Материал помещен в архив

Ведение личной карточки формы Т-2: важные моменты

Ситуация В организации ранее было установлено ведение карточки формы Т-2. Необходимо ли вести личные карточки формы Т-2 на всех работников организации? Какую форму лучше применять для ведения в настоящее время? Можно ли вести личные карточки в электронном виде?

Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст.52 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Порядок ведения личной карточки формы Т-2 ранее регулировался постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 (далее - постановление № 241). Однако постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.11.2007 № 359 постановление № 241 признано утратившим силу.

Действующая Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, не устанавливает требований по обязательному ведению на всех работников организаций личной карточки формы Т-2.

Однако есть категории работников, на которых ведение личной карточки обязательно. Так, в организациях осуществляется персонально-первичный воинский учет по личным карточкам, из которых составляется картотека (часть первая п.74 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662, далее - Положение).

Для ведения воинского учета руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники по воинскому учету) организаций обязаны заполнять на всех призывников и военнообязанных личные карточки (абзац 6 части первой п.76 Положения).

Справочно Военнообязанный - гражданин, состоящий в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь или других воинских формирований (абзац 13 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»). Призывник - гражданин мужского пола, приписанный к призывному участку (абзац 9 части первой ст.1 названного Закона.

Форма личной карточки установлена в приложении 13 к постановлению Министерства обороны Республики Беларусь 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета». Указанная форма личной карточки предполагает ее ведение на бумажном носителе.

При разработке формы личной карточки организации могут использовать в качестве основы форму карточки Т-2, а также правила ее применения и заполнения, закрепленные в отмененном постановлении № 241. Может быть использована и форма личной карточки, которая установлена Министерством обороны Республики Беларусь (далее - Министерство обороны) для военнообязанных и призывников.

Чтобы не заводить на военнообязанных и призывников две личные карточки (установленную Министерством обороны и разработанную в организации), в локальном правовом акте о порядке ведения личных карточек работников организации необходимо определить, что для военнообязанных и призывников ведется только карточка по форме, установленной Министерством обороны.

Таким образом, в нормативных правовых актах не содержатся нормы о необходимости ведения личной карточки Т-2 на всех работников организации. Порядок ведения личных карточек организация определяет самостоятельно.

Сегодня существуют различные учетные кадровые системы, которые позволяют аккумулировать и оперативно обновлять персональные данные работников организации. Применение указанных информационных систем нормативными правовыми актами не запрещается. Как правило, персональные данные работников фиксируются в системах в виде специальной карточки, которую можно вывести на бумажный носитель. Таким образом, организации, которые используют учетные кадровые системы, могут вести личные карточки работников в электронном виде.

В организациях, в которых не внедрены учетные кадровые системы, ведение в электронном виде личных карточек работников также возможно.

Следует учесть и вопрос хранения личных карточек уволенных работников.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.236 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Порядок заверения копий документов в электронном виде на бумажном носителе установлен в п.64 Инструкции № 4.

Справочно Под созданием условий для хранения электронных документов следует понимать наличие в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архивного хранения электронных документов.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции № 4).

Справочно Срок хранения для личных карточек работников организаций составляет 75 лет (после увольнения) (п.639 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Срок хранения личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организациях, - 3 года (после увольнения или достижения гражданами предельного возраста состояния в запасе или признания граждан негодными к военной службе по состоянию здоровья) (п.662 названого Перечня).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.674 и 696 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Личные карточки уволенных работников группируются в дела по году увольнения работников (п.188 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.188 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением № 113. Комментарий см. здесь.

Соответственно, если в организации:

• созданы условия для хранения электронных документов, личные карточки работников можно вести и хранить в электронном виде без создания документов на бумажных носителях;

• не созданы условия для хранения электронных документов, вести личные карточки в электронном виде возможно, однако после увольнения работника его карточку нужно будет включить в дело с личными карточками уволенных работников, а карточки распечатать на бумажном носителе и сформировать в дело.

25.06.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела