Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В течение какого срока организация может хранить бухгалтерские документы в оперативном архиве, чтобы не нарушить законодательство?

ОТВЕТ: Вопрос задан неточно. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение 2 лет после их завершения делопроизводством передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения находятся на оперативном хранении в структурном подразделении до их выделения к уничтожению.

Хранение документов может быть:

• текущее (оперативное);

• архивное (временное);

• архивное (постоянное).

Так, оперативное хранение осуществляется не в архиве организации, а в структурном подразделении организации, где были созданы документы.

В архиве осуществляется архивное хранение документов.

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. архив - организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено ч.4 ст.13 Закона № 323-З, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З). Комментарии см. здесь.

Документы делятся на три категории:

• постоянного;

• временного (свыше 10 лет);

• временного (до 10 лет включительно) хранения, которые группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 из ч.2 п.170 слово «включительно» исключено. Комментарий см. здесь.

Документы постоянного срока хранения и свыше 10 лет (например, бухгалтерская и (или) финансовая отчетность, лицевые счета работников) подлежат передаче в архив организации (п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.12 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Дела должны быть переданы в архив организации по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Пример Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за 2016 год в 2017 году оформляются в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, а в течение 2018 года передаются в архив организации.

Документы временного (до 10 лет) срока хранения не передаются в архив и хранятся в структурном подразделении в течение установленных сроков, которые закреплены в номенклатуре дел организации.

Обратите внимание! В случае необходимости организация может продлевать установленные сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов. Бухгалтерские документы временного (до 10 лет) хранения могут передаваться в архив организации по согласованию с заведующим архива (лицом, ответственным за архив) и при наличии в нем места для хранения таких документов.

Увеличение сроков хранения документов допускается по решению экспертной комиссии организации, которое должно быть оформлено протоколом (п.9 примечаний к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

При этом решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, должны согласовываться с соответствующими государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов) или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (для организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов). Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

19.07.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела