Материал помещен в архив

ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Понятие «документы по личному составу»

Правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст.52 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые).

Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. К ним относятся, например, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель учета использования рабочего времени, личная учетная карточка работника, лицевой счет и др.

Официальное определение понятия «документы по личному составу» содержится в ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», с последующими изменениями и дополнениями (далее - Закон): документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела.

Приведенное выше определение не совсем корректно и требует уточнения. Исходя из норм иных актов законодательства, а также сложившейся делопроизводственной практики не все из перечисленных в Законе документов включаются в состав личного дела работника. Например, документы о командировании, предоставлении отпусков, выплате заработной платы и др. в личное дело не включаются. В личных делах находятся не подлинники указанных в Законе документов, а их копии.

В этой связи более точным представляется следующее определение понятия «документы по личному составу» - документы, создаваемые при оформлении на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

К числу документов по личному составу относятся, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Документы по личному составу образуются не только в результате закрепления трудовых отношений, но и в учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, приказы об окончании обучения и др.).

Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, документоведы иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы из категории документов по личному составу исключаются. Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включаются не в описи дел по личному составу, а в описи дел постоянного хранения.

Документы по личному составу - важная часть Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиями закреплена в ТК, Законе, других актах законодательства.

Документы по личному составу используются для удовлетворения законных прав и интересов граждан в первую очередь на социальное обеспечение (назначение пенсий, пособий, прочих социальных выплат и льгот). С помощью этих документов подтверждается трудовой стаж, размер полученного вознаграждения за трудовую деятельность, присвоенная квалификация и др.

Понятие «организационно-распорядительная документация»

Большинство документов по личному составу относится к системе организационно-распорядительной документации (далее - ОРД).

Организационно-распорядительная документация - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда, одна из подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Так как понятие управленческой деятельности многогранно, для документальной фиксации ее различных сторон используют различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, представление, справка, уведомление и др.).

К ОРД относится также такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты распорядительного и справочно-информационного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация.

Распорядительная документация - это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций.

В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.

Понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД)

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

Результат проведения работ по унификации и стандартизации ОРД - разработка Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В состав системы входят:

- Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;

- Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41;

- классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, один из разделов Общегосударственного классификатора Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы»;

- пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;

- альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, включающая в себя классификатор унифицированных форм ОРД, пояснительную записку по его применению и альбом унифицированных форм документов, утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (с изменениями и дополнениями от 24.03.2008 № 16).

Цель разработки и совершенствования УСОРД - обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний - формулировку управленческого решения.

Унифицированные формы документов систематизированы по следующим подсистемам:

- документация по созданию организации;

- документация по реорганизации организации;

- документация по ликвидации организации;

- документация по приватизации государственных организаций;

- документация по распорядительной деятельности организации;

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

- документация по приему на работу;

- документация по оформлению изменений трудовых отношений;

- документация по увольнению с работы;

- документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

- документация по оформлению поощрений;

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

- документация по оформлению командировок.

Унифицированные формы документов: акт, график, докладная и объяснительная записки, должностная инструкция, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структура и штатная численность, решение, уведомление, устав.

Унифицированные формы документов предназначены для обработки средствами вычислительной техники и использования в автоматизированных системах документационного обеспечения управления. Это достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, составная часть системы.

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая - с помощью технических средств, третья - с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации обеспечивает большую достоверность информации и придает документам юридическую силу. При разработке форм отдельных документов учитывали, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, придающие им необходимую юридическую силу.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания организационно-распорядительных документов, дает возможность обрабатывать их средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

15.08.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 18 декабря 2011 г. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на основании Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З утратил силу.