Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну

Требования к документированию и организации работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну: порядок оформления, приема, регистрации, контроля исполнения, передачи, отправки, тиражирования, формирования и хранения дел с документами, содержащими такую информацию, - рассмотрены в материале.

Приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 25 утверждены Методические рекомендации по ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, которые могут быть использованы государственными органами, иными организациями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, индивидуальными предпринимателями при разработке локальных правовых актов, отражающих специфику их работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Правовые основы работы с информацией, составляющей коммерческую тайну

К коммерческой тайне относятся сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне», в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (абз.4 ст.1 Закона № 16-З).

Правовая охрана коммерческой тайны возникает с момента установления в отношении сведений, соответствующих требованиям ст.5 Закона № 16-З, режима коммерческой тайны и не прекращается до тех пор, пока охраняемые сведения соответствуют этим требованиям и действует установленный режим коммерческой тайны (ч.1 ст.4 Закона № 16-З). Иными словами, срок правовой охраны коммерческой тайны устанавливается и прекращается лицом, правомерно обладающим такими сведениями, с учетом требований законодательства о коммерческой тайне.

Режим коммерческой тайны включает в себя правовые, организационные, технические и иные меры, принимаемые в целях обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну (абз.9 ст.1 Закона № 16-З).

К лицам, которые могут устанавливать режим коммерческой тайны, относятся владелец коммерческой тайны и контрагент.

Режим коммерческой тайны считается установленным после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны, и принятия лицом, правомерно обладающим такими сведениями, совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности (ч.1 п.2 ст.140 ГК, ч.1 ст.8 Закона № 16-З).

В организации должны быть созданы необходимые условия (правовые, организационные, технические и иные) для обеспечения конфиденциальности таких сведений.

Решение об установлении к определенным сведениям режима коммерческой тайны принимается, как правило, руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

Перечень сведений, в отношении которых может быть установлен режим коммерческой тайны, разрабатывается в организации на основе требований Закона № 16-З с учетом специфики ее деятельности. Разработкой такого перечня может заниматься центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или экспертная комиссия (ЭК) организации совместно со структурным подразделением, обеспечивающим защиту информации в организации.

Наряду с разработкой перечня сведений, в отношении которых устанавливается режим коммерческой тайны, определение состава издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, также влияет на обеспечение конфиденциальности таких сведений. Такой состав может закрепляться перечнем издаваемых документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

В соответствующих перечнях, разрабатываемых в организации, могут определяться также работники, которым предоставлен доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и работники, ответственные за принятие мер по обеспечению конфиденциальности таких сведений.

С целью учета третьих лиц, получивших доступ к коммерческой тайне на законных основаниях, в организации может вестись перечень государственных органов и иных лиц, определенных законодательными актами, которые получили доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и перечень контрагентов, которым предоставлен доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Вопросы доступа работников владельца коммерческой тайны или лица, получившего доступ к коммерческой тайне третьих лиц, наряду с заключением обязательства о неразглашении коммерческой тайны могут регулироваться в рамках локальных правовых актов (например, правил внутреннего трудового распорядка) или трудового договора (контракта), в котором конкретизируются обязанности нанимателя в отношении своих работников и соответствующие обязанности работников.

Требования к ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну

Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, частично урегулированы нормативными правовыми актами только в отношении государственных органов, получивших в соответствии с законодательством доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Общие правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, применяются в отношении работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, с учетом особенностей, установленных Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденным постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783.

Отсутствие регламентации ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, на законодательном уровне обусловлено тем, что режим коммерческой тайны устанавливается ее владельцем, специфика деятельности которого отличает его от других лиц.

Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, может возлагаться на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (уполномоченное лицо, выполняющее функции службы ДОУ) либо специально создаваемое для этой цели структурное подразделение.

Для соблюдения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, все работники структурного подразделения, осуществляющего организацию и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, должны письменно оформить отношения с организацией по соблюдению режима коммерческой тайны.

Составной частью организации и ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, является наличие комиссии по вопросам охраны и защиты сведений, составляющих коммерческую тайну. Возможный вариант - наделение ЦЭК (ЭК) организации задачами и функциями по охране и защите сведений, составляющих коммерческую тайну.

В организациях может быть установлена как централизованная, так и децентрализованная система ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну. Выбор системы ведения делопроизводства зависит от структуры организации, структуры и состава службы ДОУ.

Для регламентации порядка ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, в организации целесообразно разработать соответствующий локальный правовой акт (например, положение, инструкцию), в котором должна быть отражена специфика деятельности организации при работе с указанными документами.

Оформление документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Владелец коммерческой тайны может на носителях коммерческой тайны применять гриф «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны.

Гриф «Коммерческая тайна» может применяться не только на документах, к которым приравниваются подлинные электронные документы, но и на иных материальных объектах, на которых сведения, составляющие коммерческую тайну, содержатся в любой объективной форме.

Решение о проставлении на документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна», о его снятии принимает, как правило, руководитель организации - владелец коммерческой тайны (контрагент) или уполномоченное им должностное лицо.

Допускается сканирование документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольным карточкам (далее - РКК) документов и их помещением в автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Прием, регистрация, контроль исполнения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

При первичной обработке входящих документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, проверяется правильность доставки, целостность упаковки, затем конверты (пакеты) вскрывают и проверяют комплектность и сохранность вложений.

При обработке документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, с использованием средств вычислительной техники (включая информационные системы) меры по защите такой информации устанавливаются организацией, получившей доступ к коммерческой тайне, с соблюдением требований законодательства об информации, информатизации и защите информации.

