Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВЕДЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ФИЛИАЛЕ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ)

Понятие филиала (представительства)

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (часть первая п.3 ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь, далее - ГК).

Представительство (как и филиал) - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения (пп.1 и 2 ст.51 ГК). Но функции филиала значительно шире функций представительства. Если представительство осуществляет защиту и представительство интересов юридического лица, а также совершает от его имени сделки и иные юридические действия, то филиал осуществляет все или часть функций создавшего его юридического лица, в том числе и функции представительства.

Как представительство, так и филиал в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными правовыми актами, регулирующими их деятельность.

Если вопросы ведения кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями законодательством не урегулированы, то ответы на них должны содержаться в локальных нормативных правовых актах организации.

Обратите внимание! Представительства и филиалы должны быть указаны в уставе создавшего их юридического лица (часть четвертая п.3 ст.51 ГК).

Применяемые в организациях формы кадрового делопроизводства

В организациях применяются следующие формы кадрового делопроизводства:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованное делопроизводство обычно применяется в филиалах (представительствах), расположенных в том же городе, что и головная организация. При ведении этой формы делопроизводства обычно никаких проблем не возникает, так как непосредственная обработка кадровых документов производится централизованно в кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников филиала (представительства) хранятся в кадровой службе головной организации, куда и обращается при увольнении работник филиала (представительства).

При децентрализованном делопроизводстве ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и филиалами (представительствами), которые выполняют одни и те же функции по кадровому документообороту.

При смешанном делопроизводстве ведется как централизованное оформление кадровых документов (например, прием на работу и прекращение трудового договора), так и децентрализованное (например, хранение личных дел работников, наложение дисциплинарных взысканий), то есть отдельные функции кадрового делопроизводства выполняет кадровая служба головной организации, а часть функций передаются в филиалы (представительства).

Особенности ведения кадрового делопроизводства в филиалах (представительствах), расположенных в других городах

Основная особенность ведения кадрового делопроизводства в филиалах (представительствах), расположенных в других городах, состоит в том, что руководитель филиала (представительства), действующий на основании доверенности, выданной ему головной организацией, имеет право самостоятельно подписывать договоры и приказы, а также делать записи в трудовых книжках.

При выборе способа ведения кадрового документооборота учитываются количество работников филиала и финансовые возможности головной организации.

При наличии в головной организации одного или двух филиалов (представительств) с небольшим количеством работников ведение их кадрового делопроизводства лучше всего поручить работнику кадровой службы или другому работнику (например, в виде совмещения должностей) головной организации.

При наличии большого количества филиалов (представительств) в разных населенных пунктах целесообразно передать ведение кадрового делопроизводства этим филиалам (представительствам), для чего в штатные расписания подразделений ввести штатную единицу кадрового специалиста. В этом случае приказом руководителя филиала (представительства) назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в филиале (представительстве) учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя филиала (представительства) об их исполнении.

При ведении кадрового делопроизводства в филиале (представительстве) ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность возлагается на руководителя филиала (представительства). При смене руководителя филиала (представительства) составляется акт приема-передачи документов и дел.

Работники филиала (представительства) должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники филиала (представительства) несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. При переводе, перемещении или увольнении работника, ответственного за делопроизводство, имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя филиала (представительства) другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Справочно Пример акта приема-передачи дел и документов отдела кадров см. здесь.

Предоставление полномочий руководителю филиала (представительства)

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (часть третья п.3 ст.51 ГК).

Обратите внимание! Чтобы руководитель филиала (представительства) обладал правом приема и увольнения работников, следует закрепить указанные полномочия в трудовом договоре и доверенности.

Полномочия директора филиала по кадровым вопросам, указанным в трудовом договоре (контракте) (пример)

<...>

7.1. Директор филиала:

7.1.1. заключает и расторгает трудовые договоры (контракты) с работниками филиала;

7.1.2. утверждает должностные инструкции работникам филиала;

7.1.3. утверждает положения об отделах филиала;

7.1.4. поощряет работников филиала или налагает на них дисциплинарные взыскания;

7.1.5. обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка и норм охраны труда;

7.1.6. обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

<...>

Полномочия директора филиала по кадровым вопросам, указанным в доверенности (пример)

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Меридиан» в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает гражданина Петрова Петра Петровича, являющегося директором филиала № 2 ООО «Меридиан» в г. Витебске (далее - филиал № 2), осуществлять следующие действия:

1) принимать и увольнять работников филиала № 2;

2) предоставлять отпуск работникам филиала № 2;

3) заключать трудовые договоры (контракты) с работниками филиала № 2;

4) привлекать работников филиала № 2 к дисциплинарной ответственности;

5) привлекать работников филиала № 2 к материальной ответственности;

6) подписывать кадровые документы (трудовые договоры, приказы, трудовые книжки);

7) выступать в отношениях с работниками филиала № 2 полномочным представителем нанимателя ООО «Меридиан».

Приказ о предоставлении полномочий директору филиала на решение кадровых вопросов (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Меридиан»
(ООО «Меридиан»)

ПРИКАЗ

01.02.2019 № 17-л

г. Минск

О предоставлении полномочий

В целях улучшения работы с кадрами:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить ПЕТРОВУ Петру Петровичу, директору филиала № 2 ООО «Меридиан» в г. Витебске, полномочия на прием, увольнение, предоставление отпуска, привлечение работников к дисциплинарной и материальной ответственности и подписание кадровой документации (трудовые договоры, приказы, трудовые книжки).

2. Инспектору по кадрам Сидоровой Т.И. внести соответствующие изменения в контракт с Петровым П.П.

Ведение трудовых книжек в филиале (представительстве)

При любой форме кадрового делопроизводства для работников филиала (представительства) нанимателем будет являться юридическое лицо или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абзац 6 части первой ст.1 Трудового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться абзацем 7 части первой ст.1 вышеназванного Кодекса в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Определение термина «наниматель» осталось без изменений.

При внесении записи о приеме на работу в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя (часть первая п.27 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории, в графу 4 - дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя (часть четвертая п.27 названной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1 в части четвертой п.27 Инструкции № 40 слова «должности, профессии» заменены словами «должности служащего, профессии рабочего».

По этой причине в графе 3 раздела «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки лица, принимаемого на работу в филиал (представительство), следует указать конкретное наименование структурного подразделения организации.

Может ли руководитель филиала выдать доверенность работнику филиала?

Руководитель филиала вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу (например, работнику филиала) с соблюдением правил, предусмотренных ст.188 ГК (часть четвертая разъяснения Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 16.02.2010 № 02-38/365 «О доверенностях, выданных директором филиала (иного обособленного подразделения) юридического лица», далее - разъяснение ВХС).

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (п.2 ст.188 ГК).

Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные (п.4 ст.188 ГК).

Может ли филиал (иное обособленное подразделение) иметь печать?

Учредительными документами юридического лица может быть предусмотрено, что юридическое лицо имеет печати, в том числе печати филиалов (иных обособленных подразделений), являющиеся печатями юридического лица, поэтому доверенности от имени юридического лица могут быть выданы за подписью директора филиала, скрепленные печатью филиала, в рамках полномочий, указанных в доверенности, выданной ему в установленном порядке (часть пятая разъяснения ВХС).

Обратите внимание! Субъекты хозяйствования вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

04.02.2019

Александр Шевцов, юрист

По этой теме также см.:

Переход работника из головной организации в филиал, расположенный в другом населенном пункте.