Варианты регистрации договоров

Ситуация

В организации каждый ответственный исполнитель приносит на регистрацию и хранение как входящие, так и исходящие договоры. При этом не получается соблюдать хронологическую последовательность (по дате договора).

Как правильно вести журнал регистрации договоров, чтобы не нарушалась их хронологическая последовательность?

Целесообразно выделить несколько журналов для регистрации различных типов договоров, установить процедуру, в том числе сроки, регистрации договоров в локальном правовом акте организации.

Нормативные правовые акты не содержат жестких требований к порядку регистрации договоров в организациях. Эти вопросы организации решают на локальном уровне.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (ч.1 п.4 Инструкции по делопроизводству).

Справочно

Входящий документ - документ, полученный организацией.

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации (подп.3.2.25, 3.2.26 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18)).

Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Если в соответствии с законодательством для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества (ч.1, 2 ст.403 ГК).

Таким образом, вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации. Регистрация договоров служит для организации справочной работы.

Следует разграничивать дату:

• договора (дату документа, которая указывается в начале договора в так называемой шапке);

• подписания договора (например, руководителем организации);

• заключения договора (момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта; передачи имущества и др.).

В определенных случаях указанные даты могут совпадать.

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.140.7 п.140 Инструкции по делопроизводству).

Исходящие документы регистрируются в день их подписания. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления (подп.141.1 и 141.3 п.141 Инструкции по делопроизводству).

Для разработки соответствующих журналов регистрации договоров можно использовать формы журнала регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству) и журнала регистрации входящих документов (приложение 8 к Инструкции по делопроизводству).

Возможны следующие варианты.

Вариант 1. Организовать учет договоров в двух журналах (по принципу канала получения и отправки документов):

• журнал регистрации входящих договоров;

• журнал регистрации исходящих договоров.

Такой подход будет соответствовать логике организации делопроизводства, а также уменьшит количество документов, которые регистрируются не в хронологической последовательности. Реализация указанного подхода подразумевает централизацию регистрации договоров, то есть договоры учитываются в одном месте (например, в юридической службе).

Вариант 2. Организовать учет договоров в отдельных журналах по видам. Например:

• журнал регистрации договоров на предоставление услуг организации;

• журнал регистрации договоров поставки товаров и др.

Количество журналов в данном случае будет зависеть от:

• потребностей организации; количества заключаемых договоров;

• возможностей объединения договоров в группы и др.

Реализация указанного подхода может подразумевать как децентрализованный подход к регистрации договоров, когда регистрацией договоров занимается структурное подразделение, которое обеспечивало заключения и сопровождение договора, так и централизованный подход, описанный выше.

Количество заводимых журналов регистрации договоров не должно быть большим, чтобы не усложнять работу по их учету.

Порядок регистрации договоров закрепляется в ЛПА (инструкции по делопроизводству, положении об организации договорной работы и др.).

При этом следует закрепить:

1) срок представления договора на регистрацию (например, в течение рабочего дня после подписания договора руководителем организации);

2) какую информацию необходимо отражать в договоре.

Обратите внимание!

Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности могут вестись и храниться в электронном виде (п.14 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству).

22.06.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.