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, как правило, регистрируются отдельно от других документов. Вместе с тем допускается регистрация документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, совместно с другими документами при их незначительном объеме.

Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняется литерами «кт».

Примеры 20-кт/10-7 - для входящих документов; 10-7/20-кт - для исходящих документов; 3-кт - для внутренних документов.

Регистрация документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, может осуществляться с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (в РКК);

• журнальной.

Решение о выборе регистрационно-контрольной формы регистрации таких документов закрепляется в локальном правовом акте.

Регистрационно-контрольные формы и состав их реквизитов в актах законодательства не установлены. В Методических рекомендациях разработаны соответствующие формы, а также рекомендации по составу и правилам заполнения реквизитов РКК.

Контроль за исполнением документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, осуществляется службой ДОУ (уполномоченным лицом, выполняющим функции службы ДОУ) и может вестись с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, РКК либо журналов.

Порядок передачи, отправки и тиражирования документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, пересылаются по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи, фельдъегерской специальной связью, нарочным или заказным почтовым отправлением.

В случае отправки документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, заказным почтовым отправлением используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта (пакета) проставляется гриф «Коммерческая тайна», на верхний клапан конверта (пакета) после запечатывания проставляется оттиск печати.

При направлении документа, содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, более чем в 4 адреса составляется список на рассылку.

При отправке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи всем адресатам направляются электронная копия документа с проставленным грифом «Коммерческая тайна» и список на рассылку.

Порядок рассылки документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не более чем в 4 адреса должен быть установлен в локальном правовом акте.

При отправке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, фельдъегерской, специальной связью и заказными почтовыми отправлениями составляются реестры рассылки.

Обратите внимание! Передача документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, другим работникам, кроме работников, получивших доступ к коммерческой тайне, запрещена.

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, тиражируются с письменного разрешения (резолюции) руководителя организации либо уполномоченного им должностного лица. Тиражирование документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, может осуществляться на основании заявки на тиражирование документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

При тиражировании документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должно соблюдаться требование о поэкземплярном учете таких документов.

Формирование и хранение дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

Хранение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в электронном виде осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования (в том числе к сети Интернет).

Хранение электронных носителей с коммерческой тайной осуществляется в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.

Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, могут формироваться в отдельные дела или с другими документами, не содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, относящимися к одному вопросу.

На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, в правом верхнем углу проставляется гриф «Коммерческая тайна». Индекс дела на обложке дополняется литерами «кт».

Обложка дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну (пример)

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, устанавливаются:

• Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, и (или)

• перечнями документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения и перечнями документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2023 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 11.01.2023 № 1. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организации и отражаются в протоколе заседания этой комиссии.

Дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после их завершения в делопроизводстве подлежат передаче в архив организации.

При передаче дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, на постоянное хранение в государственные архивы в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение должен оговариваться порядок использования и выдачи отдельных категорий дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну.

Если в актах приема-передачи документов и дел на постоянное хранение организацией не оговаривается порядок использования дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, тогда они используются в общем порядке, установленном законодательством о коммерческой тайне.

Справочно Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение - приложение 31 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Снятие грифа «Коммерческая тайна»

Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, является изменение или отмена режима коммерческой тайны в целом либо в отношении отдельных сведений, составляющих коммерческую тайну.

Решение об изменении или отмене режима коммерческой тайны в целом либо в отношении отдельных сведений, составляющих коммерческую тайну, оформляется распорядительным документом (резолюцией) руководителя организации - владельца коммерческой тайны или уполномоченного им должностного лица.

В случае изменения или отмены режима коммерческой тайны в целом либо в отношении отдельных сведений, составляющих коммерческую тайну, организация - владелец коммерческой тайны в письменной форме уведомляет контрагентов, работников, в том числе бывших работников, в отношении которых действует обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

На практике даже при снятии грифа «Коммерческая тайна» организация - владелец коммерческой тайны не всегда своевременно информирует заинтересованных лиц, что может создавать трудности в работе с такими документами.

При снятии грифа «Коммерческая тайна» на документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, а также на сопроводительном письме к документу (при его составлении) гриф «Коммерческая тайна» зачеркивается, ниже указываются основание изменения или отмены режима коммерческой тайны, дата и номер распорядительного документа (резолюции).

Пример   Коммерческая тайна научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Институт прикладных программных систем» 220013, г. Минск, ул. Беломорская, д. 18 Гриф снят в связи с отменой режима коммерческой тайны в отношении сведений, содержащихся в деле, в соответствии с приказом директора предприятия от 05.05.2021 № 20

При снятии с дела грифа «Коммерческая тайна» на обложке дела гриф «Коммерческая тайна» и литеры «кт» в индексе дела зачеркиваются, ниже указываются основание изменения или отмены режима коммерческой тайны, дата и номер распорядительного документа (резолюции).

Обложка дела с документами со снятым грифом «Коммерческая тайна» (пример)

Уничтожение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, с истекшими сроками хранения

По истечении сроков хранения документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в том числе с электронных носителей, производится способом, исключающим возможность прочтения текста.

На документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, может составляться отдельный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел - приложение 14 к Правилам № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 14 к Правилам № 143 на основании постановления Минюста от 31.08.2022 № 118 исключено.

Во вводной части акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, целесообразно указывать не только информацию о том, что документы не имеют исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратили практическое значение, но и основания для снятия грифа «Коммерческая тайна».

Примечание. В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

07.06.2021

Александр Бекиш, начальник сектора правового и кадрового обеспечения научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Институт прикладных программных систем», научный сотрудник отдела комплектования государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»