Материал помещен в архив

ВОПРОС: В учреждении здравоохранения служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных возложено на работника отдела кадров.

Является ли нарушением включение отдельных дел по воинскому учету в номенклатуру дел отдела кадровой и правовой работы?

ОТВЕТ: Пунктом 120 главы 11 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21 (далее - Инструкция по воинскому учету), предусмотрены разработка и ведение в каждой организации комплекса документов, а также служебного делопроизводства (отдельного дела) по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации. К таким документам относятся:

• план работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных;

• картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации;

• приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета по форме 18;

• расписки в приеме документов воинского учета по форме 22;

• журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных по форме 24;

• справочная информация, документы по воинскому учету и бронированию военнообязанных;

• служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации;

• другие документы по ведению воинского учета.

Инструкция по воинскому учету не раскрывает содержание понятий «служебное делопроизводство» и «отдельное дело».

Следует отметить, что в нормативных правовых актах РБ применяются понятия, близкие по смыслу понятию «отдельное делопроизводство». Например, п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786, определено, что делопроизводство по обращениям граждан ведется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства. Как следует из норм указанного Положения, ведение отдельного делопроизводства предполагает отдельную регистрацию поступающих в организацию обращений граждан и юридических лиц, формирование этих документов, а также документов, связанных с их рассмотрением в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, иной организации.

Аналогичным образом п.4 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 07.05.2009 № 39, установлено, что делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства. Последнее предполагает отдельную регистрацию заявлений и жалоб заинтересованных лиц, обратившихся за осуществлением административной процедуры, возможность формирования этих документов и документов, связанных с осуществлением административных процедур, в отдельное дело (дела).

При этом нормативные правовые акты РБ и разработанные в их развитие методические документы по делопроизводству и архивному делу не предусматривают обязательность выделения в номенклатуре дел организации самостоятельных разделов для включения в них заголовков дел, формирующихся в процессе ведения отдельного делопроизводства. При построении номенклатуры дел по структурному принципу (названия разделов соответствуют наименованиям структурных подразделений организации) заголовки соответствующих дел включаются в те разделы номенклатуры дел, где эти дела реально формируются (ведутся).

На этом основании представляется, что включение заголовков дел по воинскому учету в номенклатуру дел отдела кадровой и правовой работы не будет являться нарушением.

В то же время нормативные правовые акты РБ предусматривают возможность построения номенклатуры дел по функциональному и структурно-функциональному принципу. В этом случае в номенклатуре дел организации может быть выделен самостоятельный раздел «Воинский учет» либо соответствующий подраздел может быть выделен в разделе «Отдел кадровой и правовой работы» номенклатуры дел организации (примечание).

Исходя из вышеизложенного выделение в номенклатуре дел самостоятельного раздела (подраздела) с названием «Воинский учет» также не будет являться нарушением.

Примечание. См. подп.2.6 и 2.7 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 ноября 2013 г. вышеназванные Методические рекомендации утратили силу в связи с принятием Методических рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

05.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела