Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В приказе по организации о предоставлении отпуска 10 пунктов: 10 работникам в различные дни предоставляются социальные отпуска.

С какой целью необходимо вести журналы регистрации приказов? Как правильно зарегистрировать такой приказ в журнале?

ОТВЕТ: Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения и должны регистрироваться в соответствующем журнале.

Справочно Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции, в редакции постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167).

Итак, регистрация документа, в т.ч. приказа, - это запись сведений об этом документе в регистрационной форме. Каждой записи в регистрационной форме присваивается порядковый учетный номер, который затем уже переносится на сам документ. При этом порядковый номер может быть дополнен при необходимости определенным условным обозначением (например, для приказов по личному составу такими дополнительными условными обозначениями являются литеры «к» и «л»). Порядковый номер и дополнительное условное обозначение формируют регистрационный индекс документа, представляющий собой его своеобразный уникальный идентификатор.

Регистрационный индекс является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу (п.18 Инструкции). Наличие регистрационного индекса свидетельствует о том, что документ, в т.ч. приказ, создан в установленном порядке и носит официальный характер.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции на основании постановления Минюста РБ от 26.07.2018 № 154.

Запись учетных данных о документе можно осуществить в одной из регистрационно-учетных форм.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе документационного обеспечения управления по установленной форме (подп.139.7 п.139 Инструкции). Допускается также регистрировать документы в журналах (при объеме до 600 в год).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 марта 2018 г. часть первая подп.139.7 п.139 Инструкции на основании постановления Минюста РБ от 05.03.2018 № 51 изложена в новой редакции.

Таким образом, для регистрации документов, в т.ч. приказов, может использоваться регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе, регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе документационного обеспечения управления либо журнал. Традиционно для приказов используется журнальная форма регистрации.

Индексы приказам присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу;

• по административно-хозяйственным вопросам (п.98 Инструкции).

Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на 2 подгруппы, одну из которых составляют приказы о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения:

• прием, перевод, увольнение и др. - 75 лет;

• отпуска, взыскания и др. - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Все приказы в зависимости от своего назначения (по группам) должны регистрироваться в отдельных журналах и формироваться в различные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.

В результате в каждой организации в течение года будет издано как минимум 4 приказа под номерами «1», «2», «3» и т.д. Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе и тому подобном будут иметь в индексе литеру «к». К номерам приказов о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий и тому подобном следует добавлять литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в п.142 Инструкции.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности - к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ах» или «ахв». Конкретный состав литер Инструкцией не установлен и определяется организацией самостоятельно.

К регистрационным номерам приказов по основной деятельности, в отличие от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (например, могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации поверок и др.) и соответственно добавление к их порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Сравним индексы приказов различных групп:

№ 1 (приказ по основной деятельности);

№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

№ 1-ах (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (трудовые отпуска, взыскания и др.), по административно-хозяйственной деятельности.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная приложением 9 к Инструкции.

Однако эта форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов (например, для регистрации приказов лишней является графа «Корреспондент»). В связи с этим более рационально использовать следующую форму.

Возможны и другие варианты исходя из соображений удобства и полноты отражения в регистрационной форме информации о документе.

Эта форма удобна для дальнейшей работы с приказами после формирования их в дела: графы «Объект приказа» (указываются лица, на которых распространяется действие приказа) и «Номера листов дела» обеспечивают быстрый поиск необходимого документа.

Допускается использовать и другие варианты формы регистрации. При этом рекомендуется, чтобы в журналы регистрации содержали следующие графы: дата документа, индекс документа, краткое содержание, кем подписан (если правом издания приказов обладает не только руководитель), отметка об исполнении.

Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения, должны регистрироваться в соответствующем журнале, а к их порядковым номерам при регистрации должна добавляться литера «к». Заголовок приказа, которым оформляется предоставление социального отпуска 10 работникам, формулируется обобщенно: «О предоставлении социальных отпусков». При этом даты начала и (или) окончания отпусков, в т.ч. в случае, если они не совпадают, значения не имеют.

07.10.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела