Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «К»): В течение месяца выявлено несоответствие остатка топлива в баке с данными в путевом листе.

На основании какого документа, кем (диспетчером, механиком) должны изменяться данные в путевом листе и какие именно данные (при выезде на следующем путевом листе или остаток при возвращении (на дату выявления))?

ОТВЕТ: Документом, на основании которого вносятся изменения в путевой лист в связи с необходимостью указания фактического остатка топлива, который отличается от учтенного по данным путевого листа исходя из применяемой в организации нормы расхода топлива, является акт снятия остатков топлива в баке транспортного средства. Данный акт необходимо составлять в соответствии с требованиями п.82 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, согласно которому данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Решение о корректировке остатка топлива принимается руководителем организации (иным уполномоченным работником организации) и может фиксироваться как в самом акте снятие остатков, так и в ином распорядительном внутреннем документе организации.

Корректировки остатка топлива вносятся в путевой лист работником организации, уполномоченным на это должностными обязанностями (например, механиком).

Путевой лист отнесен к транспортным документам при выполнении автомобильных перевозок грузов. Заполнение всех необходимых сведений в транспортных документах производится уполномоченными автомобильным перевозчиком лицами. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В транспортные документы допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (п.2 этой Инструкции).

Аналогичные требования содержатся и в п.4 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25, регулирующей порядок оформления путевых листов при перевозках пассажиров (в частности, автобуса и легкового автомобиля).

В связи с тем, что акт определяет остаток топлива в баке, то и корректировке подлежит остаток топлива в последнем оформленном путевом листе к моменту проведения процедуры снятия остатков. Однако ввиду того, что данный вопрос законодательством не регламентирован, то организация может самостоятельно утвердить порядок внесения информации о фактическом остатке топлива на основании акта снятия остатков (в частности, в каком путевом листе корректируется остаток топлива).

Непосредственный порядок внесения записей при изменении в путевом листе остатка топлива устанавливается организацией самостоятельно. Можно порекомендовать около первоначального остатка сделать ссылку на акт снятия остатков (решение уполномоченного лица по итогам снятия остатков) с указанием на остаток топлива согласно акту.

В последующем оформляемом путевом листе остаток топлива при выезде подлежит указанию исходя из откорректированного остатка в предыдущем путевом листе.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 января 2018 г. Инструкция № 138 утратила силу постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 24.10.2017 № 36. Комментарий см. здесь.

31.01.2017

Владимир Сузанский, аудитор, директор общества с ограниченной ответственностью «Грант Торнтон Консалт»

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Автотранспортные организации: бухгалтерский учет и документальное оформление»