Материал помещен в архив

ВОПРОС (УП «ММС»): Ведение приходно-расходной книги бланков строгой отчетности в организации осуществляется с помощью средств вычислительной техники. По окончании календарного года листы книги брошюруются в хронологическом порядке, заверяются подписями руководителя организации и главного бухгалтера, проставляется печать.

Требуется ли наличие подписи лица (далее - ответственный исполнитель), получившего в подотчет бланки строгой отчетности, в приходно-расходной книге бланков строгой отчетности, распечатанной по окончании календарного года?

ОТВЕТ: Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (далее - приходно-расходная книга) по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196) (п.8 Инструкции № 196).

Приходно-расходная книга может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии (п.9 Инструкции № 196).

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 196 с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков (п.11 Инструкции № 196).

В приходно-расходной накладной содержится строка «Получил» с указанием должности, подписи, фамилии и инициалов ответственного исполнителя.

На основании изложенного при оформлении бумажной копии приходно-расходной книги, заверенной надлежащим образом, которая велась на машинных носителях информации, необходимо наличие подписи ответственного исполнителя, получившего в подотчет бланки строгой отчетности, так как форма приходно-расходной книги предполагает наличие подписи ответственного исполнителя (в случае его отсутствия прилагается приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности, которая содержит подпись данного лица).

30.05.2014

Наталия Гуринович, консультант отдела методологии бухгалтерского учета Главного управления регулирования бухгалтерского учета, отчетности и аудита Министерства финансов Республики Беларусь

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Применение и заполнение первичных учетных документов»