Материал помещен в архив

ВОПРОС: В примерной записке об отпуске не предусмотрен пункт «основание предоставления отпуска».

Может ли организация самостоятельно включить в записку об отпуске данный пункт?

ОТВЕТ: Предоставление отпуска - юридически значимое действие, связанное в т.ч. с финансовыми вопросами, поэтому должно оформляться правовым актом. Именно этот принцип документирования всех аспектов трудовых отношений заложен в Трудовом кодексе РБ (далее - ТК). К числу правовых актов относятся распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления) и организационные документы (инструкции, правила, положения, договоры, графики отпусков и др.). Все перечисленные документы, издаваемые в рамках организации, в юридической практике в последние годы определяются как локальные правовые акты.

Наряду с традиционно издаваемыми правовыми актами, указанными выше, ТК допускает оформлять предоставление отпуска запиской, что с юридической точки зрения не совсем грамотно. Записка (любая - об отпуске, докладная, объяснительная, пояснительная) по определению является справочно-информационным документом, который не несет в себе распорядительных или иных правовых функций. Возможность оформления отпуска запиской, предусмотренная ст.152 ТК, по всей видимости, является следствием механического переноса в действующий ТК практики, существовавшей еще во времена СССР (примечание).

Несмотря на изложенное, ТК допускает оформление отпуска запиской об отпуске. По поручению Правительства РБ Министерство финансов РБ разработало и постановлением от 18.10.2000 № 110 утвердило Примерную форму записки об отпуске. В связи с внесением в 2007 г. изменений и дополнений в ТК (исключение понятий «основной минимальный отпуск» и «основной удлиненный отпуск») данная форма нуждается в корректировке.

Так как форма записки об отпуске является примерной, не является ошибкой включение в нее отдельной строки, в которой будет указано основание предоставления отпуска (соответствующая статья ТК или иного нормативного правового акта о труде) либо основания для издания записки по аналогии с изданиями приказов или распоряжений (заявление работника, график трудовых отпусков и др.).

Примечание. Еще до принятия ТК унифицированная форма записки об отпуске была исключена постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (с дополнениями от 28.06.1990 № 94). В Российской Федерации при переработке указанных форм в середине 1990-х гг. записка об отпуске была исключена как вид документа, не соответствующий юридическому значению документируемой в данном случае функции управления. Оформление отпусков согласно действующей в России унифицированной системе первичной учетной документации осуществляется только приказами (распоряжениями). В Республике Беларусь унифицированная система первичной учетной документации до настоящего времени не переработана, а соответствующее постановление Госкомстата СССР отменено постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 17.07.2009 № 48-З (с 23 октября 2009 г.), от 09.11.2009 № 51-З (с 1 декабря 2009 г.), от 31.12.2009 № 114-З (с 1 января 2010 г.) и от 30.12.2010 № 225-З (с 12 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.