ВНУТРЕННИЙ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Причины для проведения внутреннего аудита кадровой документации

Как правило, необходимость проверки кадровой документации в организации возникает в следующих случаях:

• при увольнении или переводе на другую должность работника кадровой службы, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

• перед плановыми проверками со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде;

• в случае намечающегося судебного разбирательства с работающим или уволенным работником организации;

• при назначении нового руководителя организации;

• при устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п.4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

В связи с тем что заполнение трудовой книжки осуществляется нанимателем или уполномоченным должностным лицом, в организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Обратите внимание! При отсутствии в организации работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, право ставить свою подпись в трудовых книжках работников имеет только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству.

Наниматель должен завести трудовые книжки на ранее не работавших работников-надомников.

Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих по трудовому договору.

При проверке заполнения трудовых книжек необходимо обратить внимание на соответствие:

• названия должности (профессии) работника в трудовой книжке трудовому договору (контракту) и штатному расписанию;

• наименования организации, указанной в трудовых книжках, учредительным документам;

• наименования должности (профессии) работника организации Единому квалификационному справочнику должностей служащих и Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих. Такое соответствие имеет большое значение особенно в том случае, если работа по указанной должности (профессии) дает право на льготную пенсию или предусмотрены другие льготы;

• наименований структурных подразделений, указанных в трудовых книжках, наименованиям структурных подразделений, указанных в штатном расписании и трудовых договорах.

Кроме этого, в трудовых книжках необходимо проверить:

1) при изменении наименования организации правильность внесения такой записи;

2) наличие всех записей о переводе работников на другую постоянную работу;

3) правильность записей о временных переводах работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников организации. При ведении указанной книги следует обратить внимание на наличие подписей уволенных работников за полученные трудовые книжки.

Все трудовые книжки организации и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться в сейфе. Невостребованные трудовые книжки также могут храниться в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников или могут быть переданы по описи в архив организации.

Проверка наличия трудовых договоров (контрактов) и их соответствия трудовому законодательству

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.

Содержание и условия трудового договора должны соответствовать требованиям ст.19 ТК. Заключение трудового договора в письменной форме обязательно.

Обратите внимание! В каждой организации должна быть разработана примерная форма трудового договора (контракта).

Отдельные условия трудового договора признаются недействительными, если они:

1) ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением;

2) носят дискриминационный характер.

Недействительность отдельных условий трудового договора не влечет недействительности трудового договора в целом (ст.23 ТК).

Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (часть вторая ст.25 ТК).

Разновидностью трудового договора на определенный срок не более 5 лет (срочного трудового договора) являются:

• трудовой договор на время выполнения определенной работы (п.3 части первой ст.17 ТК), который заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно;

• трудовой договор на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п.4 части первой ст.17 ТК). Такой договор может иметь место при временном отсутствии работника более 4 месяцев;

• трудовой договор с временными работниками, принятыми на работу на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (должность), - до 4 месяцев (глава 23 ТК).

Временное отсутствие, при котором сохраняется место работы, как правило, имеет место в случаях:

1) длительной временной нетрудоспособности работника;

2) временного перевода на другую работу (ст.30 ТК);

3) исполнения государственных или общественных обязанностей (ст.101 ТК);

4) повышения квалификации, переподготовки, профессиональной подготовки и стажировки по направлению нанимателя (ст.102 ТК).

Во время проверки может быть выявлено такое нарушение трудового законодательства, как составление гражданско-правового договора (например, договора подряда, поручения или возмездного оказания услуг) в ситуации, когда по этому договору фактически регулируются трудовые отношения между работником и нанимателем. В этом случае работник теряет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и другие гарантии, предусмотренные для него трудовым законодательством, что является нарушением его прав. Только работа по трудовому договору включается в трудовой стаж работника, дающий право на получение пенсии по достижении определенного возраста или по выслуге лет.

Проверка правильности оформления приема на работу

При приеме на работу заключение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, с которым работник знакомится под подпись. Для подтверждения ознакомления с приказом работник расписывается на приказе с расшифровкой подписи и ставит дату. Наниматель должен издать приказы о приеме на работу всех работников, принятых по трудовому договору на основную работу и на работу по совместительству.

Обратите внимание! Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (часть вторая ст.25 ТК).

При проверке правильности оформления на работу в первую очередь нужно проверить даты издания приказов и даты ознакомления с ними работников. Часть третья ст.25 ТК требует, чтобы фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе было письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий. Отсутствие трудового договора, приказа о приеме работника на работу или подписи работника об ознакомлении с приказом считается грубым нарушением трудового законодательства.

Целесообразно при проверке наличия и правильности оформления приказов о приеме на работу одновременно производить проверку трудовых договоров и записей о приеме на работу в трудовых книжках работников. Указанные документы должны соответствовать.

Для проверки правильности оформления документов при приеме работника на работу можно оформить журнал по следующей форме.

Проверка ознакомления работников с локальными нормативными актами организации

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

Так как трудовое законодательство не детализирует способы ознакомления работников с указанными локальными нормативными актами организации (ЛНПА), то они могут быть разными. При приеме на работу самыми удобными способами ознакомления работников с ЛНПА являются следующие:

• указание названий и реквизитов ЛНПА, с которыми ознакомлен работник, непосредственно в тексте трудового договора (см. образец 1);

• указание названий и реквизитов ЛНПА, с которыми ознакомлен работник, после текста трудового договора (см. образец 1). В этом случае работник должен поставить еще одну свою подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами.

Кроме этого, для ознакомления с новыми ЛНПА и вносимыми в них изменениями можно использовать:

1) лист ознакомления (для конкретного работника) со всеми ЛНПА (см. образец 2);

2) лист ознакомления всех работников организации с отдельными ЛНПА;

3) подпись работника об ознакомлении непосредственно на конкретном локальном нормативном акте организации для организаций с небольшой численностью работников.

Результаты проведенной проверки об ознакомлении работников с локальными нормативными актами организации можно оформить в виде таблиц (см. образец 3).

Образец 1

Фрагмент записи об ознакомлении с локальными нормативными правовыми актами в тексте или после текста трудового договора

<…>

До подписания (при подписании) настоящего трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами организации:

- с должностной инструкцией от 24.01.2015;

- Положением об оплате труда и премировании от 03.01.2015;

- Правилами внутреннего трудового распорядка от 17.01.2015;

- Инструкцией по технике безопасности от 21.02.2015.

<…>

Вариант 2

Проверка соблюдения режимов рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни (часть вторая ст.123 ТК).

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) (часть четвертая ст.123 ТК).

Для оценки правильности установления режима рабочего времени для различных категорий работников организации необходимо проанализировать такие ЛНПА, как:

• коллективный договор (при его наличии);

• правила внутреннего трудового распорядка;

• графики сменности;

• графики работ (в том случае, если работа не является сменной, но рабочие и выходные дни устанавливаются на основании графика работ);

• положения о структурных подразделениях организации;

• табели использования рабочего времени;

• трудовые договоры (контракты) с работниками и дополнительные соглашения к ним (в случае изменения режима рабочего времени).

Обратите внимание! При наличии в организации профсоюза график работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (часть пятая ст.123 ТК).

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (часть шестая ст.123 ТК).

Чаще всего при оформлении режима рабочего времени встречаются следующие ошибки:

1) в разных структурных подразделениях режим рабочего времени отличается, но эти различия не оформлены документально;

2) для определенной группы работников в одних документах установлен один режим рабочего времени, а в других документах - иной режим. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка для всех работников организации установлен режим рабочего времени с 8:30 до 17:30 с перерывом на обед с 12:30 до 13:30, а в трудовых договорах с работниками станции технического обслуживания установлен режим сменной работы;

3) не соблюдается продолжительность рабочего времени совместителей;

4) неправильно оформлены документы, регламентирующие режим рабочего времени для отдельных групп работников организации.

Проверка наличия и правильности ведения табеля учета рабочего времени

До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход (часть вторая ст.133 ТК). То есть наниматель должен установить порядок учета рабочего времени, а работник обязан отметить время своего нахождения на работе, например, в соответствующем журнале.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (часть первая ст.147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (часть третья ст.133 ТК).

При ведении табеля использования рабочего времени встречаются следующие наиболее распространенные нарушения:

• в дни нахождения работника в командировке в табеле указывается количество отработанных часов;

• работникам, которым установлен режим работы с неполным рабочим временем, в табеле проставляются полные рабочие дни;

• в выходные дни, в течение которых работник находится в командировке, в табеле вместо буквы «К» ставится «В»;

• фактические прогулы («П») проставляются в табеле до получения объяснения работника или составления акта об отказе работника от предоставления объяснения;

• не отмечаются в табеле случаи опоздания работников или преждевременного ухода с работы.

16.06.2015

Александр Шевцов, юрист