуры дел и направляет их в структурные подразделения.

Выписки из номенклатуры дел могут вестись в электронном виде (п.26 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Это может быть также размещение сводной номенклатуры дел в общем доступе для работников организации (например, внутренний корпоративный сайт организации, база данных локальных нормативных правовых актов организации и др.).

2. При значительных изменениях номенклатуры дел:

а) служба ДОУ составляет новую сводную номенклатуру дел с учетом норм постановления № 56 по согласованию со структурными подразделениями;

б) сводная номенклатура дел согласовывается на заседании экспертной комиссии организации;

в) сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации;

г) служба ДОУ оформляет выписки из номенклатуры дел для структурных подразделений.

Обратите внимание! Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.155 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из части первой п.155 Инструкции по делопроизводству второе предложение исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Таким образом, в данной ситуации номенклатура дел с государственным архивом (ЦЭК вышестоящей организации) согласовывается в плановом порядке.

Справочно Пример выписки из номенклатуры дел организации с изменением сроков хранения (структурное подразделение «Отдел охраны труда») см. здесь.

19.04.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела